Với đơn nhiều chủng loại, đủ tổng số cây chưa có nghĩa từng dòng hàng đã đúng. Người đối soát phải đặt cạnh nhau bốn căn cứ cho từng dòng chủng loại–lô–đợt: danh mục bên mua đã xác nhận, mã lô gắn trên cây hoặc ghi trong hồ sơ kèm theo, phiếu giao nhận và số cây người nhận đã đếm. Sai khác ở dòng nào được giữ tại dòng đó; không bù cây giữa hai chủng loại, hai lô hoặc hai đợt để làm tổng đơn cân bằng.
Trong đơn hàng nhiều chủng loại, tổng số cây có thể đúng nhưng từng phần người mua cần nhận vẫn sai. Chẳng hạn, một dòng giao thừa không làm biến mất phần thiếu của dòng khác; cây cùng tên nhưng khác mã lô cũng không mặc nhiên thay thế được cho nhau. Vì vậy, người phụ trách đối soát bắt đầu từ từng dòng đã được bên mua xác nhận, rồi mới cộng toàn đơn sau khi những dòng đó đã rõ.
Lập dòng đối chiếu theo chủng loại, lô và đợt
Mỗi dòng đối chiếu cần giữ nguyên tên chủng loại như trên danh mục, mã lô, đợt giao và nhóm đặc tính nếu đơn hàng đã tách nhóm. Với cây bóng mát, nhóm đặc tính có thể gồm cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ hoặc yêu cầu nâng hạ đã được hai bên ghi nhận. Người đối soát không tự đặt lại tên hoặc gộp hai dòng chỉ vì cây nhìn gần giống nhau. Việc chuẩn hóa tên chỉ thực hiện khi bên mua xác nhận cách gọi tương ứng.
Sau đó, người đối soát đưa vào cùng dòng số lượng đã đặt, số ghi trên phiếu giao nhận và số thực tế người nhận đếm được. Nếu phiếu chỉ có tổng theo xe hoặc tổng theo ngày, người lập phiếu phải bổ sung cách phân bổ theo từng chủng loại–lô–đợt. Người đối soát không chia tổng theo tỷ lệ ước đoán. Một con số không có căn cứ gắn đúng dòng được ghi là thiếu thông tin, thay vì được điền cho đủ biểu.
| Căn cứ | Thông tin giữ lại | Cách xử lý khi không khớp |
|---|---|---|
| Danh mục đã xác nhận | Chủng loại, nhóm đặc tính, mã lô dự kiến và số đặt | Giữ nguyên yêu cầu ban đầu để so |
| Nhận diện lô | Mã lô gắn trên số cây được giao | Tách riêng cây mất mã hoặc khác mã |
| Phiếu giao nhận | Số giao, người giao, người nhận và thời điểm | Yêu cầu bổ sung đúng dòng còn thiếu |
| Kết quả thực tế | Số nhận, số không nhận và phần chờ xử lý | Ghi sai khác tại chính chủng loại–lô–đợt |
Tên cây đúng nhưng mã lô sai vẫn là một sai khác
Khi tên chủng loại trùng với danh mục nhưng mã gắn trên cây khác mã lô trong phiếu, người nhận chưa nên xác nhận dòng đó là đã đủ. Người đối soát lập một dòng sai khác gồm mã dự kiến, mã quan sát được, số cây liên quan, người kiểm và thời điểm. Đại diện có thẩm quyền của bên mua quyết định có chấp nhận thay đổi hay không. Người giao hoặc người đối soát không được tự đổi mã trong bản ghi cho trùng với số cây đã giao đến.
Nếu một phần cây được thay thế bằng chủng loại hoặc lô khác theo quyết định đã có, người đối soát giữ cả dòng ban đầu lẫn dòng thay thế. Dòng ban đầu ghi số chưa thực hiện và căn cứ của quyết định; dòng thay thế ghi mã lô thực tế cùng phạm vi được chấp thuận. Cách ghi này cho thấy việc thay đổi đến từ ai, áp dụng cho bao nhiêu cây và vào thời điểm nào, thay vì làm cho danh mục ban đầu biến mất.
