Khi một đơn được nhận ở nhiều địa chỉ, người đối soát không dùng một biên nhận tổng để thay cho xác nhận tại từng nơi. Mỗi dòng phải chỉ ra mã lô, địa chỉ, người nhận, thời điểm, số cây bên giao đưa ra để đối chiếu và số thực nhận. Chênh lệch phát sinh ở điểm nào phải được ghi nhận tại điểm đó, cùng người xác nhận; số thừa ở địa chỉ khác không làm dòng thiếu trở nên hoàn tất. Trọng tâm là chứng từ sau khi đã có số thực giao và nhận, không phải cách bố trí hành trình.
Một lô cây có thể được chia cho nhiều địa chỉ, nhưng việc tiếp nhận xảy ra với những người và thời điểm khác nhau. Nếu người lập chỉ giữ một phiếu tổng, họ sẽ không trả lời được cây thiếu ở đâu, ai đã nhận phần nào hoặc sai khác xuất hiện trước hay sau một mốc cụ thể. Bản đối soát vì thế được lập theo nơi nhận. Mỗi địa chỉ là một phạm vi xác nhận độc lập, ngay cả khi cùng dùng một mã lô.
Muốn biết chênh lệch ở điểm nào, mỗi sai khác cần đủ bốn thông tin: địa chỉ và dòng lô nơi sai khác phát sinh; người đã kiểm số thực tế; giờ phát hiện và giờ có quyết định nếu hai thời điểm khác nhau; cách xử lý là giữ lại chờ xác minh, không nhận, nhận theo phê duyệt hoặc bổ sung sau. Thiếu địa chỉ hoặc người xác nhận, con số sai khác sẽ khó gắn với đúng phiếu giao nhận.
Tạo một dòng cho mỗi lô tại mỗi địa chỉ
Người đối soát ghi đúng địa chỉ bên mua đã xác nhận, mã gắn trên số cây được giao, tên người nhận và dấu thời gian từ phiếu giao nhận tại nơi đó. Họ thêm số cây bên giao đưa ra để đối chiếu, số người nhận đồng ý tiếp quản, số không nhận và số đang chờ. Nếu một địa chỉ nhận hai lô, họ tạo hai dòng. Nếu một lô được chia cho ba địa chỉ, họ cũng tạo ba dòng; không có dòng chung thay thế ba xác nhận này.
Tên người nhận phải gắn với phạm vi mà người đó có quyền xác nhận. Người có mặt tại địa chỉ nhưng không được bên mua giao quyền có thể ghi nhận tình trạng thực tế, song không thay thế xác nhận của người nhận hợp lệ. Trong trường hợp người nhận thay đổi, người đối soát ghi căn cứ ủy quyền hoặc thông tin xác nhận của bên mua cùng thời điểm. Họ không sửa tên trên phiếu cũ như thể người mới đã có mặt từ đầu.
| Trường | Nội dung lấy từ thực tế | Sai khác cần tách |
|---|---|---|
| Lô và địa chỉ | Mã lô của số cây được giao tại địa chỉ đã xác nhận | Khác mã hoặc giao nhầm nơi |
| Người nhận | Họ tên hoặc vai trò được bên mua giao quyền | Người có mặt chưa đủ thẩm quyền |
| Thời điểm | Giờ kiểm đếm và giờ chuyển trách nhiệm | Xác nhận bổ sung đến sau |
| Số lượng | Số bên giao đưa ra, số nhận, số không nhận và số chờ | Không bù bằng số ở địa chỉ khác |
Đối chiếu phiếu với số người nhận đã ghi
Sau khi có biên nhận tại địa chỉ, người đối soát so số trên phiếu với số người nhận đã kiểm đếm. Nếu phiếu được lập trước với số dự kiến, họ giữ con số dự kiến ở phần tham chiếu và ghi số thực tế ở trường riêng. Người lập không thay số dự kiến rồi coi như chưa từng có chênh lệch. Hai con số này cho bên mua thấy địa chỉ đó thiếu bao nhiêu cây hoặc được giao thừa bao nhiêu cây so với phiếu dự kiến.
