Hồ sơ nhận hàng phải tách theo từng đợt để bên mua biết mẫu nào có hiệu lực cho phần cây thực giao. Trước mỗi đợt xuất, người kiểm đối chiếu mã mẫu, mã lô, cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và phần cây dự kiến giao. Các bên cần chốt một trong ba cách xử lý đối với mẫu: tiếp tục dùng mẫu hiện tại, duyệt bổ sung cho phần chưa được đại diện, hoặc lập căn cứ mới khi lô hay yêu cầu đã thay đổi. Trong biên nhận của đợt, người lập ghi mẫu áp dụng, cây thực đến và sai khác quan sát được.
Mẫu theo đợt đối với cây bóng mát phải được xác nhận lại trước mỗi đợt xuất. Việc cần làm không phải chọn lại từ đầu, mà là xác định mẫu nào còn hiệu lực, mẫu đại diện cho lô nào và phạm vi áp dụng có bao gồm phần cây chuẩn bị giao hay không. Dù đợt trước đã được chấp thuận, kết quả đó không thể dùng thay cho việc kiểm tra phần cây của đợt sau.
Mỗi đợt phải có một phạm vi mẫu rõ ràng
Câu trả lời cho đợt đầu là chốt mẫu cùng lô thực sẽ xuất, còn câu trả lời cho các đợt sau là xác nhận phạm vi mẫu vẫn phù hợp. Người kiểm cần nhìn danh sách phân bổ số lượng theo lô, thời điểm dự kiến và nhóm quy cách trước khi tới vườn. Tại đó, mẫu được ghi bằng mã cây, mã vườn hoặc khu giữ, ngày duyệt, người tham gia và đặc điểm dùng để so. Ảnh hỗ trợ nhận diện nhưng không thay phần mô tả và mã lô.
| Tình trạng trước khi xuất | Quyết định phù hợp | Dấu vết cần giữ |
|---|---|---|
| Cùng lô, cùng nhóm quy cách | Xác nhận mẫu còn đại diện cho phần cây sắp giao | Mã mẫu, mã lô và phần số lượng của đợt |
| Cùng nguồn nhưng sang lô khác | Xem cây đại diện của lô mới trước khi chấp thuận | Ảnh, ngày xem và kết quả riêng của lô mới |
| Đổi nguồn hoặc đổi cấp quy cách | Duyệt căn cứ mới trong đúng phạm vi thay đổi | Lý do đổi, người quyết định và phân bổ mới |
Mức đồng đều phải được đánh giá trên phần cây dự kiến giao trong đợt. Một vài cây đẹp gần khu trưng bày không chứng minh phần cây ở các khu khác có cùng cấp thân, tán hoặc tình trạng bầu. Người lấy mẫu cần chọn cây ở những vị trí đại diện cho phần sẽ xuất và ghi rõ vị trí đã xem. Nếu lô được chia thành nhiều cấp, kết quả cũng phải tách theo cấp; không dùng nhận xét chung cho các nhóm có đặc điểm khác nhau.
Lịch giao thay đổi chỉ làm đổi quyết định mẫu khi nó kéo theo thay đổi thực ở lô. Dời ngày nhưng cây đã phân vẫn được nhận diện rõ và tình trạng không thay đổi thì có thể xác nhận lại trên cùng căn cứ. Ngược lại, việc đổi cây để bù số lượng, chuyển sang khu khác trong vườn hoặc gom thêm từ nơi khác là lý do phải xem phần bổ sung. Người điều phối báo thay đổi; người kiểm ghi điều quan sát; bên mua hoặc người được ủy quyền mới quyết định phần cây nào được nhận.
