Với đơn giao nhiều nơi, bên mua xác định tiêu chí, số lượng và người tiếp quản tại từng địa chỉ. Trước khi giao, đơn vị cung cấp lập danh sách phân bổ mã lô; nhân sự vận chuyển dùng danh sách đó để dỡ đúng nơi. Sau giao, mỗi người nhận lập biên nhận cho số cây mình nhận. Mọi thay đổi điểm giao phải được bên mua phê duyệt và cập nhật vào phân bổ trước khi tiếp tục giao hàng.
Đơn cây bóng mát giao tại nhiều điểm không được để tới lúc dỡ xe mới xác định phần nào dành cho địa chỉ nào. Trước khi xếp, bên mua chốt số lượng, tiêu chí nhận và người tiếp quản tại từng nơi. Đơn vị cung cấp phân bổ phần cây thực tế theo mã lô và địa chỉ. Nhân sự kiểm ghi kết quả cho đúng phần đã phân bổ; nhân sự vận chuyển nhận danh sách dỡ; người nhận chỉ xác nhận số cây thực tế tới nơi mình phụ trách. Nếu một mã lô được chia cho nhiều điểm, đơn vị cung cấp gắn ký hiệu phân bổ riêng cho mỗi phần để tránh báo cùng một số lượng cho nhiều người.
Phân bổ theo địa chỉ trước khi lập chuyến
Người phụ trách mua lập danh sách điểm giao với địa chỉ đã thống nhất, khung giờ nhận, đầu mối tại chỗ và tiêu chí riêng. Đơn vị cung cấp căn cứ danh sách ấy để chỉ rõ mã lô, số lượng và phần cây dành cho từng nơi. Nhân sự kiểm cần biết phạm vi phân bổ khi chụp ảnh và ghi kết quả, vì một nhận xét chung cho cả khu chuẩn bị không đủ làm căn cứ cho phần cây được phân bổ tới từng điểm. Nếu địa chỉ chưa có người nhận hoặc điều kiện tiếp quản chưa rõ, bên mua chưa đưa phần đó vào danh sách được phép xếp.
Bên mua có thể phân một mã lô cho nhiều địa chỉ khi các phần cùng nguồn và kết quả kiểm có phạm vi bao phủ toàn bộ lô được phân bổ; đơn vị cung cấp vẫn phải tách số lượng bằng ký hiệu phân bổ. Đơn vị cung cấp đặt ký hiệu cạnh mã lô, không dùng ký hiệu thay mã lô. Nhân sự kiểm xác nhận phần nào đã được chọn cho từng điểm và các đặc điểm liên quan tới cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ hoặc yêu cầu nâng hạ. Nhân sự vận chuyển đối chiếu cả mã lô lẫn ký hiệu địa chỉ trên danh sách. Người nhận dựa vào hai thông tin này để xác định phần mình tiếp quản.
| Điểm giao | Thông tin do bên mua chốt | Thông tin do đơn vị cung cấp ghi | Xác nhận tại chỗ |
|---|---|---|---|
| Mỗi địa chỉ | Tiêu chí nhận, số lượng và người tiếp quản | Mã lô, ký hiệu phân bổ và phần cây thực tế | Mã lô của phần cây thực tế được giao và thời điểm nhận |
| Điểm có yêu cầu riêng | Khác biệt về quy cách hoặc nâng hạ | Phần cây đáp ứng đúng yêu cầu đã nêu | Sai khác so với điều kiện của chính điểm đó |
| Điểm dùng nguồn dự phòng | Quyết định chấp thuận nguồn thay thế | Mã lô mới và lý do sử dụng | Mã lô của phần cây thực tế được giao và thời điểm nhận |
Xếp xe theo khả năng nhận diện, không chỉ theo thứ tự dỡ
Đầu mối của đơn vị cung cấp quyết định vị trí xếp cho phần đã phân bổ; nhân sự vận chuyển có thể đề xuất thứ tự dỡ nhưng không tự đổi phần cây giữa hai địa chỉ. Trước khi giao xe, đầu mối này kiểm mã, ký hiệu và ghi vị trí để nhân sự vận chuyển tiếp quản đúng phần. Nếu phải di chuyển cây vì an toàn hoặc thao tác, nhân sự vận chuyển báo đầu mối cập nhật vị trí mà không đổi địa chỉ đã duyệt. Kinh nghiệm của người xếp không thay thế việc đối chiếu mã, ký hiệu và số lượng.
