Khi mẫu nghiệm thu đã được bên mua chốt trước, người đối soát không dùng giờ giao để đánh giá lại mẫu hoặc đặt thêm tiêu chí. Họ kiểm xem quyết định đã có đang viện dẫn đúng mã mẫu, phiên bản và phạm vi nào; sau đó đối chiếu quyết định đó với mã lô, phần cây thực nhận, ảnh mẫu và biên bản của từng lô. Cây nằm ngoài phạm vi quyết định vẫn được ghi riêng, không được suy rộng là đã nhận chỉ vì có hình thức gần với ảnh tham chiếu.
Mẫu nghiệm thu chỉ có giá trị đối soát khi hồ sơ chỉ ra chính xác mẫu nào đã được dùng cho quyết định nào. Một ảnh lưu trong điện thoại nhưng không có mã, phiên bản hoặc phạm vi rất dễ bị gắn nhầm cho lô khác. Người đối soát chỉ kiểm xem mẫu đã chốt, quyết định của bên mua và số cây thực nhận có được dẫn chiếu đúng với nhau hay không. Họ không kiểm quy cách mới hoặc xem lại hình dáng cây để đổi kết luận chuyên môn đã có.
Ghi đủ thông tin nhận diện của mẫu đã dùng
Người lập hồ sơ chép đúng mã mẫu, phiên bản, ngày bên mua xác nhận và phạm vi áp dụng từ biên bản đã có. Phạm vi cần chỉ ra mẫu liên quan đến chủng loại, nhóm cây, lô hoặc phần đơn nào. Mỗi ảnh mẫu giữ nguyên mã tham chiếu, chú thích và thứ tự trong biên bản. Người lập không tách ảnh ra lưu với một tên mới, cũng không chọn một ảnh thuận mắt rồi dùng thay cho toàn bộ căn cứ.
Phiên bản quan trọng vì bên mua có thể đã lập biên bản sửa đổi thay cho bản trước đó. Người đối soát xác định quyết định nhận, phân nhóm hoặc thay lô đang dẫn chiếu phiên bản nào. Nếu mã trên quyết định không trùng với mã trong hồ sơ giao nhận, họ ghi đây là sai khác tài liệu và đề nghị người có thẩm quyền xác nhận. Họ không tự chọn bản mới nhất hoặc bản có kết quả thuận tiện hơn.
| Nội dung | Thông tin cần giữ | Điều không được suy đoán |
|---|---|---|
| Mẫu đã chốt | Mã, phiên bản, ngày xác nhận và phạm vi | Không suy từ hai ảnh giống nhau rằng chúng thuộc cùng mẫu |
| Quyết định đã có | Nhận, phân nhóm hoặc thay lô cho phần cụ thể | Không lấy quyết định cho một phần để áp dụng cả lô |
| Phần thực nhận | Mã lô, mã cây hoặc nhóm cây và số lượng | Không gán cùng kết quả cho mọi cây chỉ vì chúng cùng lô |
| Biên bản từng lô | Người giao, người nhận, thời điểm và sai khác | Không dùng biên bản lô này thay cho lô khác |
Đối chiếu quyết định với đúng phần cây được nêu
Người đối soát lấy danh sách mã cây hoặc phạm vi lô từ quyết định đã có, rồi so với phần cây người nhận ghi trên biên bản. Nếu quyết định chỉ áp dụng cho một nhóm trong lô, họ giữ giới hạn đó và không suy rộng sang phần khác. Với cây đứng cạnh, cùng chủng loại hoặc cùng mã lô nhưng nằm ngoài phạm vi, người đối soát không gán cùng kết quả. Người lập ghi phần ngoài phạm vi là đang chờ quyết định, không gộp vào số đã nhận.
Khi quyết định chia cây thành nhóm nhận, nhóm sử dụng riêng hoặc nhóm thay lô, người lập giữ nguyên cách gọi và danh sách đã được bên mua xác nhận. Họ không đo lại cấp thân, xem lại cấu trúc tán hoặc kiểm bầu rễ để đổi nhóm. Nếu phần thực nhận khác với danh sách, người đối soát ghi mã không khớp và chuyển câu hỏi cho người có thẩm quyền; họ không sửa quyết định dựa trên quan sát của mình.
Ảnh mẫu là tham chiếu của quyết định, không phải phiếu nhận
Ảnh mẫu giúp nhận biết căn cứ mà các bên đã dùng, nhưng ảnh không thay được danh sách phạm vi và biên bản thực nhận. Người đối soát không dùng mức độ giống ảnh để đưa thêm cây vào nhóm được nhận. Họ cũng không loại cây chỉ vì góc chụp hiện tại khác ảnh cũ. Mọi kết quả trong bảng đối soát phải xuất phát từ quyết định đã có và phần cây được nhận diện cụ thể trong quyết định ấy.
Nếu ảnh bị thiếu, sai tên tệp hoặc không dẫn chiếu được với mã mẫu, người lập ghi rõ hồ sơ đang thiếu căn cứ về mẫu. Họ vẫn có thể đối soát những trường khác như mã lô và số thực nhận, nhưng không đánh dấu bộ hồ sơ là đã đủ. Người phụ trách hồ sơ bổ sung đúng ảnh hoặc xin bên mua xác nhận tài liệu thay thế. Người đối soát không tìm một ảnh khác có hình dáng tương tự để lấp chỗ trống.
Lập biên bản đối chiếu từng lô
Mỗi mã lô có một phần đối chiếu nêu mẫu được viện dẫn, quyết định đang áp dụng, số cây thực nhận và sai khác. Nếu một quyết định bao phủ hai lô, người lập vẫn trình kết quả từng lô riêng để bên mua thấy phần nào đã nhận và phần nào còn chờ. Người giao cùng người nhận xác nhận thời điểm và số thực tế. Họ không dùng chữ ký cho lô hoàn tất để thay cho lô chưa được kiểm đếm.
Khi phát hiện dùng nhầm phiên bản hoặc áp quyết định vượt phạm vi, người đối soát giữ nguyên biên nhận thực tế và lập sai khác. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định nhận, phân nhóm, thay lô hoặc tiếp tục giữ phần cây đó. Kết quả mới ghi người quyết định, thời điểm và phần được áp dụng. Người lập không sửa ngược mã mẫu trong chứng từ ban đầu để tạo cảm giác hồ sơ đã đúng ngay từ đầu.
Không biến đối soát thành một đợt nghiệm thu mới
Người đối soát dừng ở việc chứng minh đúng quan hệ giữa mẫu, quyết định, lô và phần thực nhận. Nếu bên mua muốn đánh giá cây ngoài phạm vi hoặc thay tiêu chí, đó là công việc cần người có chuyên môn và một quyết định mới; bảng hiện tại không tự làm việc ấy. Ranh giới này đặc biệt quan trọng khi một số cây đã có kết quả còn số khác chưa được xem xét, vì sự tương đồng hình thức không phải căn cứ để suy rộng.
Người phụ trách hoàn tất hồ sơ khi từng lô cho thấy rõ mẫu và phiên bản nào được viện dẫn, quyết định nào áp dụng, phần cây nào thực nhận và sai khác nào còn chờ người có quyền xử lý. Các bên không cần xem lại hình dáng cây để hiểu kết quả, cũng không phải đoán ảnh nào thuộc lô nào. Nhờ đó, các bên dùng mẫu đã chốt đúng vai trò: căn cứ cho quyết định cụ thể, không phải chiếc vé chung cho mọi cây có vẻ tương tự.