Bên mua đã chốt mẫu và có kết luận kỹ thuật trước khi phần việc gắn mã bắt đầu; nhân sự giao nhận không đánh giá lại cây theo mẫu. Đơn vị cung cấp cấp một mã lô riêng cho mỗi phần cây thực tế đã phân định và ghi đủ mã lô, mã mẫu, phiên bản trên nhãn cùng danh sách xuất. Nhân sự vận chuyển giữ nguyên nhận diện trong chuyến, người nhận kiểm mã khi bàn giao, còn người kiểm đếm ghi số cây thực tế nhận được. Nếu nhãn hoặc hồ sơ viện dẫn phiên bản khác với phiên bản đã chốt, các bên dừng tiếp quản và chuyển ngoại lệ về quy trình duyệt mẫu.
Sau khi bên mua đã có kết luận kỹ thuật cho mẫu nghiệm thu, các bên chỉ quản lý danh tính thể hiện qua mã lô trên phần cây thực tế được giao, không đánh giá lại kỹ thuật. Đơn vị cung cấp ghi quan hệ mã mẫu–mã lô và đặt dấu nhận diện tại khu chuẩn bị. Nhân sự kiểm nhận diện xác nhận mã trên nhãn trùng với mã đã được ghi. Nhân sự vận chuyển chỉ tiếp quản mã xuất hiện trong danh sách xuất. Tại điểm nhận, người tiếp quản ghi mã lô trên phần cây thực tế được giao và người kiểm đếm ghi số cây thực tế dỡ xuống. Khi mã mẫu, phiên bản hoặc mã lô không khớp, họ dừng tiếp quản và chuyển ngoại lệ về quy trình duyệt mẫu.
Cấp mã lô cho phần cây đã được phân định
Đơn vị cung cấp chỉ cấp mã lô sau khi đã phân định phần cây thực tế theo nguồn, đợt và khu chuẩn bị. Người cấp ghi mã mẫu cùng phiên bản mà bên mua đã chốt, số lượng, vị trí đặt và ngày tạo mã lô. Mỗi mã lô phải nhận diện duy nhất một phần cây có thể phân biệt tại hiện trường. Người phụ trách dùng cùng cách viết mã trên nhãn, phiếu kiểm, ảnh và danh sách xuất. Nếu phát hiện trùng mã, người cấp đánh dấu mã cũ không còn sử dụng, cấp mã khác và ghi thời điểm sửa. Khi nhận thông báo về một phiên bản khác, đơn vị cung cấp không tự cập nhật quan hệ mã mà chuyển trường hợp đó về người có thẩm quyền trong quy trình duyệt mẫu.
| Mốc | Người thực hiện | Thông tin cần xác nhận |
|---|---|---|
| Khu chuẩn bị | Đơn vị cung cấp và nhân sự kiểm nhận diện | Mã mẫu, phiên bản, mã lô trên phần cây thực tế được giao và số lượng |
| Bàn giao vận chuyển | Người giao và nhân sự vận chuyển | Mã lô trên nhãn, danh sách xuất, số lượng và điểm giao |
| Trên chuyến | Nhân sự vận chuyển | Phần cây theo từng mã vẫn được phân biệt khi xếp và dỡ |
| Điểm nhận | Người giao, người nhận và người kiểm đếm | Mã lô trên phần cây thực tế được giao, số cây thực tế dỡ xuống và thời điểm |
| Sau chuyến | Bên mua | Mã đã xuất, mã đã nhận và phần đang xác minh |
Nhãn cây và danh sách xuất phải dùng cùng cách ghi
Đơn vị cung cấp chốt cấp độ hoặc phạm vi gắn nhãn phù hợp với cách bàn giao đã thỏa thuận: từng cây, từng nhóm cây hoặc khoang xếp đã được phân định. Trên mỗi nhãn, người phụ trách ghi đủ mã lô, mã mẫu và phiên bản, rồi đặt nhãn ở vị trí có thể kiểm khi giao mà không gây nhầm với nhãn cũ. Nếu gắn theo nhóm hoặc khoang xếp, họ phân định rõ số lượng thuộc nhãn đó. Nhân sự kiểm nhận diện chụp nhãn cùng phần cây thực tế; họ không chụp riêng một thẻ đặt trên bàn rồi coi đó là bằng chứng cho toàn bộ số lượng.
Người lập danh sách xuất ghi từng mã lô trên một dòng riêng với mã mẫu, phiên bản, số lượng, điểm giao và người nhận dự kiến. Khi cùng một mã được chia cho nhiều điểm, họ thêm ký hiệu phân bổ cho từng địa chỉ nhưng vẫn giữ mã lô gốc. Khi một xe chở nhiều mã, họ tách số lượng của từng mã thay vì ghi tổng chủng loại. Nhân sự vận chuyển kiểm số phần được bàn giao và vị trí xếp trước khi ký. Nếu cách xếp thay đổi, người điều phối cập nhật vị trí trên xe; họ không đổi mã lô chỉ để danh sách trông giống thứ tự dỡ.
