Duyệt cây mẫu tại vườn cho nhóm cau và dừa cảnh khi đơn hàng nhiều chủng loại phải tạo được một mẫu đối chiếu có mã và giới hạn cho từng nhóm cần quyết định. Bên mua dùng danh mục, quy cách và mã lô theo từng chủng loại để tách nguồn, mẫu, phương án thay thế và thứ tự gom. Người kiểm không áp kết quả của cau này cho dừa khác hoặc dùng một cây đẹp để đại diện cho nhiều dải quy cách. Bảng đối chiếu từng chủng loại-lô-đợt giữ mối nối từ mẫu đã duyệt tới phần cây được chuẩn bị giao.
Đơn nhiều chủng loại thường gặp tình huống cùng một chuyến có vài nhóm cau, một nhóm dừa và các dải quy cách khác nhau. Nếu người phụ trách chỉ duyệt “một cây cau mẫu” rồi chuyển ảnh cho cả đơn, đội gom rất dễ chọn nhầm nhóm có dáng gần giống. Tên gọi gần nhau không làm hai nhóm cây trở thành một đối tượng kiểm. Mỗi dòng có ảnh hưởng tới bố trí, vận chuyển hoặc nghiệm thu cần một căn cứ đủ cụ thể để người khác có thể dùng đúng.
Tách danh mục trước khi bước vào vườn
Bên mua sắp danh mục theo chủng loại, tên thống nhất, quy cách, số lượng, vị trí sử dụng và nguồn đang được đề xuất. Nếu một chủng loại có hai dải chiều cao hoặc cách đọc thân khác nhau, hai dải đứng ở hai dòng. Mã lô theo từng chủng loại chỉ được thêm sau khi xác định cây thực tế; mã không nên được cấp trước rồi dùng lại cho phần cây khác chỉ vì cùng tên.
Người phụ trách đánh dấu dòng nào cần mẫu riêng và dòng nào có thể dùng chung một căn cứ đã được bên mua chấp thuận. Điều kiện dùng chung phải rõ: cùng chủng loại, cùng dải quy cách, cùng cách kiểm và không có khác biệt làm thay đổi quyết định. Nếu thiếu một điều kiện, họ tách mẫu. Mẫu đi cùng dòng hàng, không đi cùng trí nhớ của người chọn cây.
- Tên chủng loại được thống nhất giữa danh mục, thẻ lô và biên bản.
- Mỗi dải quy cách có một hàng thông tin riêng nếu cách nhận khác nhau.
- Nguồn và vị trí lô được ghi tại thời điểm duyệt mẫu.
- Phạm vi áp dụng của ảnh mẫu được ghi ngay cạnh mã mẫu.
Duyệt mẫu theo từng nhóm có thể làm đổi quyết định
Tại vườn, người kiểm đặt thẻ có mã mẫu cạnh cây và ghi mã lô, ngày duyệt, góc chụp cùng đặc tính đã xem. Với cau và dừa cảnh, các trường có thể gồm chiều cao theo mốc đã chốt, thân, ngọn, bẹ lá, tán và bầu cây nếu liên quan tới việc nhận. Một đặc tính không áp dụng cho nhóm nào thì được đánh dấu không áp dụng; không nên để trống vì người dùng sau đó không biết đã bỏ sót hay đã chủ động loại ra.
Khi lô có nhiều cây, bên mua chốt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Người kiểm phân bố cây mẫu theo phần lô, không dồn vào hàng dễ tiếp cận. Nếu chưa thống nhất đủ bốn nội dung, họ chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Kết quả của một chủng loại không được chuyển sang chủng loại khác dù hai nhóm đứng cạnh nhau hoặc được giao cùng một chuyến.
| Dòng cần nối | Thông tin giữ lại | Sai khác cần tách |
|---|---|---|
| Chủng loại–mẫu | Tên, mã mẫu, phạm vi | Dùng nhầm mẫu của nhóm khác |
| Mẫu–lô | Mã lô, nguồn, ngày duyệt | Lô thay chưa được xem |
| Lô–đợt | Số được chọn, đợt gom, trạng thái | Trùng hoặc thiếu số lượng |
| Đợt–quyết định | Người duyệt, phần nhận, phần giữ | Tự thay mà chưa có căn cứ |
Xếp thứ tự gom theo mức sẵn sàng của từng dòng
Sau khi duyệt, mỗi dòng có một trạng thái: đủ căn cứ để gom, cần xem thêm, chờ quyết định sai khác hoặc chưa có lô phù hợp. Người điều phối xếp thứ tự gom từ trạng thái này cùng lịch giao, không chỉ từ vị trí địa lý của vườn. Một lô đứng gần xe nhưng chưa nối được với mẫu không nên được bốc trước để tiết kiệm thời gian. Phần đã sẵn sàng có thể đi trước nếu bên mua cho phép chia đợt.
Nếu một dòng thiếu số lượng, người phụ trách mở phương án tách nguồn. Nguồn bổ sung nhận mã lô riêng và được so với đúng mẫu của dòng đó. Thay nguồn không được biến thành thay luôn căn cứ. Khi lô bổ sung có khác biệt vẫn có thể sử dụng, người có thẩm quyền quyết định phân nhóm, đổi vị trí hoặc không nhận; đội gom không tự gộp vì muốn đủ chuyến.
Kiểm lại mối nối trước khi cây rời nguồn
Trước lúc bốc, người phụ trách đọc từng dòng trên danh sách: chủng loại, mã mẫu, mã lô, số cây, đợt và điểm giao. Thẻ trên cây hoặc nhóm cây phải nối được với dòng tương ứng. Nếu phát hiện cây đổi vị trí, họ cập nhật vị trí nhưng giữ nguyên mã; nếu phát hiện thay cây, họ ghi cây mới và lần kiểm liên quan. Mọi phần chưa rõ được giữ lại thay vì sửa tên cho khớp danh sách.
Trong phạm vi nguồn cây Sa Đéc và điều phối chuỗi cung ứng, SADECX có thể cùng bên mua tổ chức bảng đối chiếu từ danh mục và bằng chứng thực tế được cung cấp. Bên mua vẫn là đầu mối xác nhận mẫu, sai số và quyết định nghiệm thu theo trách nhiệm của mình. Khi mỗi chủng loại có một đường nối rõ từ mẫu tới lô và đợt gom, đơn nhiều nhóm không còn phụ thuộc vào việc một người nhớ cây nào đã được duyệt.