Mẫu cây bóng mát chốt từ đầu chỉ giúp nghiệm thu nhất quán khi các bên biết chính xác cây mẫu nào, bộ ảnh và biên bản thuộc phiên bản nào đang có hiệu lực, đặc điểm nào bắt buộc giữ và mẫu có hiệu lực đối với lô nào. Người kiểm tại vườn đối chiếu cây thực theo cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và các yêu cầu đã thống nhất; họ ghi sai khác chứ không tự đổi căn cứ. Bên mua hoặc người được ủy quyền quyết định nhận lô, tách nhóm để xem riêng hay yêu cầu thay lô. Hồ sơ nhận phải ghi đúng mẫu có hiệu lực và kết quả của đúng lô.
Mẫu cây bóng mát đã chốt từ đầu phải được xem như một căn cứ có phiên bản, phạm vi và giới hạn rõ ràng. Trước khi kiểm lô, các bên cần nhận diện đúng cây mẫu, bộ ảnh, ngày duyệt, biên bản đi kèm và nhóm cây thuộc phạm vi áp dụng. Phiên bản có hiệu lực cùng phạm vi áp dụng phải được ghi ngay trong biên bản đối chiếu. Người kiểm không tìm một cây trông gần giống rồi coi đó là mẫu; họ dùng đúng căn cứ để so cây thực, ghi phần phù hợp và nêu chính xác mọi sai khác cần người có thẩm quyền xem.
Thông tin cần ghi để xác định mẫu có hiệu lực
Câu trả lời là mẫu phải nêu được đặc điểm quyết định, không chỉ có hình ảnh. Với cây bóng mát, bên mua thường cần tách yêu cầu về cấp thân, dạng thân, cấu trúc tán, tình trạng bầu và phần có thể quan sát theo cách đã thống nhất. Nếu cho phép mức sai khác, hồ sơ cần nêu giới hạn, cách đánh giá và ai được quyền chấp thuận. Một tấm ảnh không tự cho biết kích thước, góc chụp hay đặc điểm nào là bắt buộc.
Nếu yêu cầu thay đổi sau ngày duyệt, phiên bản mới phải nêu phần nào thay và thời điểm bắt đầu dùng. Không chỉnh sửa hồi tố hồ sơ của những lô đã được quyết định theo phiên bản trước, trừ khi bên có thẩm quyền ban hành cách xử lý riêng. Người phụ trách mua thông báo thay đổi; người kiểm xác nhận đã nhận đúng tài liệu; đơn vị cung cấp chuẩn bị lô theo phạm vi mới. Trao đổi miệng có thể giúp phối hợp nhưng không đủ để thay căn cứ đã được ghi nhận.
| Phần | Nội dung cần có | Tác dụng khi kiểm lô |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã cây, nguồn hoặc khu, ngày duyệt | Tránh dùng nhầm cây khác |
| Phiên bản | Ảnh và biên bản đang có hiệu lực | Mọi người so theo cùng phiên bản đã chốt |
| Giới hạn | Đặc điểm bắt buộc và sai khác được xem | Không đòi cây tự nhiên giống tuyệt đối |
| Phạm vi | Lô, đợt và nhóm quy cách áp dụng | Không suy rộng sang phần chưa duyệt |
Mẫu không cần đại diện cho mọi biến thiên của cây tự nhiên, nhưng phải đủ để các bên hiểu điều kiện để nhận, phân nhóm hay thay lô. Nếu lô có nhiều cấp thân hoặc nhóm tán mà hồ sơ chỉ mô tả một cấp, người kiểm tách các nhóm còn lại để xin ý kiến. Không chọn cây nổi bật nhất làm bằng chứng cho cả lô, cũng không loại cả lô chỉ vì một cây khác biệt. Kết luận phải dựa trên phạm vi cây thực đã xem và cách lấy cây đối chiếu từ lô.
