Khi một đơn cây bóng mát được giao thành nhiều đợt, đơn vị cung cấp lập bộ mã lô riêng cho từng đợt. Trong mỗi bộ, một nguồn hoặc một phần cần tách có một mã riêng. Người phụ trách ghi quan hệ với nguồn chung nhưng không dùng lại mã lô cũ. Nhân sự kiểm ghi cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ cùng kết quả của từng đợt; nhân sự vận chuyển chỉ tiếp quản mã đã duyệt; người nhận lập biên nhận riêng. Trước mỗi đợt, bên mua xác nhận tiếp tục dùng nguồn hiện tại hay chuyển sang nguồn khác.
Đơn cây bóng mát giao theo từng đợt không phải một lô duy nhất được kéo dài qua nhiều ngày. Đơn vị cung cấp lập bộ mã lô riêng cho mỗi đợt; trong bộ đó, mỗi nguồn hoặc phần cần tách có một mã riêng. Người phụ trách ghi quan hệ với nguồn chung ở trường riêng, không tái sử dụng mã lô của đợt trước. Bên mua theo dõi tổng đơn nhưng vẫn xem riêng phần đã nhận và phần còn lại theo từng mã. Nhân sự kiểm xem đúng phần dự kiến xuất. Trước đợt kế tiếp, bên mua xác nhận tiếp tục dùng nguồn hiện tại hoặc thay nguồn dựa trên phần cây còn lại và thông tin mới.
Tách danh tính của đơn hàng khỏi danh tính từng lô
Người phụ trách mua có thể dùng một mã đơn hàng xuyên suốt để quản lý cam kết chung, nhưng đơn vị cung cấp vẫn cấp mã lô riêng cho từng đợt. Khi các đợt cùng nguồn, người phụ trách ghi cùng mã nguồn bên cạnh các mã lô khác nhau. Nếu một đợt lấy từ hai nguồn, đơn vị cung cấp dùng hai mã lô trong chính đợt ấy. Nếu phần cây cùng nguồn nhưng khác cấp thân hoặc tình trạng bầu, nhân sự kiểm yêu cầu tách phạm vi trước khi ghi kết quả. Dựa vào mã đơn, người phụ trách xác định giao dịch; dựa vào mã nguồn, họ so các đợt cùng nguồn; dựa vào mã lô, họ xác định phần cây đã được xem và bàn giao.
Trước mỗi đợt, đơn vị cung cấp ghi mã lô, số lượng dự kiến, khu chuẩn bị và nơi nhận vào bản phân bổ. Họ đánh dấu phần cây thực tế đã dành cho đợt; nhân sự kiểm đối chiếu cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ cùng dấu nhận diện theo yêu cầu đã thỏa thuận. Khi một phần chưa đạt hoặc chưa đủ căn cứ, bên mua không lấy cây từ đợt sau bù vào mà giữ nguyên bản phân bổ. Đơn vị cung cấp cấp mã lô riêng cho phần thay thế và trình phần đó để kiểm riêng, giúp người nhận hiểu vì sao số lượng của mỗi mã khác kế hoạch ban đầu.
| Thời điểm | Người chịu trách nhiệm | Thông tin cần ghi |
|---|---|---|
| Trước khi kiểm | Đơn vị cung cấp | Mã lô, nguồn, khu chuẩn bị và số lượng dự kiến |
| Sau khi kiểm | Nhân sự kiểm | Phần đã xem, quy cách, phần tách riêng và thời điểm |
| Khi bàn giao xe | Nhân sự vận chuyển | Mã lô đã tiếp quản, số lượng và nơi giao |
| Tại nơi nhận | Người nhận | Mã lô của phần cây thực tế dỡ xuống, tình trạng thấy được và phần chênh lệch |
| Trước đợt kế tiếp | Bên mua | Dùng tiếp nguồn, thay nguồn hoặc yêu cầu kiểm thêm |
Việc tiếp tục dùng nguồn phải được xác nhận lại cho từng đợt
Bên mua xác nhận việc tiếp tục dùng nguồn cho đợt sắp tới, không sao chép quyết định từ biên nhận trước. Người phụ trách mua xem số lượng còn lại, quy cách của phần đã nhận, mức đồng đều cần duy trì và thông tin về lô dự kiến. Nhân sự kiểm xem phần cây chuẩn bị cho đợt mới, dù tên nguồn không đổi. Nếu phần cây thuộc đợt chăm sóc hoặc chuẩn bị khác, hoặc cách phân cấp đã thay đổi, bên mua coi đó là thông tin mới khi quyết định. Bên mua chỉ coi kết quả nhận đợt trước là xác nhận cho phần cây đã giao ở thời điểm ấy, không phải bảo chứng cho số còn lại.
