Với đơn giao theo đợt, nhân sự điều phối lập kế hoạch gom theo đợt với danh sách riêng cho từng mốc giao và số liệu đối soát cho toàn đơn. Bên mua xác nhận danh sách vườn và lô được chấp thuận cho từng đợt; quản lý vườn báo khả năng chuẩn bị; đơn vị cung cấp duy trì điểm bàn giao theo lịch. Nhân sự vận chuyển tiếp quản đúng phần của từng đợt, còn người nhận ghi số thực tế theo mã. Nhân sự điều phối không tự đưa phần dư hoặc phần thay thế sang đợt kế tiếp.
Nhân sự điều phối không dùng một danh sách chung rồi trừ dần số lượng qua các đợt. Họ ghi riêng cho mỗi đợt tên vườn, mã lô gốc, số cây, điểm bàn giao và người nhận. Bên mua xác nhận điều kiện dùng chung giữa các phần; nhân sự điều phối lập phân bổ vườn–lô–đợt theo quyết định đó. Một lô có thể phục vụ nhiều đợt nếu được phép, nhưng nhân sự điều phối dành số cây cụ thể cho từng đợt và vẫn giữ mã gốc.
| Trường | Ý nghĩa điều phối | Người cập nhật |
|---|---|---|
| Đợt giao | Mốc nhận và phạm vi số lượng | Nhân sự điều phối |
| Vườn và lô | Mã vườn, mã lô gốc của phần được phân bổ | Quản lý vườn |
| Điểm bàn giao | Nơi chuyển trách nhiệm và khu tiếp nhận | Đơn vị cung cấp |
| Trạng thái phần cây | Dành cho đợt, đã giao, dư hoặc chờ quyết định | Quản lý vườn và người nhận |
Dành phần cây cụ thể cho từng đợt
Trước mỗi đợt, nhân sự điều phối gửi cho quản lý vườn danh sách lô cùng số cây được dành riêng. Quản lý vườn xác nhận khả năng chuẩn bị đúng phần đó. Đơn vị cung cấp bố trí khu nhận theo mã lô và không đưa cây của đợt sau vào khu đang bàn giao. Nhân sự vận chuyển chỉ tiếp quản số cây đã được phân bổ cho đợt hiện tại. Nhờ giới hạn này, quản lý vườn không giao quá phần của đợt hiện tại rồi để đợt sau thiếu cây.
Bên mua áp dụng điều kiện cho phép gộp riêng trong từng đợt. Hai lô từ hai vườn chỉ cùng một nhóm gom nếu bên mua đã chấp nhận chúng cho cùng mục đích sử dụng và mã lô gốc còn rõ. Đơn vị cung cấp cũng phải phân định được từng thành phần tại điểm bàn giao. Dù hai lô đã đi chung ở đợt trước, bên mua vẫn xác nhận lại cho đợt hiện tại vì thành phần và số lượng có thể đã đổi. Nhân sự điều phối chỉ kiểm phần phân bổ, không tự đánh giá lại đặc điểm của cây.
Không tự mang phần dư sang đợt sau
Sau bàn giao, bên mua chỉ cho đưa phần dư vào đợt kế tiếp nếu đã xác nhận lại phân bổ và mã lô vẫn nhận diện được. Nhân sự điều phối ghi số cây dư của đợt vừa kết thúc, vị trí đang giữ và người chịu trách nhiệm. Sau khi bên mua đồng ý, họ phân bổ số cây đó cho đợt mới. Nếu không còn phân biệt được mã lô, đơn vị cung cấp giữ phần dư ngoài khu chuẩn bị của đợt sau.
Khi người nhận báo thiếu cây, nhân sự điều phối ghi số thiếu theo đúng đợt và mã lô rồi báo bên mua. Họ không cộng khoản thiếu vào tổng đơn để một vườn bất kỳ bù ở đợt cuối. Bên mua quyết định giảm số, dời phần thiếu hoặc thay vườn. Nếu bên mua thay vườn giữa các đợt, nhân sự điều phối ghi vườn cùng lô bị rút, vườn cùng lô thay thế, số cây được chuyển và điểm bàn giao mới nếu có. Họ không gán đặc điểm của lô cũ cho cây từ lô mới.
