Sau khi đơn nhiều chủng loại đã được giao, người quản lý cần tìm được từng cây qua tổ hợp chủng loại–lô–đợt–mã vị trí. Tên gọi được chuẩn hóa nhưng tên trên chứng từ gốc vẫn được giữ. Mỗi lần đổi vị trí, sửa tên hoặc thay cây tạo thêm một mốc lịch sử có người xác nhận và thời gian; người cập nhật không sửa mất bản ghi cũ. Trọng tâm là nhận diện và lịch sử thay đổi, không phải cộng lại số trên chứng từ giao nhận.
Ở đơn hàng nhiều chủng loại, một mã vị trí thiếu tên cây sẽ khó dùng, còn một tên cây thiếu mã lô lại không cho biết phần hàng nào đã được đặt tại đó. Vấn đề xuất hiện rõ khi tên trên thẻ, tên trong biên nhận và tên người vận hành thường dùng không hoàn toàn giống nhau. Người quản lý cần giữ các cách gọi ấy trong cùng một hồ sơ mà không trộn cây của hai chủng loại.
Mỗi cây hoặc nhóm cây được nhận diện bằng tổ hợp chủng loại–lô–đợt–mã vị trí. Tổ hợp này không phải một chuỗi để người dùng phải gõ lại mỗi ngày; người lập có thể dùng một mã cây làm đầu mối, miễn là từ mã đó đọc được bốn thành phần. Khi thiếu một thành phần, họ đánh dấu nội dung chưa rõ và giữ cây trong đúng vị trí thực tế cho tới khi có người xác nhận.
Giữ tên thường dùng nhưng không bỏ tên trên chứng từ
Người quản lý có thể bổ sung tên thường dùng để nhân sự tại điểm nhận dễ tìm, nhưng phải giữ nguyên tên trên chứng từ gốc. Họ ghi quan hệ giữa hai tên sau khi đầu mối có thẩm quyền xác nhận, không thay tên cũ trong toàn bộ lịch sử. Nếu cùng một tên thường dùng được áp cho hai chủng loại khác nhau, người lập tách hai mã và yêu cầu người sử dụng chọn đúng mã khi cập nhật.
Sau khi tên gọi được chuẩn hóa, người quản lý vẫn giữ mã lô và đợt giao của cây. Việc sửa tên không làm cây chuyển sang lô khác. Nếu phát hiện gắn nhầm mã lô, người cập nhật ghi giá trị đã dùng, giá trị được xác nhận lại, căn cứ, người xác nhận và dấu thời gian. Những ghi nhận trước không bị chuyển âm thầm sang mã mới.
Cây thay thế không mang lịch sử của cây cũ
Khi một cây rời khỏi vị trí và cây khác được đưa vào, người phụ trách tạo một mốc thay thế riêng. Cây cũ giữ mã nguồn, mã lô, đợt và toàn bộ lịch sử đã có; người quản lý ghi thời điểm rời vị trí cùng trạng thái xử lý. Cây mới nhận mã của chính nó, nguồn và lô của chính nó, rồi được gắn với mã vị trí kể từ thời điểm tiếp quản.
Người cập nhật có thể ghi quan hệ “thay cho cây nào” để bên mua hiểu diễn biến tại vị trí, nhưng không nhập hai cây thành một dòng. Nếu cây mới thuộc chủng loại khác, người có thẩm quyền xác nhận thay đổi danh mục tại vị trí đó. Người quản lý ghi quyết định ở mốc mới; họ không đổi tên cây cũ để tạo cảm giác vị trí luôn dùng cùng một chủng loại.
Một đợt có thể giao nhiều chủng loại và một chủng loại có thể xuất hiện trong nhiều đợt. Người lập vì vậy không dùng ngày giao như mã nhận diện duy nhất. Họ giữ đợt như một mốc tiếp nhận, mã lô như dấu vết phần hàng và mã vị trí như nơi quản lý sau giao. Ba nội dung này trả lời ba câu hỏi khác nhau và chỉ có ý nghĩa khi gắn đúng chủng loại.
Tra từ vị trí hay từ lô đều phải dẫn tới cùng mã cây
Khi bắt đầu từ sơ đồ vị trí, người quản lý đọc được cây đang có mặt, chủng loại, mã lô, đợt và các lần thay đổi. Khi bắt đầu từ mã lô, họ thấy những cây thuộc lô đó đang ở vị trí nào và cây nào đã rời vị trí. Hai cách tra cứu phải dùng cùng mã cây; nếu hai danh sách được nhập riêng mà không có mã chung, sai lệch sẽ xuất hiện ngay sau lần di chuyển đầu tiên.
Người quản lý chỉ dùng ảnh hiện trường để hỗ trợ nhận diện tại một mốc. Người cập nhật gắn ảnh với mã cây, mã vị trí và thời gian chụp; họ không dùng một ảnh chung cho nhiều chủng loại. Khi ảnh đến sau, họ ghi đúng ngày ảnh được tạo hoặc được xác nhận, không đổi dấu thời gian của lần kiểm trước. Nhờ đó, người phụ trách phân biệt được bằng chứng tại lúc giao với bằng chứng được bổ sung sau.
Người phụ trách thử tra một vị trí bất kỳ và một mã lô bất kỳ. Nếu cả hai đều dẫn đến đúng tên cây, đúng đợt và lịch sử thay đổi có người xác nhận, hồ sơ còn dùng được. Nếu không, họ bổ sung quan hệ còn thiếu bằng một ghi nhận mới. Qua phép thử này, họ giữ đơn nhiều chủng loại rõ ràng mà không biến việc truy nguyên thành một lần cộng lại chứng từ.