Chọn cách xử lý mẫu cho đợt sắp giao
Bên mua cần chốt một trong ba cách xử lý mẫu trước khi xác nhận phần cây sắp xuất. Mẫu hiện tại được tiếp tục sử dụng khi vẫn đại diện cho đúng lô và nhóm quy cách. Duyệt bổ sung phù hợp khi chỉ một phần cây hoặc một đặc điểm chưa được mẫu hiện tại thể hiện đầy đủ. Căn cứ mới cần được lập khi lô, nhóm quy cách hoặc yêu cầu nghiệm thu đã thay đổi đến mức mẫu cũ không còn phù hợp.
Duyệt bổ sung chỉ áp dụng cho phần được nêu trong biên bản bổ sung. Người kiểm ghi rõ nhóm cây, đặc điểm cần xem thêm và kết quả quan sát; bên mua hoặc người được ủy quyền quyết định phần đó có được bổ sung vào phạm vi áp dụng của mẫu hiện tại hay không. Nếu phải lập căn cứ mới, hồ sơ cần nêu thời điểm mẫu mới bắt đầu có hiệu lực và đợt nào sử dụng mẫu đó. Kết quả của các đợt đã hoàn thành không bị sửa lại.
Khi cây của nhiều đợt cùng có mặt tại vườn, dấu nhận diện phải đủ để tránh lấy nhầm phần đã duyệt. Có thể dùng thẻ cây, sơ đồ khu hoặc danh sách theo dãy tùy cách vận hành đã thống nhất, miễn cây thực khớp với mã mẫu và mã lô trong hồ sơ. Người kiểm không tự quyết định cách xếp xe; người vận chuyển không tự đổi cây vì thuận thao tác. Nếu đổi vị trí xếp, người điều phối vẫn phải ghi mã lô và số lượng của từng đợt trên danh sách chuyến.
Thông tin phải có trong biên nhận từng đợt
Biên nhận của mỗi đợt phải có đủ thông tin để được kiểm tra độc lập: ngày, điểm nhận, mã lô, số cây thực giao, tình trạng nhìn thấy, người giao và người nhận. Nếu một phần chờ kiểm thêm, người lập biên nhận ghi riêng phần đã tiếp quản và phần chưa có kết luận. Chữ ký tại nơi dỡ xác nhận sự kiện giao trong phạm vi người ký quan sát được; chữ ký đó không thay kết quả đối chiếu kỹ thuật và không xác nhận thay cho một đợt khác.
- Mã mẫu và ngày duyệt được ghi trên hồ sơ lô của đợt.
- Danh sách xuất thể hiện cây thực thuộc nguồn và cấp quy cách nào.
- Ảnh tại vườn và tại điểm nhận phải thể hiện dấu nhận diện cần đối chiếu.
- Sai khác ghi đúng cây, đúng số lượng và người đang xử lý.
- Quyết định tiếp tục dùng mẫu, duyệt bổ sung hoặc lập căn cứ mới phải ghi người xác nhận và thời điểm hiệu lực.
Một thay đổi sau khi xe rời vườn phải được ghi ở cả nơi giao lẫn nơi nhận. Nếu cây được chuyển sang chuyến khác, bị giữ lại hoặc thay bằng cây khác, danh sách cũ không bị xóa; bản cập nhật nêu cây nào thay đổi và lý do. Nhờ vậy, người nhận biết vì sao ảnh tại vườn khác cây thực tới nơi, còn bên mua xác định được sai khác phát sinh trước hay sau mốc xuất.
Quyết định mẫu áp dụng cho đợt kế tiếp phải được ghi ngay khi kết thúc đối chiếu đợt hiện tại. Biên bản nêu rõ tiếp tục dùng mẫu nào, phần nào cần duyệt bổ sung, trường hợp nào phải lập căn cứ mới và ai có quyền chấp thuận. Người kiểm chuẩn bị ảnh cùng mã cây; đơn vị cung cấp giữ riêng các nhóm chưa có quyết định; bên mua xác nhận ngày hiệu lực. Ở đợt kế tiếp, người kiểm và người nhận chỉ áp dụng mẫu cho đúng lô cùng nhóm quy cách đã được ghi.