Đơn nhiều chủng loại cần một sơ đồ điều phối theo từng loại cây, không phải một lịch gom chung dựa trên tổng số. Bên mua xác nhận các chủng loại, vườn và lô được phép gộp; nhân sự điều phối phân bổ từng vườn, lô và điểm bàn giao; quản lý vườn chuẩn bị đúng danh sách; đơn vị cung cấp duy trì khu nhận riêng. Nhân sự vận chuyển tiếp quản theo từng nhóm đã duyệt, còn người nhận đối chiếu đủ mã. Mỗi chủng loại có điều kiện cho phép gộp riêng.
Khi nhiều chủng loại được gom từ nhiều vườn, một phần cây có thể bị giao sai loại, sai lô hoặc sai điểm bàn giao dù tổng số của đơn vẫn đủ. Bên mua trước hết xác nhận số lượng cần nhận theo từng chủng loại và phần nào đã được phép sử dụng chung. Nhân sự điều phối lập kế hoạch theo từng chủng loại rồi phối hợp thời gian giữa các vườn. Một chuyến có thể chở nhiều loại cây, nhưng nhân sự vận chuyển và người nhận vẫn phải phân biệt từng chủng loại, từng vườn và từng lô.
Bên mua chuyển cho nhân sự điều phối trạng thái sử dụng đã chốt của từng phần cây. Nhân sự điều phối không so quy cách giữa các vườn, không chọn mẫu và không xếp hạng độ đồng đều. Họ chỉ quyết định vườn nào giao vào thời điểm nào, lô nào đi chung, lô nào phải tách và các bên chuyển giao tại đâu. Mọi quyết định về chất lượng vẫn thuộc bên mua cùng nhân sự chuyên môn đã được giao quyền.
Ghi rõ chủng loại, vườn và lô trước khi xếp lịch
Nhân sự điều phối lập bảng chủng loại–vườn–lô với tên loại cây, mã vườn, mã lô gốc, số cây dự kiến, quyền gộp và điểm bàn giao. Nếu một vườn cung cấp nhiều chủng loại, họ ghi từng loại thành một mục riêng. Nếu một loại cây đến từ nhiều lô trong cùng vườn, họ cũng tách từng lô. Chỉ sau khi xác định rõ từng tổ hợp, nhân sự điều phối mới cộng số lượng cho mỗi chủng loại và cho toàn đơn.
Bên mua xét điều kiện cho phép gộp trong từng chủng loại. Các phần chỉ đi chung một nhóm gom khi bên mua đã chấp nhận cùng mục đích sử dụng, mã gốc còn rõ, không có yêu cầu bàn giao mâu thuẫn và khu tiếp nhận đủ chỗ phân định từng lô. Nhân sự điều phối không gộp chéo chủng loại dưới một mã nhóm, kể cả khi cách xếp hoặc kích thước bên ngoài có vẻ gần nhau. Họ chỉ cấp chung một mã nhóm cho các lô cùng loại đã được bên mua nêu rõ.
Phối thời gian theo khả năng tiếp nhận thực tế
Nhân sự điều phối xếp lịch dựa trên thời điểm từng vườn sẵn sàng và sức chứa của điểm bàn giao. Họ không cho nhiều lô đến cùng lúc nếu đơn vị cung cấp chưa bố trí được khu riêng cho từng chủng loại và lô. Quản lý vườn nhận giờ giao cùng mã lô gốc và số cây phải chuẩn bị. Nhân sự vận chuyển nhận danh sách theo chuyến; nhân sự xếp xe bố trí các lô để giao đúng chủng loại và đúng mã cho người nhận.
| Tình huống | Cách điều phối | Người xử lý |
|---|---|---|
| Đủ chỗ cho mọi phần | Đưa vào khu riêng theo chủng loại và lô | Đơn vị cung cấp |
| Một khu chưa sẵn sàng | Điều chỉnh giờ của đúng phần liên quan | Nhân sự điều phối |
| Phần cây sai mã | Giữ ngoài nhóm dự kiến | Quản lý vườn và đầu mối tiếp nhận |
| Thiếu số lượng một chủng loại | Báo riêng, không lấy loại khác để bù | Nhân sự điều phối và bên mua |
Nếu quản lý vườn báo giao thiếu, nhân sự điều phối ghi số thiếu cho đúng chủng loại và mã lô, rồi báo bên mua số cây còn thiếu cùng phần của đơn bị ảnh hưởng. Họ không lấy cây thuộc chủng loại khác và cũng không lấy cây từ lô chưa được phép để bù. Bên mua có thể thay đổi phân bổ hoặc chọn phần bổ sung; sau quyết định đó, nhân sự điều phối cập nhật số cây cùng mã lô mới. Các vườn không liên quan vẫn giao đúng phần đã được phân bổ.
Giữ mã vườn và mã lô qua điểm tập kết
Tại điểm tập kết, đơn vị cung cấp gắn dấu nhận diện theo chủng loại, mã vườn và mã lô gốc. Nhân sự vận chuyển giao từng lô cho đầu mối tiếp nhận và cùng người đó đối chiếu số cây. Nếu cần chia một lô sang nhiều phương tiện, nhân sự điều phối ghi số cây trên từng phương tiện nhưng vẫn giữ mã lô gốc. Nếu nhiều lô ở cùng một phương tiện, nhân sự xếp xe bố trí để người nhận phân biệt được chúng khi dỡ.
Người nhận cuối kiểm chủng loại trước, sau đó đối chiếu mã vườn, mã lô và số cây. Họ ghi số thực nhận của từng lô, giữ riêng cây có dấu nhận diện không phù hợp rồi báo bên mua. Dù một chủng loại đã đủ tổng số, người nhận vẫn báo phần thiếu của chủng loại khác hoặc lô đến sai mã. Bên mua vì thế biết chính xác vườn nào cần xử lý sai khác.
Nhân sự kiểm không suy rộng kết luận chuyên môn sang phần chưa kiểm. Khi không có phương án lấy mẫu được viện dẫn và phê duyệt trước, chỉ cây đã kiểm mới mang trạng thái đã được xác nhận. Nhân sự điều phối không thêm cây chưa có kết quả vào nhóm chỉ vì cùng vườn hoặc cùng chủng loại. Muốn thay một phần, bên mua phải quyết định đối với chính phần thay trước khi đơn vị cung cấp đưa cây vào khu gom.
Đối soát số cây của từng chủng loại sau bàn giao
Người nhận xác nhận số cây thực nhận theo từng chủng loại, mã vườn và mã lô. Nhân sự điều phối so các con số ấy với số đã phân bổ, tách rõ phần giao đủ, phần thiếu, phần giữ riêng và phần trả lại. Họ báo cho quản lý từng vườn đúng sai khác liên quan đến lô đã giao, đồng thời cho bên mua thấy chủng loại nào còn thiếu. Tổng số của cả đơn không thay thế việc đối soát từng loại cây.
Sau buổi giao, bên mua nhận bốn kết quả riêng: chủng loại đã đủ, chủng loại còn thiếu, lô đang giữ riêng và lô bị trả lại. Nhân sự điều phối ghi mã vườn cùng mã lô cho từng phần, nên quản lý vườn biết số cây mình phải xử lý và người nhận không nhầm số cây giữa các chủng loại.