Khi thay nguồn, đơn vị cung cấp nêu lý do, số lượng bị ảnh hưởng và mã lô mới trước khi xếp xe. Nhân sự kiểm không sửa mã cũ thành tên nguồn mới; họ lập kết quả cho phần cây thực tế ở nguồn thay thế. Bên mua quyết định có chấp nhận sự thay đổi về đặc điểm phân loại hoặc cần tách đợt thành hai phần. Nhân sự vận chuyển nhận danh sách mới sau khi được duyệt. Người nhận tại nơi giao phải thấy mã lô mới trên biên nhận, không chỉ thấy tên chủng loại giống với các đợt trước. Bên mua không dùng kết quả của nguồn cũ thay cho phần cây chưa từng được xem.
Người phụ trách mua tính phần còn lại từ các mã đã giao và đã nhận, không lấy số trên kế hoạch trừ một con số chung. Sau mỗi đợt, họ đối chiếu số lượng theo từng mã: đã xuất, đã nhận, đang xử lý chênh lệch và chưa phân bổ. Nếu người nhận báo thiếu, bên mua xác minh mã lô có số lượng bị thiếu trước khi yêu cầu bù. Đơn vị cung cấp cấp mã phù hợp cho phần bù; họ không cộng cây bù vào biên nhận cũ. Khi tính theo mã, các bên phân biệt được phần thiếu trong quá trình vận chuyển, thay đổi tại nguồn và số lượng vốn chưa được giao.
Người nhận lập biên nhận riêng cho từng đợt
Người nhận lập biên nhận ngay tại điểm giao cho đúng mã lô và số cây thực tế dỡ xuống. Họ ghi thời điểm, tình trạng quan sát được, tên người giao và phần cần kiểm chuyên môn sau đó. Nếu cùng xe chở hai mã, người nhận ghi riêng số lượng của từng mã. Nếu cùng một nguồn phục vụ hai đợt, mỗi đợt vẫn dùng mã lô riêng; biên nhận ghi mã nguồn chung bên cạnh mã lô của đợt. Bên mua chỉ cộng những con số cùng trạng thái, tránh gộp “đã xuất” với “đã nhận”. Mỗi bên chịu trách nhiệm về sự kiện mình trực tiếp xác nhận.
Giữa hai đợt, nhân sự kiểm cần quan sát dấu nhận diện, khu chuẩn bị và tình trạng bầu của phần còn lại. Đơn vị cung cấp báo việc điều chuyển hoặc bổ sung, người phụ trách mua ghi quyết định ảnh hưởng tới đợt nào. Không cần tạo lại toàn bộ hồ sơ khi không có thay đổi, nhưng nhân sự kiểm vẫn xác nhận phần cây sắp giao thuộc đúng mã và đã được xem ở thời điểm phù hợp. Bên mua không mặc định phần cây còn lại luôn giữ nguyên tình trạng giữa các đợt.
Bên mua chỉ xác nhận đơn đã giao đủ sau khi cộng các biên nhận riêng của từng đợt theo đúng mã lô và xử lý xong mọi phần bù. Dù các đợt cùng nguồn, đơn vị cung cấp vẫn để từng mã lô đứng riêng và ghi nguồn chung bên cạnh; nếu đổi nguồn, họ cấp mã mới trước khi lập chuyến. Nhân sự vận chuyển chỉ tiếp quản mã có trong danh sách của đợt, còn người nhận ghi số cây thực tế dỡ xuống cho đúng mã ấy. Người phụ trách phải nêu đợt nào đã giao đủ, đợt nào còn chênh lệch và nguồn nào được bên mua xác nhận cho từng đợt; không dùng đợt cuối để bù trừ rồi che khuất các chênh lệch trước đó.