Mỗi lần tăng, giảm hoặc điều chuyển cây thuê đều phải kiểm tra lại yêu cầu không rò rỉ nước ra sàn. Cùng một chậu có thể phù hợp ở khu lát đá nhưng không phù hợp trên bề mặt gỗ hoặc cạnh lối đi; một vị trí mới cũng có thể làm tuyến mang nước dài hơn và khó kiểm soát hơn. Trước ngày áp dụng, hai bên cần chốt cấu hình chậu–khay, thao tác tưới, điểm thoát, cách xử lý sự cố và chi phí liên quan. Biên nhận sau thay đổi phải nối được từng vị trí với ảnh khay/chậu và lịch chăm đang áp dụng.
Điểm cần duyệt đầu tiên không phải là cây đẹp hay không mà là bộ chậu có làm việc an toàn tại mặt sàn cụ thể hay không. Người khảo sát xem đáy chậu, khay hứng, lớp kê, khe thoát và khoảng cách tới luồng đi bộ. Nếu sàn có mối nối, vật liệu nhạy với ẩm hoặc độ dốc đưa nước ra lối đi, những đặc điểm đó phải xuất hiện trong phương án đặt chậu.
Vị trí mới cần được duyệt từ mặt sàn lên tới miệng chậu
Danh sách vị trí thêm/bớt nên ghi loại chậu, kích thước khay, cách kê và mặt sàn tương ứng. Không nên dùng một mô tả chung cho cả sảnh nếu từng khu có vật liệu khác nhau. Ảnh khay/chậu chụp lúc bàn giao cần cho thấy đáy, khay và khoảng hở quanh chậu, bên cạnh một ảnh toàn cảnh để nhận ra đúng điểm đặt. Cách chụp này hữu ích hơn ảnh chỉ tập trung vào tán lá.
Khi chọn một điểm mới, người khảo sát cũng xem tuyến mang nước từ nơi lấy nước tới chậu và đường đưa nước thừa về điểm thoát. Bình hoặc xe tưới đi qua đâu, có giao cắt với giờ khách ra vào hay không, và có chỗ đặt tạm an toàn hay không đều ảnh hưởng tới thao tác. Nếu không thể mang nước qua sảnh trong giờ hoạt động, lịch chăm phải được điều chỉnh trước khi vị trí được chấp nhận.
Cách tưới phải được sửa khi danh mục thay đổi
Thêm cây làm thay đổi khối lượng của một lượt chăm, nhưng không có nghĩa mỗi chậu nhận cùng một lượng nước. Nhân sự kiểm tra tình trạng giá thể và dấu hiệu quan sát được trước khi thao tác theo hướng dẫn đã thống nhất. Nhật ký tưới cần nối ngày, vị trí, việc đã làm và bất thường; con số về nước chỉ được dùng khi hai bên có cách đo phù hợp. Ghi “đã tưới toàn bộ” không đủ để xử lý khi chỉ một khu xuất hiện nước trên sàn.
| Tình huống | Xử lý tại hiện trường | Phần cần ghi lại |
|---|---|---|
| Nước trong khay gần đầy | Dừng bổ sung nước và xử lý theo thao tác đã thống nhất | Mã vị trí, thời điểm, tình trạng khay và việc đã làm |
| Nước xuất hiện ngoài chậu | Khoanh vùng, giữ lối đi an toàn và báo đầu mối | Ảnh hiện trường, thao tác gần nhất và người đã nhận tin |
| Không dùng được điểm thoát | Không xả ở vị trí chưa được phép; xin phương án khác | Điểm bị chặn, lựa chọn được duyệt và phần chưa hoàn tất |
| Chậu mới không vừa khay | Chưa đưa vào sử dụng tại điểm đặt | Sai khác kích thước và phương án thay thế |
Một sự cố phải được xử lý theo thứ tự: bảo vệ người đi lại và bề mặt, ghi nhận hiện trường, thông báo đầu mối, rồi mới xác định nguyên nhân và trách nhiệm. Vệt nước có thể đến từ tưới, vệ sinh, nước mang theo từ bên ngoài hoặc một nguồn khác. Nếu chưa có đủ dữ kiện, biên nhận chỉ ghi hiện tượng và các bước đã làm. Kết luận vội dễ khiến lần xử lý sau đi sai hướng.
Thu hồi chậu phải trả lại được mặt bằng
Khi bớt cây, đội thực hiện cần kiểm tra cả vị trí vừa thu hồi. Nước có thể còn trong khay, đất có thể rơi ở chân chậu và dấu ẩm có thể bị che cho tới khi chậu được nhấc lên. Người nhận tại sảnh xác nhận bề mặt đã được làm sạch và ghi lại bất thường nếu có. Việc này đóng phần bàn giao mặt bằng, không thay thế bước tìm nguyên nhân khi phát hiện hư hại.
Nếu một cây được điều chuyển thay vì thu hồi, cấu hình chậu–khay và hướng dẫn tưới phải đi theo vị trí mới, không chỉ đi theo tên cây. Điều kiện sàn và tuyến mang nước ở nơi mới có thể khác hẳn. Danh mục nên giữ mã cây hoặc chậu, điểm cũ, điểm mới, ngày chuyển và người duyệt để lượt chăm kế tiếp không tiếp tục dùng cách làm của vị trí cũ.
Ngày áp dụng nên trùng với lúc cây–chậu được bàn giao và cấu hình kiểm soát nước đã được xác nhận. Nếu chậu đã đến nhưng khay đúng quy cách chưa có, vị trí đó cần được ghi là chờ hoàn tất, không coi như đã đưa vào sử dụng. Chi phí liên quan tới vật tư hoặc lượt xử lý thêm chỉ được ghi theo báo giá, phụ lục hoặc xác nhận của người có thẩm quyền.
Trong phạm vi thuê cây, SADECX có thể ghi cấu hình cây–chậu–khay, hướng dẫn thao tác đã thống nhất, nhật ký tưới và tình trạng quan sát được sau mỗi lượt. Khách hàng xác nhận yêu cầu của mặt sàn, tuyến được phép mang nước, điểm thoát và người duyệt xử lý khi có sự cố. Không bên nào nên khẳng định nguyên nhân chỉ từ một vệt nước; cần giữ hiện trường, thời điểm và các thao tác gần nhất để kiểm tra.
Thay đổi số lượng mà vẫn kiểm soát được nước đòi hỏi từng vị trí mới có cấu hình riêng và từng vị trí rút đi có biên nhận mặt bằng. Khi ảnh, nhật ký và danh mục cùng nói rõ cây nào đang ở đâu, người quản lý có thể phát hiện ngoại lệ sớm và xử lý đúng điểm. Một câu cam kết chung về “không rò nước” không thay được các điều kiện cụ thể đó.