Với đơn cây bóng mát có nhiều chủng loại, mỗi chủng loại cần mã nhận diện riêng. Trong từng chủng loại, mã lô được tách tiếp theo nguồn, cấp quy cách, đợt giao và trạng thái kiểm khi các yếu tố đó làm thay đổi quyết định. Trên hồ sơ mẫu, ảnh, kết quả kiểm và biên nhận, người phụ trách ghi mã chủng loại cùng mã lô để đối chiếu đúng dòng trong bảng lô. Bên mua chốt quy tắc mã và thay thế; đơn vị cung cấp gắn mã cho đúng từng nhóm; người kiểm ghi kết quả riêng; điều phối viên giữ nguyên mã trên danh sách chuyến.
Đơn cây bóng mát có nhiều chủng loại phải phân biệt chủng loại ngay từ mã nhận diện, rồi mới tách tiếp theo nguồn, cấp quy cách, đợt xuất hoặc trạng thái kiểm. Một mã chung cho toàn đơn không cho biết ảnh, mẫu và kết quả nào thuộc cây nào. Ngược lại, việc tạo mã tùy hứng cho từng chuyến cũng làm mất quan hệ giữa các đợt giao. Cách phù hợp là có một sơ đồ mã lô ổn định và một bảng giải thích từng chủng loại–lô–đợt.
Mỗi chủng loại cần mã và căn cứ riêng
Câu trả lời là không dùng mẫu hay mã của một chủng loại để đại diện cho chủng loại khác. Bên mua lập danh mục tên cây và nhóm quy cách được chấp thuận; nhân sự phụ trách tại vườn xác nhận từng nhóm cây thực. Đối với mỗi mẫu theo chủng loại, người kiểm ghi cả mã chủng loại lẫn mã lô trên hồ sơ mẫu, ảnh và kết quả kiểm. Sau đó mới xem trong mỗi loại có cần tách thêm theo vườn, cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ hoặc đợt xuất hay không.
| Nội dung | Câu hỏi cần trả lời | Nơi ghi chi tiết |
|---|---|---|
| Chủng loại | Đây là loại cây nào trong danh mục? | Danh mục và bảng đối chiếu |
| Nguồn/lô | Nhóm cây thực đến từ đâu và được hình thành khi nào? | Bảng lô và hồ sơ nguồn |
| Quy cách/mẫu | Nhóm này được so theo căn cứ nào? | Biên bản, ảnh và kết quả kiểm |
| Đợt/trạng thái | Cây đi chuyến nào và đã được quyết định tới đâu? | Danh sách xuất và biên nhận |
Tên gọi cần thống nhất trước khi cấp mã. Nếu bên mua dùng tên thương mại còn đơn vị cung cấp dùng tên khác, hai bên phải lập quan hệ tương ứng và xác nhận cây thực trước khi in thẻ hoặc lập danh sách. Người điều phối không tự sửa tên để dễ xếp bảng. Khi chưa làm rõ, nhóm cây được giữ riêng để xác minh; không xếp vào một chủng loại gần giống chỉ vì hình ảnh có vẻ tương tự.
Trong cùng một chủng loại, số mã tiếp tục phụ thuộc vào khác biệt có thể làm đổi quyết định. Hai nguồn khác nhau, hai cấp quy cách hoặc hai đợt kiểm có thể cần hai mã. Bên mua áp dụng quy tắc cấp mã riêng cho từng chủng loại, không tạo một chuỗi số rời rạc khiến người nhận không biết cây thuộc loại nào. Mã hiển thị phải khớp với một dòng trong bảng lô; dòng đó ghi nguồn, mẫu áp dụng, số lượng và trạng thái của đúng nhóm.
Khi thay cây, phải ghi rõ cây cũ, cây mới và phạm vi được duyệt
Câu trả lời khi thay cây là cấp hoặc dùng mã thực của nhóm thay thế, đồng thời ghi mã cũ và quyết định thay. Nếu đổi sang cùng chủng loại nhưng khác nguồn, hồ sơ giữ riêng nguồn mới. Nếu đổi sang chủng loại khác, đó là thay đổi danh mục và cần người có thẩm quyền chấp thuận trước khi điều phối. Không sửa nhãn cây mới thành mã của cây cũ, vì khi đó ảnh, mẫu và biên nhận bị gắn nhầm nhóm.
