Sau khi cây bóng mát được tiếp nhận ở nhiều điểm giao, người phụ trách ghi quan hệ lô–địa chỉ–người nhận–mã vị trí ngay từ mốc tiếp nhận. Mỗi lần cây đổi khu hoặc đổi địa chỉ được bổ sung bằng người cho phép, người thực hiện và thời gian. Người quản lý không xóa nơi cây đã được nhận, nhờ đó có thể xác định cả vị trí ban đầu lẫn vị trí hiện tại.
Sau khi cùng một đơn được tiếp nhận ở nhiều địa chỉ, tên dự án hoặc tên đơn không đủ để tìm một cây cụ thể. Người quản lý cần biết cây thuộc mã lô nào, ai đã nhận tại địa chỉ nào và mã vị trí đầu tiên là gì. Nếu cây được chuyển về sau, họ vẫn phải nhìn thấy nơi tiếp nhận ban đầu. Chỉ giữ vị trí hiện tại sẽ làm mất phần lịch sử cần thiết để giải thích các ghi nhận cũ.
Không ghi đè mốc tiếp nhận ban đầu khi cây đổi vị trí
Tại mỗi điểm, người lập gắn mã cây hoặc mã nhóm với tổ hợp lô–địa chỉ–người nhận–mã vị trí. Địa chỉ được ghi đủ để phân biệt các cơ sở; mã vị trí chỉ rõ khu, dãy hoặc ô mà bên mua đang dùng. Người nhận xác nhận phần mình tiếp quản cùng thời gian. Nếu một người nhận thay mặt nhiều địa chỉ, người lập vẫn tạo mốc riêng cho từng nơi.
| Nhóm thông tin | Giá trị ban đầu | Giá trị được bổ sung về sau |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã cây hoặc mã nhóm và mã lô | Mã tạm nếu thẻ hỏng, kèm kết quả xác minh |
| Điểm nhận | Địa chỉ và người nhận | Không sửa theo nơi cây chuyển đến |
| Vị trí | Mã vị trí ban đầu | Từng vị trí mới cùng thời gian |
| Trách nhiệm | Người xác nhận tiếp nhận | Người cho phép và người thực hiện di chuyển |
Người quản lý không dùng cùng một mã vị trí cho hai địa chỉ nếu mã đó chỉ có nghĩa trong nội bộ từng nơi. Họ ghép mã địa chỉ với mã khu hoặc dùng một mã duy nhất trên toàn hệ thống. Chẳng hạn, “Khu A–ô 05” phải đi cùng mã cơ sở; nếu chỉ ghi “ô 05”, người tra cứu dễ chọn nhầm cây ở điểm khác.
Mỗi lần di chuyển tạo thêm một mốc
Khi cây đổi khu trong cùng địa chỉ, người thực hiện ghi vị trí rời đi, vị trí đến, lý do, người cho phép và dấu thời gian. Khi cây chuyển sang địa chỉ khác, họ còn ghi người giao lại và người tiếp nhận tại nơi mới. Vị trí hiện tại được cập nhật bằng một mốc mới; người cập nhật không thay giá trị ban đầu trong biên nhận.
Người quản lý ghi các lần di chuyển theo đúng thứ tự xảy ra. Nếu người phụ trách nhập muộn, họ ghi cả thời điểm di chuyển thực tế và thời điểm nhập dữ liệu. Hai mốc không được đổi cho nhau. Khi chưa xác định được giờ thực tế, người nhập ghi mức thông tin đang có và giao cho người liên quan bổ sung, thay vì chọn một giờ ước đoán cho đẹp dòng thời gian.
Cây mất thẻ phải chờ xác minh trước khi gắn lại mã
Nếu thẻ cây mất sau khi đã di chuyển, người tại điểm không chọn mã dựa trên loài hoặc kích thước nhìn thấy. Họ cấp một mã tạm, ghi vị trí hiện tại, ảnh tại thời điểm phát hiện và người đang quản lý. Người được giao xác minh đối chiếu các căn cứ sẵn có; chỉ sau khi có người có thẩm quyền xác nhận, người cập nhật mới liên kết cây với mã lô và lịch sử phù hợp.
Trường hợp hai cây bị đổi thẻ cũng cần hai ghi nhận sửa sai; người phụ trách không thể chỉ hoán đổi tên trong danh sách. Người kiểm ghi mã đang thấy, mã được xác nhận lại, vị trí của từng cây, căn cứ và dấu thời gian. Những mốc trước đó vẫn giữ giá trị đã được dùng lúc phát sinh, kèm ghi chú cho biết chúng chịu ảnh hưởng của lỗi nhận diện.
Tra từ địa chỉ hiện tại vẫn thấy nơi nhận đầu tiên
Khi lọc theo địa chỉ, người quản lý thấy những cây đang có mặt và những cây đã rời đi. Khi tra theo mã lô, họ thấy cây của lô đó đã được nhận tại đâu, hiện ở đâu và ai xác nhận từng lần đổi vị trí. Một cây chuyển giữa hai điểm không bị tính như hai cây; hai địa chỉ chỉ là hai mốc trong lịch sử của cùng mã.
Người phụ trách nên thử một tình huống thực tế: chọn cây đang ở vị trí mới, rồi kiểm xem có tìm được mã lô, địa chỉ ban đầu, người nhận và toàn bộ lịch sử di chuyển hay không. Nếu thiếu đoạn nào, họ bổ sung bằng ghi nhận có căn cứ, không sửa biến mất mốc cũ. Sau phép thử, mỗi điểm có thể quản lý phần cây hiện có trong khi bên mua vẫn giữ được diễn biến đầy đủ của từng cây sau giao.