Một cây được thêm đúng vị trí nhưng gắn sai bộ phận vẫn có thể khiến chứng từ không sử dụng được. Khi sảnh có nhiều đơn vị cùng dùng, yêu cầu tăng giảm phải nối từng vị trí với mã bộ phận hoặc cost center, kỳ tính, ngày áp dụng và quy tắc cho khu dùng chung. Báo giá, phụ lục thay đổi, biên nhận bàn giao và hóa đơn cần dùng cùng một cách chia. SADECX có thể cung cấp dữ liệu vận hành theo vị trí và kỳ; chính sách hạch toán, nội dung chứng từ và người phê duyệt thuộc quyết định của khách hàng.
Yêu cầu thay đổi nên bắt đầu từ mã vị trí chứ không bắt đầu từ số tiền muốn phân bổ. Mỗi điểm thêm hoặc bớt được nối với bộ phận sử dụng, người duyệt và ngày thực tế bàn giao. Khi dữ liệu vận hành đã rõ, bộ phận phụ trách của khách hàng mới áp dụng quy tắc hạch toán của họ. Làm ngược thứ tự dễ dẫn tới việc chia đủ tổng tiền nhưng không giải thích được phần dịch vụ nào thuộc về đâu.
Khóa ba mã trước khi đưa thay đổi vào kỳ tính
Ba mã cần được đối chiếu là mã vị trí tại sảnh, mã bộ phận sử dụng và cost center do khách hàng cung cấp. Mã vị trí trả lời cây ở đâu; mã bộ phận trả lời ai đang sử dụng hoặc chịu trách nhiệm; cost center phục vụ cách khách hàng tập hợp chi phí. Ba lớp có thể trùng trong trường hợp đơn giản nhưng không nên mặc định là một, nhất là khi khu đón khách được nhiều đơn vị dùng chung.
Danh sách vị trí thêm/bớt cần ghi ngày yêu cầu, ngày bàn giao thực tế, ngày áp dụng và kỳ tính đầu hoặc cuối. Nếu cây được đưa vào cuối tháng, cách tính phần kỳ phải theo thỏa thuận đã duyệt, không tự suy từ số ngày còn lại. Tương tự, nếu đã có yêu cầu giảm nhưng chậu vẫn ở sảnh và vẫn được chăm, biên nhận phải nói đó là vị trí còn phục vụ hay đang chờ thu hồi trước khi người duyệt chốt kỳ kết thúc.
| Trường | Ý nghĩa vận hành | Người xác nhận phù hợp |
|---|---|---|
| Mã vị trí | Điểm cây thực tế được thêm, bớt hoặc điều chuyển | Quản lý sảnh hoặc đầu mối được chỉ định |
| Mã bộ phận | Đơn vị sử dụng hoặc nhận phần chi phí | Đầu mối nội bộ của khách hàng |
| Ngày áp dụng | Mốc danh mục mới bắt đầu có hiệu lực | Người duyệt thay đổi |
| Chi phí liên quan | Mức đã được báo và chấp nhận cho thay đổi | Người có thẩm quyền theo thỏa thuận |
Khu dùng chung phải có cách chia trước khi lập chứng từ
Khu dùng chung cần một quy tắc phân bổ có ngày hiệu lực. Khách hàng có thể chọn một bộ phận chịu toàn bộ, chia theo tỷ lệ đã duyệt hoặc dùng một mã chung; đơn vị dịch vụ không tự chọn thay. Nếu quy tắc đổi giữa tháng, bảng đối soát phải nêu kỳ cũ, kỳ mới và người phê duyệt. Không nên sửa ngược dữ liệu vị trí chỉ để khớp với một tỷ lệ mới.
Khi tăng cây cho một sự kiện do một bộ phận tổ chức nhưng cây đặt trong sảnh chung, người yêu cầu cần làm rõ đây là chi phí riêng hay thay đổi lâu dài của danh mục chung. Ngày thu hồi dự kiến, người nhận và cách xử lý nếu sự kiện kéo dài cũng cần được ghi. Nếu không tách tình huống này từ đầu, một vị trí tạm thời có thể tiếp tục xuất hiện trong kỳ sau mà không còn người chịu chi phí rõ ràng.
Giữ cùng một cách chia từ báo giá tới hóa đơn
Cách tách báo giá, phụ lục và hóa đơn nên dùng cùng mã bộ phận và cùng tên nhóm dịch vụ. Báo giá nêu thay đổi dự kiến; phụ lục ghi phần được duyệt và ngày hiệu lực; biên nhận cho biết phần thực tế; hóa đơn dựa trên kết quả đối soát cùng quy tắc đã chốt. Nếu khách hàng yêu cầu số chứng từ hoặc nội dung riêng, yêu cầu đó cần được xác nhận trước thời điểm phát hành.
Bảng đối soát nên được khóa trước khi yêu cầu phát hành hóa đơn. Người vận hành kiểm tra vị trí và ngày; đầu mối tài chính của khách hàng kiểm tra mã, cách phân bổ và yêu cầu chứng từ; người có thẩm quyền xử lý ngoại lệ. Nếu một dòng chưa đủ mã hoặc còn tranh luận về ngày áp dụng, có thể tách dòng đó để làm rõ thay vì giữ cả kỳ ở trạng thái mơ hồ.
Điều chuyển cây giữa hai bộ phận cần được ghi thành hai trạng thái nối tiếp: kết thúc ở bộ phận cũ và bắt đầu ở bộ phận mới. Chỉ đổi cost center mà không cập nhật vị trí hoặc ngày sẽ làm mất diễn biến thực tế. Nếu cây không di chuyển nhưng quyền sử dụng thay đổi, biên nhận vẫn cần chỉ ra ngày chuyển trách nhiệm và người duyệt của hai bên nội bộ.
SADECX có thể ghi danh mục vị trí, ngày bàn giao, phần việc đã thực hiện, mức phí đã được xác nhận và bảng đối soát theo kỳ. SADECX không quyết định chính sách kế toán, mã hạch toán hay điều kiện phát hành chứng từ của khách hàng. Khách hàng cung cấp cost center hợp lệ, cách tách báo giá, phụ lục và hóa đơn, cùng người có quyền duyệt khi một vị trí chuyển bộ phận.
Một phụ lục thay đổi tốt cho phép người không có mặt tại sảnh vẫn lần được từ chứng từ về đúng vị trí và ngày phục vụ. Khi số cây thay đổi, mối nối này quan trọng hơn việc cố chia nhanh tổng tiền. Nó bảo vệ cả người sử dụng, bộ phận vận hành và người xử lý chứng từ khỏi việc phải giải thích lại một kỳ dịch vụ bằng các tin nhắn rời rạc.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên thay đổi số lượng, nên giữ một danh mục hiện hành có lịch sử ngày hiệu lực thay vì tạo nhiều bảng không liên kết. Mỗi kỳ chỉ cần lấy trạng thái đang có hiệu lực và các dòng biến động trong kỳ. Cách làm này không thay thế phê duyệt nội bộ, nhưng giữ cho dữ liệu vận hành đủ rõ để áp dụng đúng quy tắc phân bổ đã được khách hàng lựa chọn.