Với đơn chia thành nhiều đợt, bên mua không dùng một phê duyệt nguồn dự phòng cho toàn bộ thời gian thực hiện. Cặp lô chính–dự phòng đã được xác minh trước là căn cứ cố định; quyết định của bên mua chỉ xác định đợt nào được thay, số lượng tối đa, chênh lệch được chấp thuận, sự kiện kích hoạt, thời hạn hiệu lực và người có thẩm quyền. Người điều phối trình đúng các nội dung có sẵn và ghi lại kết quả, không áp sang lô khác. Mỗi đợt vì thế có một phạm vi quyết định độc lập, không suy rộng từ quyết định trước.
Một nguồn dự phòng có thể đã được xác minh cho toàn đơn, nhưng quyền dùng nguồn đó vẫn cần được bên mua cấp riêng cho từng đợt. Trước khi quyết định, người điều phối đưa đúng cặp lô chính–dự phòng đã có căn cứ vào hồ sơ trình duyệt, kèm số lượng và đợt dự kiến. Bên mua xem phạm vi thay thế, chênh lệch đã được nêu, sự kiện kích hoạt và thời hạn hiệu lực. Nếu thiếu một trong các nội dung này, quyết định chưa đủ rõ để áp dụng cho phần đơn cụ thể.
Chốt cặp lô và phạm vi của từng đợt
Cặp lô đưa ra phê duyệt phải là cặp đã được xác minh trước. Người điều phối không bổ sung nguồn khác, không đổi mã lô và không diễn giải lại kết luận chuyên môn. Họ chỉ nêu lô chính nào có thể được thay bằng lô dự phòng nào trong đợt đang xét. Bên mua quyết định số cây tối đa được chuyển, nhóm cây thuộc phạm vi và phần nào vẫn giữ lô chính. Cách ghi này ngăn một quyết định cho số lượng nhỏ bị hiểu thành quyền thay toàn bộ đợt.
| Trường quyết định | Nội dung cần nêu | Giới hạn |
|---|---|---|
| Cặp lô | Mã lô chính và mã lô dự phòng đã xác minh | Không áp sang lô khác |
| Phạm vi thay | Số lượng, nhóm cây và đợt áp dụng | Không vượt phần được ghi |
| Chênh lệch chấp thuận | Sai khác mà bên mua đồng ý | Không suy rộng sang phần khác |
| Hiệu lực | Sự kiện, thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc | Hết hạn cần quyết định mới |
Phê duyệt một phần là lựa chọn độc lập, không phải bước đệm dẫn tới thay toàn bộ. Nếu bên mua chỉ chấp thuận một nhóm cây hoặc một phần số lượng, người điều phối ghi rõ phần đó trong phạm vi thay thế của chính đợt đó. Phần còn lại chưa được phép chuyển sang lô dự phòng. Quyết định này không tự động áp dụng cho đợt sau, kể cả khi vẫn dùng cùng cặp lô, vì phạm vi và thời hạn được ghi riêng cho đợt đang xét.
Ghi rõ chênh lệch mà bên mua chấp thuận
Kết luận xác minh có sẵn có thể nêu những chênh lệch giữa lô chính và lô dự phòng. Người phê duyệt của bên mua chọn chấp thuận hoặc không chấp thuận từng chênh lệch trong phạm vi đợt, thay vì dùng một câu đồng ý chung. Người điều phối chép đúng nội dung đã được chấp thuận vào quyết định; họ không tự rút gọn thành nhận xét như tương đương hoặc phù hợp. Một chênh lệch không được nêu vẫn nằm ngoài quyền thay thế.
Nếu yêu cầu của đợt thay đổi sau khi cặp lô đã được xác minh, người điều phối không kéo kết luận cũ sang yêu cầu mới. Họ trình rõ phần thay đổi cho bên mua và giữ quyết định hiện tại trong phạm vi ban đầu. Bên mua có thể thu hẹp số lượng, giữ lô chính hoặc yêu cầu một quyết định khác sau khi có đủ căn cứ. Việc cần xử lý nhanh không trao cho người điều phối quyền nới các chênh lệch đã được chấp thuận.
Kích hoạt bằng sự kiện và trong thời hạn đã định
Sự kiện kích hoạt phải mô tả được tình huống cụ thể của lô chính trong đúng đợt. Quyết định nêu người chịu trách nhiệm xác nhận sự kiện, thông tin tối thiểu người đó phải ghi và thời điểm sự kiện được xem là đã xảy ra. Lo ngại chung về tiến độ, đề nghị từ bên cung cấp hoặc mong muốn thay cho thuận tiện không tạo quyền kích hoạt. Khi sự kiện chỉ ảnh hưởng một phần, quyền thay cũng chỉ phát sinh cho phần đã nêu.
Thời hạn hiệu lực xác định khoảng mà quyết định có thể được kích hoạt. Bên mua có thể chọn một mốc ngày giờ hoặc một mốc gắn với đợt, nhưng phải ghi rõ điểm bắt đầu và kết thúc. Nếu sự kiện xuất hiện sau khi hết hạn, người điều phối trình lại cho người có thẩm quyền; họ không dùng quyết định cũ vì cặp lô và nội dung có vẻ giống nhau. Quyền chưa được dùng cũng tự kết thúc khi thời hạn kết thúc.
Tách người xác nhận sự kiện khỏi người phê duyệt
Bên mua chỉ định người xác nhận sự kiện, người có quyền phê duyệt và người được phép ghi nhận việc kích hoạt. Một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò nếu văn bản phân quyền cho phép, nhưng quyền không phát sinh từ chức danh vận hành hoặc từ việc biết sự việc sớm. Nếu người phê duyệt vắng mặt, người thay thế chỉ quyết định khi điều kiện ủy quyền đã được nêu. Sự im lặng hoặc phản hồi không rõ phạm vi không được coi là chấp thuận.
Khi sự kiện thay đổi trước lúc quyết định được kích hoạt, người điều phối trình tình trạng mới cho người phê duyệt. Bên mua có thể giữ quyết định, thu hẹp phạm vi hoặc hủy quyền thay. Nếu thay đổi lô, số lượng, đợt, chênh lệch hoặc thời hạn, bên mua ban hành một quyết định mới; người điều phối không sửa hồi tố quyết định đã ban hành. Nhờ đó, các bên xác định được quyết định đang có hiệu lực tại từng thời điểm.
Người điều phối soạn hồ sơ quyết định ngắn nhưng đủ rõ: cặp lô nào, phần nào được thay, chênh lệch nào đã được chấp thuận, sự kiện nào làm phát sinh quyền, quyền tồn tại đến khi nào và ai đã quyết định. Họ giữ các quyết định theo từng đợt để không dùng nhầm phạm vi. Hồ sơ này chỉ ghi quyền thay nguồn; các công việc thực hiện sau đó thuộc quy trình khác.
Đơn giao theo đợt linh hoạt nhất khi bên mua có thể thay đúng phần đang bị ảnh hưởng mà không làm thay đổi những đợt còn lại. Mỗi quyết định phê duyệt đứng độc lập, có giới hạn và có người chịu trách nhiệm. Cặp lô đã được xác minh giúp rút ngắn nội dung cần xem, còn quyết định theo đợt bảo đảm quyền thay không lan sang số lượng hoặc thời gian mà bên mua chưa chấp thuận.