Giữ điểm bàn giao ổn định hoặc ghi rõ thay đổi
Nếu tiếp tục dùng cùng một điểm bàn giao, đầu mối tiếp nhận có thể giữ cách bố trí khu cây đã quen thuộc, nhưng đơn vị cung cấp vẫn phải kiểm tra sức chứa cho thành phần của đợt mới. Nếu đổi điểm, đơn vị cung cấp xác nhận khả năng tiếp nhận; nhân sự điều phối báo nơi giao của từng mã lô cho quản lý vườn và nhân sự vận chuyển trước khi khởi hành. Người nhận ghi rõ đợt mình tiếp quản và không dùng biên nhận của đợt trước thay cho xác nhận mới.
| Thay đổi | Cần giữ lại | Quyền quyết định |
|---|---|---|
| Đổi số lượng trong cùng lô | Mã lô gốc và số cũ, số mới | Bên mua |
| Đổi lô trong cùng vườn | Lô rời kế hoạch và lô thay | Bên mua |
| Thay vườn | Mã vườn cũ, mã vườn mới và đợt hiệu lực | Bên mua |
| Đổi điểm bàn giao | Nơi cũ, nơi mới và người tiếp nhận | Chỉ đại diện có thẩm quyền của bên mua xác nhận; nhân sự điều phối cập nhật và thực hiện |
Nhân sự vận chuyển nhận danh sách riêng cho mỗi đợt. Trước khi xếp, họ đối chiếu mã lô và số cây với quản lý vườn hoặc đầu mối giao; tại nơi nhận, họ bàn giao đúng phần cho người nhận của đợt. Người nhận ghi số thực tế theo từng mã, để riêng phần ngoài danh sách và không tự đưa cây dư vào dự kiến của đợt sau. Nhân sự điều phối chỉ ghi nhận đợt đã xong sau khi đầu mối giao và người nhận xác nhận số cây của từng mã, đồng thời ghi rõ lý do cho mọi chênh lệch.
Nhân sự kiểm không suy rộng kết luận từ cây đã kiểm sang cây chưa kiểm trong kế hoạch theo đợt. Nếu thiếu phương án lấy mẫu được viện dẫn và phê duyệt trước, họ chỉ kết luận cho danh sách cây đã có kết quả. Khi một vườn đề xuất thêm cây cho đợt sau, bên mua cần quyết định trên chính phần bổ sung trước khi nhân sự điều phối phân bổ. Nhân sự điều phối không coi cây cùng lô, cùng vườn hoặc cùng thời điểm chuẩn bị là đã có kết luận.
Đối soát từng đợt và toàn đơn
Sau mỗi đợt, nhân sự điều phối so số cây dự kiến với số quản lý vườn đã giao và số cây người nhận đã tiếp quản cho từng mã lô. Khi tổng hợp toàn đơn, họ vẫn ghi đợt giao của mỗi lô. Bên mua thấy vườn nào đã giao đủ, lô nào còn thiếu và đề nghị thay đổi nào đang chờ. Đơn vị cung cấp dựa vào số đã xác nhận để bố trí đợt kế tiếp, không sửa số liệu mà quản lý vườn và người nhận đã chốt ở đợt trước.
Sau đợt cuối, bên mua vẫn phải thấy riêng số cây đã nhận, số dư đang giữ, số còn thiếu và mọi trường hợp thay vườn của từng mã lô. Nhân sự điều phối không bù chéo để làm cho tổng đơn có vẻ đủ. Người nhận xác nhận phần thực tế đã tiếp quản, còn quản lý vườn xử lý đúng số thiếu hoặc dư của lô mình đã giao.