Kết thúc hợp đồng không tự động làm cho mọi bộ phận có cùng ngày ngừng tính. Có vị trí đã thu hồi, có vị trí còn chờ quyền tiếp cận, và có khu dùng chung phải chia theo quy tắc riêng. Bảng đối soát vị trí–bộ phận–kỳ cần phản ánh trạng thái thực tế này trước khi tách báo giá, phụ lục và hóa đơn. Đơn vị dịch vụ cung cấp dữ liệu vận hành; khách hàng quyết định mã hạch toán, nội dung chứng từ và thẩm quyền phê duyệt.
Dòng đối soát cuối phải bắt đầu từ vị trí thực tế, không bắt đầu từ số tiền muốn chia. Mỗi vị trí có mã bộ phận, cost center do khách hàng cung cấp, ngày thu hồi và trạng thái công việc. Khi bốn thông tin này đã khớp, người phụ trách tài chính mới áp dụng quy tắc phân bổ của doanh nghiệp.
Chỉ chốt ngày ngừng phục vụ sau khi xem trạng thái vị trí
Một yêu cầu kết thúc hợp đồng có thể nêu một ngày chung, nhưng công việc thực tế có thể chia thành nhiều lần. Vị trí đã thu hồi và bàn giao sàn có mốc khác với vị trí còn cây chờ quyền tiếp cận. Ngày áp dụng cho tính phí hoặc ngừng tính phải theo thỏa thuận đã duyệt; bảng vận hành chỉ cung cấp mốc thực hiện để người có thẩm quyền đối chiếu.
Mỗi dòng cần tách ba trạng thái: cây đã rời vị trí, tài sản đã được kiểm đếm và khu vực đã được bàn giao. Nếu chỉ có một trong ba, dòng đó chưa nên tự động chuyển sang “đã kết thúc”. Cách ghi này giúp bộ phận tài chính phân biệt một vị trí chờ thủ tục với một vị trí vẫn đang được phục vụ.
Kỳ tính cuối cần dùng cùng một cách gọi bộ phận trên báo giá, phụ lục, bảng đối soát và yêu cầu phát hành hóa đơn. Nếu tên hiển thị khác với mã nội bộ, bảng cần giữ cả hai để người kiểm tra không phải đoán. Một mã đã ngừng sử dụng phải được thay bằng mã mới do khách hàng xác nhận, không do đơn vị dịch vụ tự chọn.
Xử lý khu dùng chung mà không sửa ngược lịch sử
Khu dùng chung cần giữ nguyên quy tắc phân bổ đang có hiệu lực cho đến mốc thay đổi được duyệt. Nếu doanh nghiệp đổi tỷ lệ giữa kỳ cuối, bảng cần tách phần trước và sau ngày hiệu lực. Không nên sửa lại bộ phận sử dụng của các vị trí cũ chỉ để kết quả cuối khớp với tỷ lệ mới.
Nếu một bộ phận kết thúc sớm hơn nhưng cây của khu dùng chung vẫn ở lại, người có thẩm quyền của khách hàng cần quyết định phần phân bổ còn lại. Đơn vị dịch vụ không nên tự chuyển phần đó sang bộ phận còn hoạt động. Trong thời gian chờ duyệt, dòng chi phí được giữ ở trạng thái cần làm rõ, không ẩn vào một dòng khác.
| Tài liệu | Vai trò ở kỳ cuối | Dữ liệu phải khớp |
|---|---|---|
| Báo giá | Nêu phần việc dự kiến hoặc phát sinh được đề nghị | Bộ phận, nhóm dịch vụ và phạm vi |
| Phụ lục | Ghi phần thay đổi đã được duyệt và ngày hiệu lực | Mã bộ phận, quy tắc phân bổ và người duyệt |
| Đối soát | Ghi phần thực tế đã thu hồi, còn mở hoặc được chấp nhận | Vị trí, ngày, tình trạng và kỳ tính |
| Hóa đơn | Phản ánh phần đủ điều kiện phát hành theo yêu cầu của khách hàng | Tên, mã, nội dung và giá trị đã duyệt |
Bảng đối soát không nên buộc mọi dòng phải chờ một ngoại lệ. Các vị trí đã có đủ thông tin có thể được người có thẩm quyền chốt; dòng còn tranh luận được tách ra với lý do và ngày xem lại. Cách xử lý này chỉ áp dụng khi phù hợp với thỏa thuận của hai bên; nhân sự lập bảng không tự quyết định điều kiện thanh toán.
Khép dữ liệu vận hành trước khi yêu cầu chứng từ
Danh mục thu hồi cuối cùng phải khớp với số vị trí đã kết thúc, số vị trí còn mở và số dòng được chuyển sang lịch khác. Tình trạng tài sản nên được ghi riêng với tình trạng dịch vụ: một chậu có sai khác không có nghĩa toàn bộ vị trí chưa thu hồi, và một vị trí đã trống không có nghĩa sai khác tài sản đã được duyệt.
SADECX có thể cung cấp danh mục thu hồi, ngày thực hiện, tình trạng tài sản và phần việc còn mở theo từng vị trí trong phạm vi đã thực hiện. SADECX không quyết định mã hạch toán, quy tắc phân bổ hay điều kiện phát hành hóa đơn của khách hàng. Khách hàng xác nhận cách tách chứng từ và người duyệt những dòng còn tranh luận.
Trước khi chuyển bảng cho bộ phận tài chính, người quản lý vận hành nên kiểm tra các dòng có cùng mã vị trí nhưng khác ngày. Đó có thể là hai lần thực hiện, một lần thu hồi thử không thành hoặc một dòng bị ghi trùng. Chỉ sau khi xác định được quan hệ giữa các dòng mới nên giữ một mốc hiệu lực cho kỳ tính, tránh để người lập chứng từ tự chọn ngày.
Đối soát cuối được khép khi mỗi dòng có thể lần ngược từ chứng từ về đúng bộ phận, đúng kỳ và đúng vị trí. Nếu một dòng không lần được, việc cố chia cho đủ tổng số chỉ chuyển khó khăn sang người hạch toán. Giữ dòng đó ở trạng thái cần duyệt là cách trung thực hơn với phần việc đang còn mở.
Người phê duyệt bản cuối cần nhìn thấy ngày chốt và phiên bản đang được dùng. Nếu có một dòng được sửa sau khi duyệt, phần sửa phải quay lại đúng người có thẩm quyền, tránh phát hành chứng từ từ một bảng nháp cũ.
Với hợp đồng có nhiều bộ phận, một bản tổng hợp cuối kỳ nên cho thấy cả tổng toàn sảnh và phần của từng đơn vị. Tổng hai lớp phải khớp, nhưng mỗi dòng vẫn giữ mã vị trí để có thể kiểm tra. Đó là điểm khác nhau giữa một bảng chỉ để chia số và một bảng có thể dùng khi người duyệt không trực tiếp có mặt ở sảnh.