Đối chiếu lô để nhận, phân nhóm hoặc thay lô
Sau đối chiếu, phải có một trong ba quyết định: nhận lô trong phạm vi đã kiểm, phân nhóm phần khác biệt để xem riêng, hoặc yêu cầu thay lô. Người kiểm mô tả cây; nhân sự phụ trách tại vườn xác nhận lô và khu giữ. Người chụp chỉ ghi nhận bằng ảnh gắn mã, còn quyết định thuộc bên mua hoặc người được ủy quyền. Người điều phối giao hàng không được biến tình trạng “chờ xem” thành “đã nhận”.
Phân nhóm không phải cách trì hoãn kết luận cho toàn bộ số lượng. Nhóm được tách cần có lý do cụ thể, dấu nhận diện, số lượng, nơi giữ và người sẽ xem tiếp. Phần còn lại chỉ được nhận nếu chính phần cây đó đáp ứng căn cứ, không phải vì tổng lô cần đủ số. Khi nhóm chờ được thay bằng cây khác, cây mới mang mã lô thực của nó và được đối chiếu lại; không đổi tên trên ảnh cũ để tạo cảm giác cùng một lô.
Một nguồn khác hoặc một đợt xuất khác không mặc nhiên thuộc phạm vi của mẫu đã chốt. Bên mua có thể quyết định tiếp tục dùng cùng mẫu nếu đặc điểm và giới hạn vẫn thích hợp, nhưng phải ghi rõ lô mới đã được so theo phiên bản nào. Nếu mẫu ban đầu gắn riêng với một nguồn hay nhóm quy cách, việc đổi nguồn hoặc đổi cấp cần một quyết định phạm vi mới. Đơn vị cung cấp có thể đề xuất cây tương đương; quyền chấp thuận vẫn thuộc bên được phân công.
Hồ sơ nhận phải ghi đúng mẫu và đúng lô
Chữ ký tiếp quản chỉ xác nhận giao nhận cây, số lượng, mã lô và tình trạng nhìn thấy; không thay cho quyết định kỹ thuật về mẫu. Nếu người nhận tại bãi không có nhiệm vụ kết luận chuyên môn, họ ghi phần đã tiếp quản và phần đang chờ người kiểm. Nếu cây đã được kiểm tại vườn nhưng tới nơi mất dấu nhận diện, người nhận ghi sai khác thay vì suy từ vị trí trên xe. Mã mẫu và phiên bản áp dụng phải được ghi riêng trong hồ sơ đối chiếu.
- Mã mẫu, phiên bản ảnh và ngày hiệu lực xuất hiện trong hồ sơ đối chiếu.
- Mã lô và khu giữ cho biết phần cây nào đã được xem.
- Ảnh gắn mã thể hiện cây đại diện và phần sai khác đáng chú ý.
- Quyết định nhận, phân nhóm hoặc thay lô phải ghi người quyết định và thời điểm.
- Người lập biên nhận ghi cây thực giao cùng phần còn chờ xử lý.
Khi phát hiện dùng nhầm phiên bản, cần tạm dừng kết luận đối với phần bị ảnh hưởng và ghi lại đợt đối chiếu đã thực hiện. Người có thẩm quyền xác định cần xem lại toàn bộ hay chỉ nhóm cây chịu tác động. Hồ sơ cũ vẫn được giữ để giải thích quyết định trước đó; người lập biên bản mới ghi phiên bản đúng và kết quả thay thế. Hai biên bản giúp các bên nhận ra căn cứ đã dùng ở từng thời điểm, tránh kết luận thiếu cơ sở về chất lượng cây.
Mọi quyết định nhận lô, phân nhóm hoặc thay lô phải viện dẫn đúng mã mẫu, phiên bản và ngày hiệu lực. Người kiểm ghi phiên bản đã dùng bên cạnh mã lô; bên mua hoặc người được ủy quyền ký quyết định; người nhận chỉ xác nhận cây thực được bàn giao. Nếu phiên bản thay đổi, hồ sơ mới nêu thời điểm bắt đầu áp dụng và giữ nguyên các quyết định trước đó. Kết luận kỹ thuật chỉ có giá trị với mẫu được viện dẫn trong chính biên bản đó.