Với nhóm cau và dừa cảnh, đơn hàng có nhiều điểm giao không thể được chuẩn bị từ một danh sách nguồn chung. Bên mua cần ghép địa chỉ, danh mục, tiêu chí nhận và thời gian dỡ của từng nơi với lô có thể phục vụ. Kết quả phải là bảng nối lô–điểm giao–người nhận, trạng thái xác minh và nguồn dự phòng theo điểm. Nhờ đó, người điều phối có thể phân lô và tuyến mà không đánh đồng mọi yêu cầu.
Cùng là cau hoặc dừa cảnh, nhưng một điểm giao có thể cần cây đồng đều cho lối vào, trong khi điểm khác chấp nhận dải quy cách rộng hơn cho khuôn viên phụ. Lịch nhận, khả năng dỡ và người có quyền ký cũng có thể khác. Một nguồn phù hợp với điểm này chưa chắc phù hợp với điểm khác. Vì vậy, danh sách nguồn phải được lập từ nhu cầu của từng nơi, không phải từ một tổng số chung.
Khóa đầu vào của từng nơi trước khi hỏi nguồn
Bên mua nên tách mỗi điểm thành một dòng có địa chỉ, danh mục cho từng điểm, số lượng, cách đọc quy cách và tiêu chí nhận. Người phụ trách cũng ghi cửa sổ giao, chỗ xe dừng, thiết bị dỡ và đầu mối nhận. Nếu một nơi chỉ nhận theo khu vực hoàn thành, dòng yêu cầu phải nói rõ phần nào được giao trước. Nhờ vậy, đầu mối nguồn không phải tự suy đoán khi đề xuất lô.
Với nhóm cau và dừa cảnh, người kiểm cần thống nhất cách xem chiều cao, thân, ngọn, bẹ lá, tán và bầu cây nếu các đặc tính này ảnh hưởng tới việc nhận. Cùng một tên cây nhưng dải quy cách khác nhau có thể dùng cho các vị trí khác nhau. Người phụ trách không gộp hai dải chỉ để đủ số lượng; họ phải gắn từng dải với điểm có thể nhận.
| Phần theo dõi | Nội dung cần có | Quyết định hỗ trợ |
|---|---|---|
| Điểm giao | Địa chỉ, danh mục, tiêu chí nhận | Lô nào có thể phục vụ |
| Lô đề xuất | Mã lô, nhóm cây, phần đã kiểm | Phân lô và số lượng |
| Người nhận | Họ tên, phạm vi ký, kênh liên lạc | Ai xác nhận khi giao |
| Phương án bù | Nguồn dự phòng, điều kiện dùng | Xử lý phần thiếu đúng nơi |
Chia trạng thái xác minh theo lô, không theo tên vườn
Mỗi nguồn có thể được ghi theo ba trạng thái thực dụng: chưa đủ thông tin, đã xem nhưng còn điều kiện, hoặc đã có căn cứ cho một điểm cụ thể. Trạng thái xác minh đi kèm mã lô, người kiểm, thời điểm và phạm vi đã xem. Việc đã từng làm việc với một đầu mối không thay thế cho việc xác minh lô đang được đề xuất.
Nếu chỉ kiểm một phần, bên mua cần chốt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Khi các điều kiện này chưa được thống nhất, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Phần chưa xác minh phải đứng yên trên bảng, không được đi nhờ trạng thái của lô bên cạnh.
Tách nguồn dự phòng theo điểm giao
Nguồn dự phòng theo điểm phải đáp ứng tiêu chí của chính điểm đó, không chỉ có cùng tên cây. Người phụ trách ghi lý do kích hoạt, số lượng bù, lô thay và phần bằng chứng còn thiếu. Nếu lô thay chưa được xem, nó không được thừa hưởng kết quả của nguồn chính. Cách ghi này giúp bên mua phân biệt việc bù thiếu với việc tự ý đổi tiêu chuẩn.
Xếp tuyến từ cây đã có đích
Tuyến xe chỉ được xếp sau khi phần cây trên xe đã có đích đến rõ ràng. Người điều phối dùng thời gian dỡ, khả năng tiếp nhận và thứ tự điểm để chia chuyến; họ không đổi lô giữa hai nơi chỉ vì xe còn chỗ. Trước khi rời nơi tập kết, danh sách bốc phải cho thấy mã lô, số cây, điểm giao và đầu mối nhận.
Khi giao, người nhận chỉ xác nhận phần thuộc phạm vi của mình: mã lô, số dỡ và kết quả quan sát. Sai khác được ghi theo đúng điểm thay vì gộp vào biên bản chung của chuyến. Trong phạm vi kết nối nguồn cây và điều phối giao nhận, SADECX có thể cùng bên mua sắp xếp các mối nối này từ dữ liệu thực tế được cung cấp. Việc còn lại sau mỗi chuyến cũng phải được ghi theo từng nơi: số thiếu, lô chờ bù và người xác nhận ở lần sau. Mỗi điểm giao vì thế có một kết quả giải thích được, thay vì một tổng số không chỉ ra cây đã đến đâu.