Không bù chéo giữa các dòng
Bù chéo thường xảy ra khi người lập báo cáo nhìn tổng số trước: chủng loại A thừa hai cây, chủng loại B thiếu hai cây, nên toàn đơn được ghi là đủ. Cách cộng đó bỏ qua mục đích sử dụng và quyết định mua của từng dòng. Người đối soát giữ hai sai khác riêng. Chỉ khi người có thẩm quyền của bên mua chấp thuận điều chỉnh danh mục, họ mới bổ sung bản ghi mới nêu rõ phần giảm, phần tăng và thời điểm có hiệu lực.
Nguyên tắc tương tự được áp dụng giữa hai lô của cùng một chủng loại và giữa hai đợt giao. Số thừa của lô sau không sửa được số thiếu đã ghi ở lô trước. Phần giao bổ sung được ghi ở thời điểm thực tế với căn cứ của nó. Người đối soát có thể trình tổng lũy kế để bên mua theo dõi tiến độ, nhưng tổng lũy kế luôn đi kèm các dòng thành phần, không thay thế chúng.
Ba phép so phải được làm riêng. Trước hết, tên cây và nhóm đặc tính phải khớp dòng danh mục đã xác nhận. Tiếp theo, mã gắn trên cây phải khớp hồ sơ của đúng lô và đợt giao. Cuối cùng, số thực nhận trên phiếu phải là số người nhận đã kiểm đếm tại thời điểm giao. Đúng một phép so không bù được cho hai phép còn lại.
Xử lý phần cây chưa xác định được dòng
Có trường hợp cây đã hiện diện tại điểm nhận nhưng người kiểm chưa xác định được nó thuộc dòng nào vì thiếu mã hoặc chứng từ ghi chung. Người nhận ghi phần đó là đang chờ xác minh, kèm vị trí giữ, số lượng, người đang chịu trách nhiệm và thời điểm. Người đối soát không phân bổ tạm vào dòng đang thiếu. Sau khi bên có trách nhiệm cung cấp căn cứ và người có thẩm quyền xác nhận, họ bổ sung kết quả mà vẫn giữ lại ghi nhận ban đầu.
Với phần không được nhận, người đối soát ghi lý do đúng như người có quyền đã xác nhận, mã lô, số lượng và cách quản lý phần cây đang chờ. Họ không xóa cây khỏi số giao chỉ vì cây chưa được tính vào số nhận. Ba trạng thái giao, nhận và chờ xử lý phục vụ ba câu hỏi khác nhau. Giữ chúng riêng giúp các bên thấy sai khác phát sinh trước, trong hay sau thời điểm người nhận kiểm đếm.
Chỉ cộng toàn đơn sau khi từng dòng đã rõ
Người phụ trách chỉ đánh dấu một dòng là hoàn tất khi danh mục, mã lô, phiếu giao nhận và số thực tế đã khớp, hoặc khi sai khác đã có quyết định xử lý hợp lệ và bản ghi phản ánh đúng quyết định đó. Nếu mới chỉ giao việc cho một người xử lý, dòng đó chưa được đánh dấu hoàn tất. Mỗi dòng lưu người kiểm và thời điểm. Khi cần sửa lỗi ghi chép, người lập bổ sung nội dung điều chỉnh và lý do, không thay số cũ mà không để lại dấu vết.
Bản tổng hợp cuối cùng nên trả lời ngay được ba câu hỏi: chủng loại nào đã nhận đủ đúng lô, dòng nào còn thiếu hoặc đang chờ, và ai đang xử lý phần sai khác. Khi bảng đối chiếu giữ đúng từng chủng loại–lô–đợt, bên mua không phải giải nghĩa một tổng số thiếu ngữ cảnh. Họ nhìn thấy đúng phần đã hoàn tất và đúng phần cần quyết định tiếp theo.