Lập danh sách nguồn cần xác minh cho nhóm cau và dừa cảnh khi đơn hàng khóa mẫu nghiệm thu từ đầu đòi hỏi mỗi lô phải được so với đúng mã mẫu và phiên bản. Bên mua cần ghi cách đo, sai số, phạm vi áp dụng và đặc tính phải xem đối với cau, dừa. Ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô là căn cứ để nhận, phân nhóm hay thay lô. Một nguồn chỉ được xem là phù hợp trong phạm vi đã được kiểm.
Khóa mẫu từ đầu giúp các bên có cùng căn cứ, nhưng chỉ khi mẫu đó có danh tính rõ. Một tấm ảnh trong nhóm trao đổi không nói được cách đo, sai số hay nhóm cây áp dụng. Khi lập danh sách nguồn cau và dừa cảnh, bên mua phải biết lô nào đã được so với mã mẫu nào. Nếu thiếu mối nối này, tình trạng “đã xem” không đủ để ra quyết định.
Biến mẫu thành căn cứ có thể dùng lại
Bộ mẫu nên có mã mẫu, phiên bản, ngày hiệu lực, ảnh tổng thể, ảnh chi tiết và người phê duyệt. Phạm vi áp dụng phải nói rõ chủng loại, dải quy cách, vị trí sử dụng hoặc phần đơn hàng. Bên mua phải coi mỗi lần sửa mẫu là một phiên bản mới, dù thay đổi trông có vẻ nhỏ. Phiên bản cũ được giữ lại để giải thích những lô đã đối chiếu trước đó.
Cách đo và sai số phải được ghi bằng lời mà người kiểm tại nguồn có thể làm lại. Với cau và dừa cảnh, bên mua có thể cần xem chiều cao theo mốc nào, thân, tình trạng ngọn, bẹ lá, độ cân tán và bầu cây. Tiêu chí nào không ảnh hưởng tới quyết định thì không nên được thêm chỉ để bộ mẫu trông dày hơn.
Sàng nguồn theo khả năng tái lập mẫu
Khi trao đổi với từng đầu mối, người phụ trách yêu cầu nhận diện lô đề xuất, số cây trong phạm vi xem và khả năng tách nhóm theo sai số đã chốt. Một cây đẹp hơn mẫu không tự động là cây phù hợp hơn. Chẳng hạn, cây có tán lớn hơn có thể không phù hợp với khoảng lùi, cách vận chuyển hoặc nhịp bố trí đã chốt. Người kiểm phải so theo căn cứ, không theo cảm giác hình thức.
Danh sách nguồn nên ghi tách từng mã lô, phiên bản đã dùng và trạng thái xác minh. Nếu chỉ một phần lô nằm trong sai số, phần đó nhận một kết quả riêng; phần còn lại được ghi là chưa phân nhóm hoặc chưa thay. Người phụ trách không ghi cả nguồn là phù hợp chỉ vì đã tìm thấy một nhóm đạt.
Đối chiếu mẫu và lô trong cùng một lần xem
Người kiểm mang đúng phiên bản mẫu tới vị trí lô, chụp ảnh có mã nhận diện và ghi sai khác theo từng đặc tính. Khi chọn một phần để xem, bên mua cần duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Nếu chưa đủ bốn nội dung, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm.
Ảnh mẫu và biên bản đối chiếu từng lô cần cho thấy cùng mã mẫu, mã lô, ngày xem và người kiểm. Bên mua giữ cả ảnh tổng thể lẫn chi tiết có khả năng làm thay đổi kết luận. Ảnh chụp từ lần trước không được dùng cho lô thay mới nếu không xác định được cây vẫn là phần đã xem.
| Kết quả | Căn cứ phải có | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Nhận | Nằm trong phạm vi mẫu và sai số | Giữ mã lô tới giao nhận |
| Phân nhóm | Chỉ một phần phù hợp hoặc có khác biệt đã được duyệt | Tách thẻ và số lượng |
| Thay lô | Không đạt đặc tính có ảnh hưởng | Mở lần đối chiếu mới |
Khóa quyết định mà không xóa lịch sử
Người có thẩm quyền chọn nhận, phân nhóm hay thay lô và ghi rõ số cây chịu tác động. Nếu mẫu được sửa sau đó, các lô đã xem vẫn giữ phiên bản cũ; lô chưa xem dùng phiên bản mới khi có chỉ dẫn. Không ai nên phải đoán một lô đang ở phiên bản nào. Cách ghi rõ này cũng ngăn việc đổi căn cứ sau khi đã thấy kết quả.
Trong phạm vi nguồn cây và chuỗi cung ứng, SADECX có thể phối hợp sắp xếp mã lô, ảnh và lần đối chiếu từ thông tin thực tế các bên cung cấp. Quyết định nghiệm thu vẫn thuộc về đầu mối có thẩm quyền của bên mua theo căn cứ đã chốt. Danh sách nguồn tốt không hứa mọi cây sẽ giống hệt mẫu; nó cho biết lô nào đã được xem, trong giới hạn nào và ai chịu trách nhiệm cho bước kế tiếp.