Mẫu đối chiếu cũng được quản lý theo chủng loại và nhóm quy cách. Một cây có tán đẹp ở loại A không cung cấp căn cứ nhận cho loại B, dù hai loại được giao cùng một khu. Nếu một nhóm chưa có mẫu hoặc kết quả kiểm, trạng thái của chính nhóm đó phải thể hiện đang chờ. Các nhóm khác có thể tiếp tục khi hồ sơ của chúng độc lập, nhưng tổng số lượng toàn đơn không được dùng để che phần chưa rõ.
Khi phát hiện lẫn thẻ giữa hai chủng loại, người tại vườn hoặc điểm nhận giữ nguyên cây tại khu xác minh và ghi dấu hiệu đang có. Đầu mối quản lý mã do bên mua chỉ định đối chiếu danh mục, ảnh và nguồn rồi xác nhận mã đúng. Không suy mã theo vị trí trên xe hay cây đứng bên cạnh. Biên bản sửa nêu mã cũ, mã đúng, số cây, lý do và người xác nhận để chuyến sau không tiếp tục dựa trên thông tin sai.
Thứ tự gom không được làm mất quan hệ chủng loại–lô–đợt
Thứ tự gom và xếp xe không được làm thay đổi mã lô. Điều phối viên có thể gom nhiều chủng loại trên một chuyến hoặc chia một chủng loại qua nhiều chuyến, nhưng vẫn ghi mã gốc, số lượng và điểm nhận trên danh sách xếp. Bên vận chuyển xác nhận nhóm đã tiếp quản và tình trạng dễ quan sát; họ không đổi mã theo khoang xe. Tại điểm dỡ, người nhận đối chiếu từng nhóm thay vì chỉ ký tổng số cây.
- Danh mục xác định mã chủng loại và nhóm quy cách được dùng.
- Nguồn, mẫu, đợt và trạng thái được ghi riêng trong bảng lô của từng chủng loại.
- Mã thực cùng số lượng xếp và dỡ được ghi riêng cho từng chuyến.
- Mã được thể hiện đúng trong ảnh và biên bản, không gắn chung cho cả đơn.
- Hồ sơ thay thế ghi quan hệ mã cũ–mới, phạm vi thay và người chấp thuận.
Trong bảng chủng loại–lô–đợt, các bên ghi quan hệ giữa mã nguồn, mã lô, mẫu, chuyến giao và kết quả nhận. Mỗi dòng đại diện cho một nhóm cây cần được quyết định riêng. Khi một mã xuất hiện ở nhiều chuyến, từng chuyến có số lượng riêng. Người kiểm cập nhật kết quả, điều phối viên cập nhật chuyến, người nhận cập nhật thực giao. Các vai trò dùng chung mã nhưng không ký thay phần việc của nhau.
Biên nhận cuối mỗi chuyến ghi theo từng chủng loại và mã lô, kèm số cây, sai khác, nơi đặt và người tiếp quản. Nếu một chủng loại chưa được kiểm xong, người lập biên nhận ghi rõ nhóm đó đang chờ mà không làm thay đổi trạng thái các nhóm khác. Ảnh tại điểm nhận cần cho thấy dấu nhận diện đủ để so với danh sách chuyến. Tổng số cây chỉ là phép cộng sau khi từng dòng đã rõ, không phải bằng chứng thay cho từng dòng.
Mỗi chuyến giao phải ghi rõ quan hệ chủng loại–lô–chuyến trên danh sách xếp và biên nhận. Điều phối viên ghi số lượng của từng mã; đơn vị vận chuyển xác nhận nhóm đã tiếp quản; người nhận ghi số cây thực dỡ và sai khác. Đầu mối quản lý mã của bên mua cập nhật đúng dòng trong bảng lô, nhưng không thay kết quả kiểm của người có chuyên môn. Khi một chủng loại đi qua nhiều chuyến, từng chuyến có số lượng và biên nhận riêng, còn mã lô ban đầu vẫn được giữ nguyên.