Tăng hoặc giảm cây thuê tại một sảnh ít sáng không nên được xử lý như việc sửa một dòng số lượng. Vị trí mới cần căn cứ vào mức sáng trong giờ sảnh hoạt động, vật che, dòng người và khả năng theo dõi sau khi đặt. Vị trí bị bớt phải có ngày kết thúc, tình trạng cây và nơi tiếp nhận. Phụ lục thay đổi chỉ nên có hiệu lực khi hai bên đã chốt được danh mục, vị trí, lịch đổi hoặc chăm và chi phí liên quan.
Một yêu cầu “thêm ba chậu ở gần quầy lễ tân” vẫn còn thiếu dữ kiện để chọn cây. Ba điểm cách nhau vài mét có thể nhận ánh sáng rất khác vì vách, mái che hoặc giờ bật đèn. Người khảo sát cần đánh dấu từng điểm, ghi thời gian quan sát và chụp ảnh đủ rộng để thấy nguồn sáng cùng vật cản. Nếu có đo, kết quả phải đi kèm thời điểm đo và vị trí đặt thiết bị; một con số rời bối cảnh không dùng được để quyết định.
Mỗi điểm mới phải được khảo sát như một vị trí riêng
Danh sách vị trí thêm/bớt nên bắt đầu bằng sơ đồ sảnh đang có hiệu lực. Ở mỗi vị trí thêm, người phụ trách ghi khoảng cách tới cửa kính hoặc nguồn đèn, thời gian khu vực được chiếu sáng, luồng điều hòa, lối đi và góc nhìn chính. Ảnh vị trí cần cho thấy bối cảnh thay vì chỉ chụp mảng sàn trống. Các dữ kiện này dùng để loại những lựa chọn không phù hợp trước khi nói tới hình dáng cây hay kiểu chậu.
Ánh sáng ở sảnh thường thay đổi theo giờ vận hành và cách sử dụng không gian. Một điểm sáng vào buổi sáng có thể bị vách di động che vào buổi chiều; một góc đủ sáng trong ngày làm việc có thể tối kéo dài vào cuối tuần. Vì vậy, người duyệt cần biết mức sáng trong giờ sử dụng nào đang được lấy làm căn cứ. Nếu sảnh vừa đổi bố trí hoặc lịch bật đèn, nên ghi đây là điều kiện mới cần theo dõi, không lấy ảnh cũ làm bằng chứng.
| Nội dung | Khi thêm vị trí | Khi bớt vị trí |
|---|---|---|
| Điểm đặt | Mã mới, ảnh toàn cảnh, điều kiện sáng và lối tiếp cận | Mã hiện có, tình trạng mặt bằng sau khi thu hồi |
| Cây và chậu | Danh mục được duyệt, kích thước và phương án thay thế | Tình trạng cây, chậu và nơi tiếp nhận |
| Thời gian | Ngày bàn giao, mốc xem lại và lịch đổi/chăm | Ngày ngừng phục vụ và lượt cuối cần thực hiện |
| Chi phí | Dòng tăng, chi phí liên quan nếu được duyệt và kỳ bắt đầu | Dòng giảm, kỳ kết thúc và phần đã thực hiện |
Giảm số lượng cũng cần một biên nhận rõ ràng
Với cây đang thuê, quyết định bớt không dừng ở việc đưa chậu ra khỏi sảnh. Biên nhận nên ghi mã vị trí, ngày rời điểm đặt, tình trạng quan sát được và cách xử lý tiếp theo. Nếu cây chuyển sang một khu khác của cùng khách hàng, đây là điều chuyển; nếu cây được thu hồi khỏi danh mục, đây là giảm số lượng. Hai cách xử lý này có ảnh hưởng khác nhau tới lịch chăm và đối soát.
Nhân sự tại sảnh cũng cần xác nhận phần mặt bằng sau khi thu hồi: chậu đã được đưa đi, nước hoặc đất rơi vãi đã được xử lý và lối đi trở lại đúng trạng thái sử dụng. Việc xác nhận không nhằm quy lỗi cho cây mà để đóng phần bàn giao của vị trí. Nếu một chậu còn ở lại tạm thời chờ vận chuyển, danh mục phải ghi trạng thái tạm và mốc xử lý tiếp theo.
Lịch theo dõi phải được cập nhật cùng ngày hiệu lực
Cây mới ở điểm thiếu sáng cần một mốc xem lại đủ rõ để đội chăm không coi vị trí vừa thêm như một điểm đã ổn định. Biên nhận ban đầu nên lưu tình trạng cây, ảnh từ cùng góc dự kiến dùng về sau và lưu ý về thay đổi ánh sáng. Lịch đổi/chăm được điều chỉnh theo phạm vi hai bên duyệt; không nên mặc định mọi cây mới đều dùng cùng nhịp với các cây đã hiện diện lâu trong sảnh.
Khi giảm số lượng, lịch phục vụ cũng phải bỏ đúng vị trí từ đúng ngày, nếu không báo cáo tháng dễ tiếp tục ghi một chậu đã rời đi. Ngược lại, nếu cây chuyển vị trí, mã mới và điều kiện mới cần xuất hiện trong lần chăm kế tiếp. Một bảng danh mục có ngày hiệu lực rõ sẽ giúp đội hiện trường, quản lý sảnh và người đối soát nhìn cùng một trạng thái.
Trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất, SADECX có thể khảo sát điểm đặt, đề xuất danh mục phù hợp với điều kiện quan sát được, cập nhật sơ đồ và ghi nhận các lượt đổi hoặc chăm. Khách hàng quyết định số lượng, ngày áp dụng, người duyệt và các thay đổi vận hành của sảnh. Nếu điều kiện sáng chưa đủ rõ, phương án đúng là đặt lịch xem lại hoặc thử ở phạm vi được duyệt, không hứa rằng một loại cây sẽ giữ nguyên trạng thái ở mọi vị trí.
Thay đổi số lượng được khép lại khi danh mục hiện hành, tình trạng tại sảnh và phần tính phí cùng chỉ về một ngày hiệu lực. Với sảnh ít sáng, cần thêm một điều kiện nữa: từng điểm mới phải có căn cứ để chọn cây và có mốc theo dõi. Làm đủ phần này ngay lúc thay đổi sẽ giảm tranh luận về sau, nhất là khi cây biểu hiện khác nhau dù được đưa vào cùng một đợt.