Bên mua đã có mẫu nghiệm thu được xác nhận, nên quyết định nguồn dự phòng không xét lại phần chuyên môn đã hoàn tất. Họ dùng mã tham chiếu của mẫu và kết luận xác minh có sẵn để xem xét một cặp lô chính–dự phòng cụ thể. Quyết định chỉ nêu phạm vi thay thế, chênh lệch được chấp thuận, sự kiện kích hoạt, thời hạn hiệu lực và người mua có thẩm quyền. Người điều phối viện dẫn đúng căn cứ đã có, không bổ sung cây, không đổi lô và không suy rộng kết luận ra ngoài phần đã được xác minh.
Trong hồ sơ phê duyệt nguồn dự phòng, người điều phối chỉ viện dẫn mã của mẫu đã xác nhận và kết luận chuyên môn đã có. Nhóm phụ trách nguồn không xem lại cây, không sửa nội dung mẫu và không tạo thêm kết luận. Người điều phối lấy đúng cặp lô cùng phạm vi đã được xác minh trước để trình bên mua. Nếu mã lô hoặc phần cây không nằm trong kết luận có sẵn, phần đó không được đưa vào phê duyệt này.
Xác định rõ căn cứ trước khi xin phê duyệt
Hồ sơ để bên mua quyết định gồm mã mẫu đã xác nhận, kết luận xác minh có sẵn, cặp lô chính–dự phòng và phạm vi mà kết luận bao phủ. Người điều phối ghi nguyên các thông tin ấy, không thay bằng mô tả chung về nguồn hoặc nhận xét rằng cây giống mẫu. Bên mua nhờ vậy biết mình đang quyết định trên phần nào và không vô tình cấp quyền cho một lô khác có mã gần giống.
Nếu kết luận có sẵn chia lô dự phòng thành nhiều phần, mỗi phần giữ nguyên giới hạn khi trình phê duyệt. Bên mua có thể chấp thuận một phần, từ chối một phần hoặc chưa quyết định phần còn lại. Người điều phối không ghép các phần để đạt đủ số lượng và không coi sự chấp thuận một phần là chấp thuận toàn lô. Phạm vi chưa có quyết định tiếp tục nằm ngoài quyền thay nguồn.
| Trường | Nội dung được dùng | Giới hạn |
|---|---|---|
| Căn cứ có sẵn | Mã mẫu và kết luận xác minh đã có | Không xét lại nội dung chuyên môn |
| Cặp lô | Lô chính và lô dự phòng cụ thể | Không áp sang mã lô khác |
| Phần thay | Nhóm cây và số lượng tối đa | Không vượt phạm vi đã xác minh |
| Quyền sử dụng | Sự kiện, thời hạn và người có thẩm quyền | Không phát sinh từ suy đoán |
Chỉ chấp thuận những chênh lệch đã được nêu
Kết luận có sẵn có thể ghi các chênh lệch giữa lô dự phòng và mẫu đã xác nhận. Bên mua quyết định chênh lệch nào được chấp thuận cho phần đơn đang xét. Quyết định cần nêu từng nội dung cụ thể, không thay bằng một câu công nhận chung. Người điều phối không bổ sung nhận định và không xem sự im lặng về một chênh lệch là đồng ý. Nội dung không được nhắc tới vẫn nằm ngoài phạm vi phê duyệt.
Khi một chênh lệch vượt giới hạn đã có trong kết luận, quy trình phê duyệt này dừng ở việc ghi nhận rằng căn cứ chưa đủ. Người mua có thẩm quyền có thể từ chối hoặc hoãn quyết định; họ không sửa kết luận chuyên môn trong cùng hồ sơ. Nếu sau đó xuất hiện căn cứ mới, bên mua dùng căn cứ ấy cho một quyết định khác. Ranh giới này giữ phần phê duyệt tách khỏi phần chuyên môn đã hoàn tất.
Gắn quyền thay nguồn với một sự kiện rõ
Bên mua mô tả sự kiện kích hoạt bằng tình huống cụ thể của lô chính, kèm người được giao xác nhận và thời điểm ghi nhận. Việc lô dự phòng đã có kết luận phù hợp không tự tạo quyền sử dụng trước khi sự kiện xảy ra. Ngược lại, sự kiện đã xảy ra cũng không áp sang phần ngoài cặp lô được nêu. Người điều phối chỉ ghi nhận thông tin về sự kiện và trình bên mua, không quyết định thay cho bên mua.
Giới hạn thời hạn và người có thẩm quyền
Quyết định ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc hiệu lực. Mốc này cho biết trong khoảng nào sự kiện có thể làm phát sinh quyền thay nguồn. Khi quyết định đã hết hạn, mã mẫu và cặp lô vẫn có thể được viện dẫn trong hồ sơ khác, nhưng quyền sử dụng cũ không còn. Muốn tiếp tục, người mua có thẩm quyền phải xem tình trạng hiện tại và ghi một quyết định mới.
Bên mua chỉ định người phê duyệt, người thay thế nếu có và điều kiện sử dụng quyền thay thế. Người điều phối ghi kết quả; đơn vị cung cấp không tự nhận quyền vì đang giữ lô dự phòng. Nếu nhiều người cùng phản hồi, quy tắc phân quyền của bên mua xác định ý kiến có hiệu lực. Một phản hồi không nêu cặp lô, phạm vi hoặc thời hạn chưa đủ để trở thành quyết định sử dụng nguồn thay.
Quyết định có thể kết thúc theo ba cách: được kích hoạt đúng phạm vi, bị bên mua thu hồi hoặc hết thời hạn mà chưa sử dụng. Người điều phối ghi trạng thái cùng thời điểm để đợt xử lý sau không dùng nhầm quyết định đã kết thúc. Nếu lô chính thay đổi, lô dự phòng đổi mã hoặc số lượng cần thay vượt giới hạn, bên mua không sửa hồi tố quyết định cũ; họ ban hành quyết định mới trên căn cứ phù hợp với tình trạng hiện tại.
Mẫu đã xác nhận giúp các bên nhận đúng căn cứ chuyên môn, nhưng không thay vai trò của người mua trong quyết định nguồn. Bên mua vẫn phải chọn đúng cặp lô, đúng phần, đúng chênh lệch, đúng sự kiện và đúng thời hạn. Khi người điều phối chỉ viện dẫn kết luận có sẵn và không suy rộng sang phần khác, quyết định giữ được giá trị của mẫu mà không biến khâu phê duyệt thành một vòng xác minh mới.