Khi hóa đơn thuê cây cần tách theo bộ phận, việc phân bổ phải được thiết kế ngay từ báo giá. Mỗi nhóm số lượng cần gắn với mã bộ phận hoặc mã trung tâm chi phí, vị trí sử dụng, kỳ tính, tần suất chăm và điều kiện đổi cây. Khu dùng chung cần một quy tắc phân bổ do doanh nghiệp thuê xác nhận. Bảng đối soát vị trí–bộ phận–kỳ là cầu nối giữa phần việc đã thực hiện và yêu cầu lập chứng từ. SADECX có thể trình báo giá, phụ lục và biên nhận theo thông tin khách hàng cung cấp; quyết định hạch toán và yêu cầu thuế thuộc doanh nghiệp thuê cùng người phụ trách chuyên môn.
Tách hóa đơn ở cuối tháng thường là quá muộn nếu báo giá ban đầu chỉ có một tổng số cho toàn sảnh. Khi đó, người phụ trách phải phân bổ ngược từ một dịch vụ đã thực hiện, trong khi cây có thể đã được điều chuyển hoặc khu dùng chung chưa có quy tắc chia. Cách chắc hơn là lập từng nhóm giá theo mã bộ phận ngay từ đầu, đồng thời giữ một nhóm riêng cho phần sử dụng chung. Mỗi nhóm cần có người xác nhận và ngày bắt đầu áp dụng.
Khóa mã chi phí trước khi chia các dòng báo giá
Bên thuê nên cung cấp tên pháp nhân nhận chứng từ, mã bộ phận, mã trung tâm chi phí nếu có, đầu mối xác nhận và cách nhóm dòng mong muốn. Bên cung cấp kiểm tra khả năng trình bày trên báo giá, phụ lục, biên nhận và hóa đơn trước khi hai bên chốt. Mã nội bộ cần được viết đúng như khách hàng quản lý; SADECX không tự tạo hoặc diễn giải ý nghĩa kế toán của mã. Khi một bộ phận đổi tên, người có quyền của khách hàng xác nhận mã nào tiếp tục được dùng.
Số lượng cây của từng nhóm phải truy được về vị trí, nhưng không nhất thiết liệt kê mọi chậu trên hóa đơn. Phụ lục có thể giữ phần chi tiết cây–chậu–vị trí, còn báo giá và hóa đơn trình bày theo cách hai bên đã thống nhất. Bảng đối soát vị trí–bộ phận–kỳ giữ mối liên hệ giữa phần chi tiết và nhóm chi phí. Điều quan trọng là tổng của các nhóm phải khớp phạm vi dịch vụ, và mỗi thay đổi vị trí đều có ngày hiệu lực. Nếu chứng từ cần tách thành nhiều phần, người mua cũng phải xác nhận phần nào thuộc cùng một kỳ tính.
| Lớp thông tin | Ví dụ nội dung | Người xác nhận |
|---|---|---|
| Nơi sử dụng | Mã vị trí hoặc cụm cây tại sảnh | Quản lý cơ sở |
| Đơn vị chịu chi phí | Mã bộ phận hoặc mã trung tâm chi phí | Mua hàng hoặc tài chính của khách hàng |
| Phạm vi dịch vụ | Số lượng, tần suất chăm và điều kiện đổi cây | Hai bên theo báo giá |
| Cách lập chứng từ | Kỳ tính, nhóm dòng, phụ lục và số hóa đơn cần lập | Đầu mối chứng từ của hai bên |
Trước khi ký, hai bên nên thử cách nhóm trên một kỳ giả định để phát hiện chỗ lệch giữa số lượng và yêu cầu chứng từ. Việc thử không thay cho tư vấn kế toán hoặc thuế.
Khu dùng chung cần một quy tắc phân bổ có ngày hiệu lực
Khu dùng chung không nên được gán cho bộ phận gần nhất chỉ vì dễ làm chứng từ. Doanh nghiệp thuê cần chọn một cách phân bổ: một đơn vị chịu toàn bộ, chia theo tỷ lệ nội bộ hoặc dùng mã chung. Bên cung cấp chỉ dùng quy tắc đã được xác nhận, không tự quyết cách chia. Nếu tỷ lệ thay đổi, ngày hiệu lực phải rõ để không sửa ngược các kỳ đã đối soát mà không có căn cứ.
