Đơn giao theo đợt cần một bộ đối soát riêng sau mỗi mốc nhận. Người phụ trách so mã lô, số giao, số nhận, phần không nhận và phần chờ của đúng đợt; sau đó lưu hồ sơ lô cùng biên nhận ở trạng thái đã chốt. Nếu phát hiện sai hoặc có giao bổ sung, họ thêm bản ghi có người xác nhận và thời điểm, không sửa số của đợt cũ để làm tổng đơn cân bằng. Quyết định giữ hay thay nguồn chỉ áp dụng cho phần chưa giao và phải do bên mua có thẩm quyền xác nhận.
Một đơn giao theo từng đợt thường có hai loại con số: số thực tế của phần đã giao và số dự kiến của phần còn lại. Nếu người theo dõi trộn hai loại này, thay đổi ở đợt sau có thể làm sai hồ sơ đợt trước. Vì vậy, người phụ trách đối soát riêng từng đợt ngay sau khi nhận cây: xác định mã lô, số cây người nhận đã tiếp quản và phần đang chờ trước khi cập nhật tổng lũy kế.
Ba nhóm thông tin phải được giữ tách biệt. Đợt đã chốt giữ nguyên số thực tế và biên nhận đã phát sinh. Phần đang xử lý có trạng thái, người phụ trách và thời điểm cập nhật riêng. Phần tương lai của đơn hàng, tức số cây chưa giao, vẫn nằm trong số dự kiến; nếu bên mua duyệt thay đổi nguồn cho phần này, quyết định phải nêu rõ đợt bắt đầu áp dụng.
Mỗi đợt có bộ số liệu riêng
Ngay sau khi giao, người đối soát lập dòng cho từng mã lô của đợt đó. Họ ghi số cây bên giao đưa ra để đối chiếu, số người nhận xác nhận, số không nhận và số đang chờ quyết định. Mỗi con số đi cùng phiếu giao nhận, người kiểm và thời điểm. Nếu cùng một đợt có hai lô, người lập giữ hai dòng; họ không cộng trước rồi phân bổ ngược theo kế hoạch.
Người lập dùng hồ sơ lô để xác định mã của số cây được giao trong đợt. Biên nhận riêng từng đợt ghi người giao, người nhận, số thực tế và sai khác. Người đối soát so hai tài liệu đó với phân bổ đã được bên mua xác nhận. Kết quả của đợt có thể là đủ, thiếu, thừa, khác mã hoặc còn chờ; không nhất thiết mọi dòng phải mang cùng một trạng thái.
| Trạng thái | Nội dung người đối soát ghi | Ảnh hưởng tới tổng đơn |
|---|---|---|
| Đã nhận | Mã lô, số cây, người nhận và thời điểm | Được cộng vào số thực nhận lũy kế |
| Không nhận | Mã cây hoặc số lượng, lý do và người quyết định | Không được xóa khỏi số đã trình giao |
| Đang chờ | Phần cây, vị trí, người quản lý và việc cần xử lý | Giữ riêng, chưa cộng vào số nhận |
| Giao bổ sung | Tham chiếu đợt thiếu và thời điểm thực tế mới | Cộng ở đợt bổ sung, không sửa đợt cũ |
Chốt đợt bằng dữ liệu thực tế, không bằng tổng dự kiến
Người phụ trách chốt số liệu của đợt khi các bên biết mỗi nhóm cây đang ở trạng thái nào và ai chịu trách nhiệm cho phần chưa xong. Một số dòng còn chờ xử lý không phải lý do để sửa lại số cây đã giao và đã nhận. Nếu hồ sơ vẫn có thể thay đổi tự do chỉ vì toàn đơn chưa hoàn tất, các bên sẽ mất căn cứ để kiểm tra về sau. Tổng dự kiến vẫn nằm ở kế hoạch chung; bộ chứng từ của đợt chỉ phản ánh những gì đã thật sự xảy ra.
Sau khi chốt, nếu người lập phát hiện nhập nhầm số hoặc thiếu mã, họ bổ sung một ghi nhận điều chỉnh. Ghi nhận này nêu dữ liệu cũ, dữ liệu đúng, lý do, người xác nhận và thời điểm. Nguyên tắc là không sửa hồi tố nội dung cũ mà không giải thích. Nếu sai khác chưa đủ căn cứ xử lý, người lập để phần đó ở mục đang chờ thay vì chọn một con số có vẻ hợp lý để hoàn tất báo cáo.
Giao bổ sung thuộc thời điểm nó thực sự diễn ra
Khi đơn vị cung cấp giao bù phần thiếu của đợt trước, người đối soát lập một dòng giao bổ sung theo ngày giờ thực tế. Dòng mới ghi rõ đợt nào còn thiếu và bổ sung cho dòng nào, nhưng không cộng ngược cây vào biên nhận cũ. Người nhận xác nhận đúng mã lô và số thực tế của phần bổ sung. Nhờ vậy, người phụ trách cập nhật tổng lũy kế theo đúng thời điểm mà vẫn giữ nguyên lịch sử của cả hai đợt.
Nếu cây giao bổ sung mang mã lô khác, bên mua có thẩm quyền phải xác nhận việc thay đổi trước khi người đối soát ghi nó là phần hoàn thành yêu cầu cũ. Người giao không tự gán cây mới vào chỗ thiếu. Bản ghi cần nêu mã lô ban đầu, mã lô thay thế, số lượng được chấp thuận và phạm vi áp dụng. Phần không được chấp thuận vẫn ở trạng thái riêng, dù tổng số cây có mặt tại điểm nhận đã đủ.
Ghi quyết định đổi nguồn vào đúng đợt có hiệu lực
Khi bên mua đã duyệt giữ nguồn hiện tại hoặc dùng nguồn khác cho phần chưa giao, người đối soát không đánh giá lại quyết định. Họ ghi số văn bản hoặc mã xác nhận, người duyệt, thời điểm có hiệu lực và đợt đầu tiên được áp dụng. Từ đợt đó, dòng chứng từ ghi nguồn và mã lô mới; biên nhận của các đợt trước vẫn giữ nguyên.
Phần đang chờ của một đợt cũ chỉ được cập nhật theo quyết định đổi nguồn nếu văn bản nêu đích danh phạm vi đó. Nếu không, dòng đang chờ tiếp tục nằm trong hồ sơ của đợt ban đầu. Người lập không gộp dòng này vào số chưa giao, cũng không đổi mã lô cũ chỉ vì một nguồn khác được duyệt cho các đợt sau.
Tổng lũy kế là kết quả, không phải công cụ sửa số
Sau mỗi đợt, người đối soát cộng số đã nhận từ các dòng đã chốt và trình riêng số không nhận, số chờ cùng số chưa giao. Nếu tổng không bằng kế hoạch, chênh lệch phải còn nhìn thấy. Họ không phân bổ chênh lệch vào các đợt theo tỷ lệ và không chuyển một số cây từ đợt này sang đợt khác trên giấy. Tổng lũy kế chỉ tóm tắt các mốc thực tế đã được người nhận xác nhận.
Đến cuối đơn, bên mua có thể xem lại từng đợt mà không phải đoán con số nào đã bị thay đổi sau đó. Đợt thiếu vẫn thể hiện đúng số thiếu tại thời điểm giao; phần bù có biên nhận riêng; mỗi thay đổi nguồn có đợt bắt đầu áp dụng rõ ràng. Cách ghi này giúp các bên xử lý trách nhiệm theo đúng thời điểm, đồng thời giữ được một bản tổng kết có thể đối chiếu ngược với từng biên nhận.