Nhân sự kiểm tập trung vào phần cây và kết quả quan sát; họ không quyết định thứ tự xe chạy và không xác nhận thay người nhận tại điểm giao. Đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm giữ đúng sự phân bổ đã nhận trong quá trình giao. Người nhận kiểm mã lô, ký hiệu của địa chỉ và số lượng thực tế trước khi ký. Nếu một điểm không thể tiếp quản, nhân sự giao hàng liên hệ đầu mối điều phối và giữ nguyên phần cây theo phương án đã được chấp thuận; họ không tự dỡ tại điểm kế tiếp. Bên mua quyết định xử lý địa chỉ bị gián đoạn và thông báo cho người nhận liên quan.
Đổi điểm giao phải thay cả phân bổ và người tiếp quản
Khi bên mua yêu cầu đổi địa chỉ trước giờ xe xuất phát, họ ghi điểm cũ, điểm mới, số lượng, mã lô và người nhận mới. Đơn vị cung cấp cập nhật ký hiệu phân bổ, danh sách vận chuyển và bản phân bổ dành cho người nhận; nhân sự kiểm xác định tiêu chí tại nơi mới có làm thay đổi kết quả đã ghi hay không. Nếu tiêu chí khác, bên mua cần quyết định lại phần cây phù hợp trước khi giao. Nhân sự vận chuyển chỉ giao đến địa chỉ mới sau khi nhận đủ thông tin, không dựa vào cuộc gọi thiếu mã lô hoặc thiếu tên người tiếp quản.
Nếu yêu cầu đổi điểm phát sinh khi xe đang giao, nhân sự giao hàng giữ phần cây chưa dỡ và báo vị trí hiện tại, mã lô, số lượng cùng tình trạng quan sát được. Bên mua xác nhận địa chỉ mới và người nhận, đồng thời xem điều kiện vận chuyển còn phù hợp với thỏa thuận hay không. Đơn vị cung cấp cập nhật bản phân bổ; người nhận cũ không ký cho phần mình không nhận. Tại điểm mới, người nhận xác nhận mã lô, số cây và tình trạng quan sát được của phần điều chuyển. Các bên dựa vào những xác nhận này để phân biệt thay đổi được phê duyệt với giao nhầm địa chỉ.
Nguồn dự phòng chỉ trở thành phương án giao khi bên mua đã chấp thuận. Đơn vị cung cấp không dùng cùng mã lô của nguồn ban đầu cho phần thay thế, dù chủng loại và quy cách dự kiến giống nhau. Họ cấp mã lô mới, trình phần cây cho nhân sự kiểm và nêu địa chỉ nào bị ảnh hưởng. Bên mua quyết định giữ phân bổ cũ hay điều chỉnh giữa các điểm dựa trên tiêu chí nhận cụ thể. Nhân sự vận chuyển dùng mã mới trong danh sách phân bổ, còn người nhận ghi mã đó trong biên nhận. Người phụ trách mua hoặc người quản lý mã của bên mua xác định chính xác điểm nhận nguồn thay thế.
Mỗi người nhận chỉ xác nhận phần giao tại địa chỉ của mình
Tại mỗi nơi, người nhận ghi mã lô, ký hiệu phân bổ, số cây thực tế dỡ xuống, thời điểm và tình trạng thấy được. Nếu nhân sự kỹ thuật chưa có mặt, người tiếp quản nêu rõ mình chỉ nhận về số lượng và tình trạng bề ngoài. Ở địa chỉ đầu, người nhận không xác nhận phần còn trên xe; ở địa chỉ cuối, người nhận không xác nhận thay số lượng thiếu hoặc thừa tại điểm giao trước. Sau chuyến, bên mua tổng hợp số đã nhận theo từng điểm và yêu cầu xác minh từng mã lô đang có chênh lệch. Đơn vị cung cấp trả lời theo phần cây đã phân bổ, không dùng tổng đơn để bù giữa các địa chỉ.
Bên mua đối soát theo từng địa chỉ, không theo tổng số của cả chuyến. Họ giữ riêng danh sách phân bổ trước giao và biên nhận sau giao, rồi so từng mã lô, ký hiệu địa chỉ cùng số cây. Người nhận chỉ ký cho phần cây thực tế được giao tới địa chỉ mình phụ trách; nhân sự vận chuyển không ký thay. Khi đổi điểm, đơn vị cung cấp lập phân bổ mới cho phần chưa giao, không sửa biên nhận cũ. Đơn vị cung cấp tiếp tục giữ tại khu chuẩn bị phần chưa có người nhận hoặc chưa được phê duyệt địa chỉ, không chuyển phần đó sang nơi khác để hoàn tất số lượng trên giấy.