Khi bên mua đã khóa mẫu nghiệm thu từ đầu, việc truy nguyên sau giao không phải là đánh giá mẫu thêm một lần nữa. Người quản lý cần tìm đúng quyết định đã áp dụng cho mã mẫu, phiên bản và phạm vi cụ thể; từ quyết định đó, họ xác định mã lô, cây hoặc nhóm cây, vị trí tiếp nhận và các lần thay đổi về sau. Ảnh mẫu chỉ có ý nghĩa khi đi cùng thông tin nhận diện và biên bản của lô liên quan. Một cây nằm ngoài phạm vi đã duyệt vẫn phải được làm rõ riêng, dù hình thức gần giống mẫu.
Một mẫu nghiệm thu đã chốt chỉ hữu ích sau giao khi người quản lý biết mẫu đó đã được dùng cho phần hàng nào. Nếu hồ sơ chỉ còn một tấm ảnh đẹp nhưng thiếu mã mẫu, phiên bản hoặc phạm vi áp dụng, người tiếp quản không thể biết quyết định nhận trước đây liên quan tới lô nào. Cách làm đúng là giữ quyết định đã có bên cạnh mã lô và vị trí của phần cây được nhận, chứ không nhìn cây hiện tại rồi suy đoán rằng nó từng được duyệt theo mẫu.
Giữ mã mẫu, phiên bản và phạm vi như ba căn cứ riêng
Người lập hồ sơ giữ riêng ba thông tin: mã mẫu, phiên bản được bên mua xác nhận và phạm vi mà quyết định áp dụng. Phạm vi có thể là một lô, một nhóm cây đã được nêu bằng mã hoặc một phần cụ thể của đợt giao. Ngày xác nhận, người xác nhận và tài liệu ghi quyết định cũng phải đi cùng. Nếu ảnh được thay bằng ảnh rõ hơn mà quyết định không đổi, người cập nhật không tự gọi ảnh mới là một phiên bản mẫu mới.
Phiên bản đặc biệt quan trọng khi quá trình chuẩn bị có nhiều lần trao đổi. Người phụ trách không chọn bản mới nhất theo ngày lưu tệp rồi mặc nhiên coi đó là bản đã được duyệt. Họ tìm đúng bản được viện dẫn trong quyết định. Khi phát hiện hồ sơ có hai bản cùng tên, phần cây liên quan được ghi là đang chờ làm rõ cho tới khi người có thẩm quyền xác nhận bản nào đã được sử dụng.
| Mốc | Thông tin cần thấy | Người xác nhận |
|---|---|---|
| Mẫu đã chốt | Mã mẫu, phiên bản và ảnh mẫu | Đại diện được bên mua giao quyền |
| Quyết định áp dụng | Lô hoặc nhóm cây nằm trong phạm vi | Người ra quyết định nhận, phân nhóm hoặc thay lô |
| Tiếp nhận | Mã lô, mã cây hoặc nhóm, vị trí ban đầu và thời gian | Người trực tiếp tiếp nhận |
| Thay đổi về sau | Vị trí mới, cây thay thế hoặc thông tin được sửa | Người cho phép và người thực hiện |
Gắn quyết định đã có với đúng lô và vị trí
Sau khi cây được tiếp nhận, người phụ trách gắn mã cây hoặc mã nhóm với mã lô, mã vị trí ban đầu và quyết định đã áp dụng. Nếu quyết định chỉ nêu một phần lô, người lập không được coi phần còn lại là đã có cùng quyết định. Nếu một lô có ba nhóm xử lý khác nhau, người lập giữ ba dòng hoặc ba dải mã; họ không gắn một nhãn chung cho cả lô chỉ vì tất cả cây đứng cùng một khu.
Ảnh mẫu và ảnh của cây được nhận phục vụ hai việc khác nhau. Người xem dùng ảnh mẫu để xác định hình thức đã được viện dẫn khi chốt quyết định. Với ảnh tại thời điểm nhận, người lưu phải ghi rõ cây hoặc nhóm cây nào đã có mặt, ở đâu và vào lúc nào. Họ ghi mã liên quan, người chụp và thời gian; không dùng ảnh mẫu thay cho bằng chứng cây thực tế đã được tiếp nhận.
Với nhóm cây bóng mát, hồ sơ có thể giữ riêng cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ nếu những nội dung đó đã nằm trong phạm vi được xác nhận. Người quản lý chỉ ghi lại kết quả và quyết định đã có. Họ không bổ sung tiêu chí mới sau giao rồi dùng tiêu chí đó để viết lại trạng thái của lô.
Cây đổi chỗ hoặc được thay phải có mốc mới
Khi cây chuyển từ vị trí ban đầu sang vị trí khác, người thực hiện ghi mã cây, vị trí cũ, vị trí mới, lý do, người cho phép và thời gian. Việc đổi chỗ không làm thay đổi mẫu hoặc lô đã gắn ở mốc nhận. Người cập nhật thêm sự kiện mới và không sửa mất mốc tiếp nhận, vì các ảnh hoặc ghi nhận cũ vẫn cần đúng với vị trí tại thời điểm chúng được tạo.
Nếu một cây được thay, người quản lý giữ mã nhận diện riêng cho cây cũ và cây mới. Họ ghi cây cũ rời vị trí vào lúc nào, theo quyết định của ai; sau đó ghi cây mới vào vị trí với mã lô và căn cứ riêng. Người cập nhật không chuyển mã mẫu, mã lô hoặc kết quả của cây cũ sang cây mới chỉ vì hai cây cùng chiếm một ô. Trường hợp cây mới cũng thuộc phạm vi mẫu đã chốt phải được chứng minh bằng quyết định áp dụng cho chính lô hoặc nhóm mới.
Tra lại một cây mà không tổ chức nghiệm thu lần hai
Để kiểm khả năng tra cứu, người quản lý bắt đầu từ mã cây hoặc mã vị trí. Họ phải tìm được mốc nhận, mã lô, quyết định đã áp dụng, mã mẫu, phiên bản, phạm vi và biên bản của đúng lô; sau đó đọc được lịch sử thay đổi gồm các lần đổi vị trí hoặc thay thế. Nếu bắt đầu từ mã mẫu, họ cũng cần thấy những lô và nhóm cây thật sự nằm trong phạm vi, không phải mọi cây có hình thức tương tự.
Khi còn thiếu thông tin, người phụ trách bổ sung từ người đã xác nhận, ảnh có mã và thời gian hoặc biên bản từng lô. Họ không đánh giá lại mẫu hay hình dáng hiện tại để lấp phần lịch sử còn thiếu, bởi cây có thể đã thay đổi sau khi trồng và người quan sát hiện tại không thay thế được quyết định tại thời điểm nhận. Sau khi bổ sung, người quản lý phải tra được căn cứ đã áp dụng cho từng cây; mẫu đã chốt chỉ được dùng làm căn cứ cho phần cây nằm trong quyết định ban đầu.