Sau mỗi đợt giao cây bóng mát, người quản lý ghi thông tin đã phát sinh thành một mốc có mã lô, biên nhận, mã vị trí, người xác nhận và thời gian. Đợt sau có thể dùng nguồn khác, nhưng thay đổi đó bắt đầu một chuỗi ghi nhận mới cho phần giao sau; người cập nhật không đổi nguồn hoặc lô trong hồ sơ của đợt đã nhận. Khi xem toàn đơn, bên mua thấy được các đợt có quan hệ với nhau mà vẫn tra riêng từng phần cây.
Đơn giao theo từng đợt thường kéo dài đủ lâu để nguồn, người nhận hoặc vị trí sử dụng thay đổi. Nếu người quản lý chỉ duy trì một bảng “hiện tại”, lần cập nhật cho đợt sau có thể làm đợt trước mang mã nguồn mới dù cây đã được nhận từ nguồn cũ. Muốn tra lại chính xác, mỗi đợt phải giữ sự thật tại thời điểm nó xảy ra; người phụ trách giữ lịch sử thay đổi bằng các ghi nhận bổ sung về sau.
Người phụ trách không cần tạo năm hệ thống riêng cho năm đợt. Họ cần một mã đơn chung và các mốc đợt độc lập bên dưới. Mỗi mốc nhận diện phần cây đã giao, hồ sơ lô đi kèm, biên nhận, mã vị trí ban đầu, người xác nhận và dấu thời gian. Từ mã cây, người dùng biết cây thuộc đợt nào; từ mã đợt, họ tìm được những cây đã tiếp nhận ở mốc đó.
Mỗi đợt giữ thành một mốc độc lập
Ngay sau khi tiếp nhận, người lập liên kết hồ sơ lô với biên nhận riêng từng đợt. Họ ghi nguồn được nêu trong giao dịch, mã lô thực tế, người giao, người nhận, thời gian và mã vị trí ban đầu. Nếu một đợt gồm hai lô, họ giữ hai dòng trong cùng mốc; nếu một lô xuất hiện ở hai đợt, mỗi đợt vẫn có ghi nhận tiếp nhận riêng.
Khi phát hiện lỗi nhập dữ liệu của một đợt, người cập nhật thêm dòng sửa sai có giá trị cũ, giá trị đúng, lý do, người xác nhận và thời gian. Họ không sửa đợt cũ mà không để lại dấu vết. Nhờ giữ hai giá trị, người phụ trách phân biệt được lỗi đánh máy với trường hợp bên mua thực sự thay đổi nguồn cho phần chưa giao ở đợt kế tiếp.
Nguồn thay thế bắt đầu một lịch sử mới
Khi bên mua đã quyết định dùng nguồn thay thế cho các đợt sau, người quản lý bắt đầu một chuỗi ghi nhận mới kể từ mốc hiệu lực. Họ ghi nguồn và lô mới, đợt đầu tiên áp dụng, phạm vi cây liên quan cùng căn cứ của quyết định. Những cây đã nhận ở các đợt trước tiếp tục mang nguồn, lô và biên nhận ban đầu; người cập nhật không chuyển chúng sang chuỗi mới.
Nếu một đợt có cả phần từ nguồn cũ lẫn nguồn thay thế, người lập tách hai dòng nguồn–lô trong chính đợt đó. Họ không gắn một nguồn chung cho cả mốc giao. Người nhận hoặc người được giao kiểm xác nhận phần thực tế theo từng mã; sau đó, người quản lý liên kết từng cây với đúng dòng trước khi ghi vị trí.
Vị trí thay đổi sau giao vẫn thuộc đợt ban đầu
Khi cây được chuyển sang khu khác, người thực hiện thêm mốc di chuyển gồm vị trí cũ, mã vị trí mới, lý do, người cho phép và thời gian. Việc đổi vị trí không làm cây đổi đợt hoặc đổi nguồn. Nếu cây được thay bằng cây thuộc đợt sau, người quản lý ghi cây cũ rời vị trí và cây mới vào vị trí bằng hai mã riêng.
Người phụ trách có thể tổng hợp theo khu để phục vụ quản lý hiện tại, nhưng mỗi dòng vẫn giữ mã cây và đợt gốc. Khi một thẻ vị trí bị mất, họ không gán cây vào đợt gần nhất theo trí nhớ. Họ dùng biên nhận, ảnh có thời gian hoặc người xác nhận đã được chỉ định để làm rõ; trong lúc chờ, cây mang trạng thái chưa xác minh.
Xem toàn đơn mà không làm phẳng lịch sử
Khi tổng hợp toàn đơn, người phụ trách nêu các đợt đã diễn ra, nguồn và lô của từng đợt, số cây còn ở vị trí ban đầu và số đã thay đổi vị trí. Người xem có thể đi từ phần tổng hợp đến biên nhận cùng hồ sơ lô của đúng đợt. Người lập không sao chép nguồn mới vào mọi dòng để bảng trông đồng nhất, vì sự khác nhau giữa các đợt chính là thông tin cần giữ.
Khi có câu hỏi về một cây, người quản lý bắt đầu từ mã cây hoặc mã vị trí, tìm đợt tiếp nhận, rồi đọc các mốc thay đổi sau đó. Khi có câu hỏi về một nguồn, họ lọc các đợt đã dùng nguồn ấy mà không làm thay đổi hồ sơ. Họ dùng những gì đã ghi ở từng mốc, không yêu cầu người nhận nhớ lại sau nhiều tháng.
Nguyên tắc không sửa đợt cũ giúp người quản lý giữ mỗi biên nhận đúng mốc, mỗi nguồn thay thế đúng ngày có hiệu lực và mỗi cây đúng đợt gốc. Người phụ trách vẫn có một bức tranh toàn đơn, nhưng không đánh đổi lịch sử riêng của từng phần để lấy một bảng cuối cùng đồng nhất.