Đổi phần cây thì cấp mã mới, đổi xe thì giữ mã hiện có
Khi đơn vị cung cấp thay nguồn, thay đợt hoặc đưa một phần cây khác vào số lượng đã chuẩn bị, người cấp dùng mã lô mới cho phần thay thế. Họ ghi mã bị ảnh hưởng, số lượng rút ra, mã mới và lý do thay đổi. Nhân sự kiểm nhận diện chỉ đối chiếu phần thay thế với mã lô mới, không kết luận phần ấy phù hợp kỹ thuật với mẫu. Nếu mã mẫu hoặc phiên bản viện dẫn khác thông tin đã chốt, họ dừng xử lý và chuyển ngoại lệ về quy trình duyệt mẫu. Đơn vị cung cấp không đổi nhãn của phần thay thế thành mã lô cũ dù cùng mã mẫu.
Khi đơn vị cung cấp chỉ chia một lô đã xác nhận thành hai phần giao, người lập giữ mã lô và thêm ký hiệu phân bổ kèm số lượng cho từng phần. Nếu nhân sự vận chuyển đổi xe nhưng phần cây không đổi, người điều phối cập nhật xe, giờ bàn giao và người tiếp quản mà không cấp mã lô khác. Nếu nhân sự vận chuyển phải sang tải giữa chuyến, người giao và người tiếp quản cùng ghi mã và số lượng tại thời điểm chuyển. Chỉ khi phần cây thực tế bị thay, đơn vị cung cấp mới cấp mã lô mới. Bên mua nhờ đó phân biệt thay đổi vận hành với thay đổi phần cây đã được nhận diện.
Dừng tiếp quản khi nhãn hoặc phiên bản không khớp
Khi nhân sự vận chuyển thấy nhãn thiếu, trùng hoặc khác danh sách, họ báo người giao và chưa tiếp quản phần liên quan. Đơn vị cung cấp chỉ được khôi phục dấu nhận diện từ thông tin đã xác nhận; họ không dán một mã thuận tiện để kịp xe. Khi người nhận phát hiện nhãn hoặc hồ sơ viện dẫn phiên bản khác với phiên bản đã chốt, họ tách phần liên quan, dừng tiếp quản và báo bên mua. Người nhận không tự suy mã từ vị trí xếp, còn nhân sự kiểm nhận diện không đánh giá lại kỹ thuật. Bên mua chuyển ngoại lệ về đúng quy trình duyệt mẫu trước khi cho phép giao nhận tiếp.
Tại khu chuẩn bị, nhân sự kiểm nhận diện chụp dấu nhận diện cùng mã lô và phần cây liên quan, rồi xác nhận mã trên nhãn khớp danh sách. Khi giao xe, người giao chụp mã lô cùng phần đã bàn giao và xác nhận số lượng chuyển cho nhân sự vận chuyển. Tại điểm nhận, người nhận chụp mã lô cùng phần vừa tiếp quản; người kiểm đếm ghi số cây thực tế dỡ xuống. Người chụp ghi thời điểm và tên người xác nhận cho mỗi ảnh. Khi nhãn hỏng được thay, đầu mối tại khu chuẩn bị chụp phần nhãn cũ còn lại nếu có, nhãn mới và phần cây liên quan, đồng thời ghi căn cứ cấp lại.
Kết thúc chuyến bằng việc so mã đã xuất với mã thực nhận
Bên mua chỉ kết thúc đối soát khi từng mã lô trên danh sách xuất có biên nhận tương ứng và cùng viện dẫn một mã mẫu, một phiên bản. Tại khu chuẩn bị, đầu mối được đơn vị cung cấp chỉ định xác nhận mọi thay đổi từ mã cũ sang mã mới. Tại điểm giao, người nhận xác nhận mã lô cùng việc bàn giao, còn người kiểm đếm xác nhận số cây thực tế nhận được. Nhân sự vận chuyển chỉ xác nhận phần họ đã tiếp quản trong chuyến. Nếu bất kỳ hồ sơ hoặc nhãn nào viện dẫn phiên bản khác với phiên bản đã chốt, bên mua giữ trường hợp đó ở trạng thái chưa hoàn tất và chuyển về quy trình duyệt mẫu. Luồng giao nhận chỉ xác nhận danh tính; mọi kết luận kỹ thuật thuộc hồ sơ duyệt mẫu.