Quy tắc phân bổ chi phí không làm thay đổi trách nhiệm vận hành tại sảnh. Một đầu mối vẫn cần xác nhận lịch chăm, quyền vào khu vực và yêu cầu hình ảnh chung. Nếu nhiều bộ phận cùng chịu chi phí nhưng mỗi đơn vị gửi một yêu cầu khác nhau, doanh nghiệp thuê phải chỉ định ai có quyền duyệt thay đổi cho toàn sảnh. Bên cung cấp không nên thực hiện một yêu cầu làm tăng hoặc chuyển chi phí khi chưa có người phụ trách xác nhận mã và kỳ áp dụng.
Chốt biến động trước khi lập chứng từ của kỳ
Trước mốc chốt kỳ, bảng đối soát vị trí–bộ phận–kỳ cần cho thấy số lượng đang tính, thay đổi đã có hiệu lực, lượt chăm đã thực hiện và trường hợp đổi cây làm thay đổi danh mục hay không. Đại diện khách hàng xác nhận phần phân bổ; bên cung cấp đối chiếu với báo giá và phụ lục đang dùng. Nếu có sai mã hoặc thiếu thông tin, hai bên xử lý trước khi lập hóa đơn, thay vì sửa mô tả sau khi chứng từ đã phát hành.
Việc đổi một cá thể trong cùng phạm vi thường không làm đổi bộ phận chịu chi phí, nhưng điều chuyển cây sang khu khác có thể làm thay đổi phân bổ. Điều kiện đổi cây và quyền điều chuyển vì vậy cần được ghi tách biệt. Người thực hiện ghi cây–chậu trước và sau, mã vị trí cùng người duyệt. Bộ phận mua hàng dùng thông tin đó để xác định có cần cập nhật phụ lục hay chỉ cần giữ biên nhận dịch vụ của kỳ.
Trường hợp dịch vụ hoàn tất một phần cũng cần cách xử lý từ trước. Nếu một khu không tiếp cận được, biên nhận ghi rõ vị trí chưa làm và bước tiếp theo. Khách hàng quyết định nguyên tắc đối soát theo thỏa thuận đã ký; bên cung cấp không tự suy ra việc giảm, dời hoặc chuyển chi phí giữa các bộ phận. Khi nguyên tắc này đã nằm trong báo giá hoặc phụ lục, đầu mối chứng từ không phải giải quyết lại từ đầu ở mỗi kỳ.
- Không chờ tới lúc xuất hóa đơn mới hỏi mã bộ phận và quy tắc phân bổ.
- Không gán khu dùng chung cho một đơn vị nếu khách hàng chưa xác nhận.
- Không sửa ngược kỳ đã chốt chỉ từ một yêu cầu miệng không có ngày hiệu lực.
- Không dùng ảnh vị trí thay cho xác nhận của người có quyền duyệt chi phí.
SADECX có thể trình báo giá theo nhóm bộ phận, giữ phụ lục chi tiết vị trí, thực hiện chăm định kỳ và cung cấp biên nhận theo thông tin khách hàng đã duyệt. SADECX không quyết định cách hạch toán, tính hợp lệ thuế hoặc quy tắc phân bổ nội bộ. Doanh nghiệp thuê cần đưa các yêu cầu đó qua người phụ trách mua hàng, tài chính hoặc chuyên môn phù hợp trước mốc lập chứng từ.
Một cấu trúc giá tốt cho phép đi từ tổng chi phí của kỳ về đúng nhóm vị trí và bộ phận mà không phải đoán. Khi mã chi phí, số lượng, lịch chăm, điều kiện đổi cây, ngày hiệu lực và biên nhận cùng khớp, việc tách hóa đơn trở thành bước trình bày kết quả đã được đối soát. Nếu những thông tin này chưa được chốt, yêu cầu nhiều hóa đơn chỉ làm nhân đôi sai khác chứ không giải quyết được nguồn của sai khác.