Một chữ ký trên phiếu tổng không nên được diễn giải thành chấp thuận cho mọi địa chỉ nếu người ký chỉ có mặt tại một nơi. Người đối soát xem phạm vi ghi trên biên nhận và quyền của người ký. Địa chỉ chưa có người nhận xác nhận vẫn được ghi là đang chờ, dù số toàn đơn đã được một đầu mối khác tổng hợp. Bên mua có thể giao một người xác nhận cho nhiều địa chỉ, nhưng phạm vi ủy quyền cần được nêu rõ trước khi dùng chữ ký đó.
Sai khác được giữ tại nơi nó phát sinh
Nếu điểm A thiếu cây, người đối soát ghi thiếu ở dòng của điểm A với mã lô, số lượng, người kiểm và thời điểm. Số thừa tại điểm B được ghi riêng ở điểm B; nó không tự động bù cho A. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định giữ nguyên phân bổ, chuyển phần thừa hay yêu cầu bổ sung. Khi có quyết định, người lập thêm bản ghi thực hiện tại thời điểm mới, không viết lại hai biên nhận ban đầu.
Nếu cây đúng địa chỉ nhưng sai mã lô, người nhận ghi phần đó là đang chờ hoặc không nhận theo quyền đã được giao. Người đối soát lưu mã dự kiến và mã quan sát được. Họ không chọn mã ghi trên phiếu chỉ vì việc sửa sẽ nhanh hơn. Nếu bên mua chấp thuận thay lô, quyết định cần nêu số cây và địa chỉ áp dụng; sự chấp thuận ở điểm này không áp sang điểm khác.
Khi phần thiếu được giao bổ sung, người đối soát tạo một biên nhận mới cho đúng địa chỉ và đúng người nhận. Bản ghi nêu dòng thiếu trước đó và ghi ngày giờ thực tế của phần bổ sung. Nếu dùng lô khác, người có thẩm quyền của bên mua phải xác nhận phạm vi thay đổi. Người lập không cộng số bổ sung vào điểm khác chỉ vì cùng một đầu mối quản lý đơn hàng.
Nếu bên mua đã duyệt điều chỉnh một phần đơn từ địa chỉ A sang địa chỉ B, hồ sơ phải giữ quyết định đó cùng hai biên nhận liên quan. Biên nhận tại A giữ số thực nhận trước khi điều chỉnh; biên nhận tại B ghi số cây người nhận tại B đã kiểm đếm, cùng ngày giờ xác nhận. Người đối soát bổ sung bản ghi mới thay vì sửa phiếu cũ, nhờ đó số của mỗi nơi vẫn có căn cứ.
Tổng hợp theo địa chỉ trước khi cộng toàn đơn
Người phụ trách chỉ đánh dấu một dòng đã hoàn tất khi số nhận và phần sai khác của đúng địa chỉ đã rõ. Họ có thể trình tổng toàn đơn, nhưng bên dưới tổng phải còn các dòng lô–địa chỉ–người nhận–thời điểm. Những dòng đang chờ được trình riêng. Tổng số cây của cả đơn có thể đúng trong khi một địa chỉ vẫn nhận sai lô; con số tổng cũng không thay được xác nhận của người nhận tại nơi đó.
Khi hồ sơ giữ đúng từng điểm giao, cuộc trao đổi xử lý sai khác trở nên cụ thể: bên mua biết cần hỏi ai, tại đâu, về mã lô và số cây nào. Người nhận không phải chịu trách nhiệm cho số liệu ở nơi mình không tham gia. Đến lúc tổng kết đơn, mỗi con số đều có thể đối chiếu với biên nhận tại địa chỉ thực tế, thay vì phụ thuộc vào một bản cộng chung khó kiểm chứng.