Sau khảo sát, người duyệt không cần thêm một danh sách tên cây; họ cần quyết định điểm nào được đặt, điểm nào chỉ đặt thử có theo dõi và điểm nào phải bỏ. Mỗi mã vị trí phải mang theo kích thước, hình ảnh mong muốn, mức sáng trong giờ sử dụng, nguồn che và thay đổi theo ngày. Từ đó, bản duyệt khóa danh mục cây–chậu, khoảng lùi khỏi nút gọi và cửa thang, lịch theo dõi, điều kiện đổi cây cùng biên nhận gồm ảnh vị trí, thời điểm đo và lịch đổi/chăm. Cách duyệt này tách rõ quyết định bố trí khỏi việc thu thập dữ liệu ban đầu.
Bản duyệt nên mở bằng ba kết quả: chấp thuận, chấp thuận có thời hạn theo dõi hoặc không bố trí. Kết quả được ghi ngay cạnh mã vị trí, không nằm trong một ghi chú chung ở cuối bản vẽ. Cách này buộc người duyệt trả lời liệu dữ kiện hiện có cho phép đặt cây lâu dài hay mới cho phép thử một phương án có điểm dừng.
Chuyển kết quả khảo sát thành một quyết định có hiệu lực
Thẻ của mỗi điểm đặt cần ghép bốn lớp thông tin: kích thước khoảng trống, mức sáng trong giờ sử dụng, nguồn che và thay đổi theo ngày, sau cùng là hình ảnh mong muốn. Chỉ khi bốn lớp cùng xuất hiện, người duyệt mới thấy được sự đánh đổi. Một cây có dáng đúng ý nhưng tán lấn khoảng gọi thang không được thông qua; một điểm đủ chỗ nhưng dữ liệu sáng còn thiếu chỉ nên ở trạng thái theo dõi có thời hạn.
Với sảnh thang máy, khoảng đặt được duyệt là một vùng nhỏ trên mặt bằng chứ không phải một dấu chấm. Vùng đó phải giữ khoảng trống trước cửa cabin, nút gọi, biển chỉ dẫn và lối người chờ đổi hướng khi cửa mở. Mã vị trí cũng ghi mặt chính của cây và đường kính chậu. Nhờ vậy, lần giao cây sau có thể kiểm tra đúng bố cục mà không phải đoán khoảng dịch chuyển nào vẫn còn được phép.
| Trạng thái | Điều kiện để chọn | Quyết định đi kèm |
|---|---|---|
| Chấp thuận | Dữ liệu sáng đã đại diện, khoảng đặt dùng được và có lựa chọn trong danh mục | Ghi cây–chậu, kích thước và quyền thay tương đương |
| Theo dõi có thời hạn | Điều kiện sáng chưa đại diện đủ nhưng vị trí vẫn có thể thử | Ghi lịch theo dõi, thời điểm đo và người quyết định ở mốc xem lại |
| Không bố trí | Khoảng chờ bị lấn hoặc không có phương án phù hợp với điều kiện đã biết | Giữ vị trí trống, không tự thay bằng mẫu nhỏ hơn ngoài bản duyệt |
Danh mục phải chỉ ra phương án chính và đường lùi
Ở điểm được chấp thuận, danh mục không dừng ở tên cây. Mỗi dòng cần nêu dải kích thước, dáng tán, kiểu chậu, mã vị trí và một lựa chọn thay thế nằm trong cùng giới hạn. Điểm được theo dõi có thể có lựa chọn chính cùng phương án rút cây nếu biểu hiện không phù hợp. Điểm không bố trí vẫn được giữ trên sơ đồ để người sau biết đó là quyết định có chủ ý, không phải chỗ trống bị bỏ quên.
Quyền thay cũng phải được khóa trước. Đội dịch vụ có thể thay một cá thể trong cùng dải đã duyệt nếu điều kiện đổi cây xuất hiện; đổi dáng tán, màu chậu hoặc chuyển sang mã khác cần người của khách hàng xác nhận. Ranh giới này tránh hai tình huống trái ngược: cây cần xử lý nhưng phải chờ vì mọi thay đổi đều bị coi là thiết kế mới, hoặc sảnh đổi dần hình ảnh qua nhiều lần thay không được ghi nhận.
Mốc xem lại phải dẫn tới quyết định tiếp tục hay rút vị trí
Với điểm chỉ được chấp thuận có thời hạn, lịch theo dõi phải nêu đúng câu hỏi cần trả lời: cây có giữ được hình dáng tại chỗ hay không, lịch đèn có đúng như đầu vào hay nguồn che đã thay đổi. Mốc xem lại không phải một lời nhắc chung; đó là thời điểm người có quyền quyết định tiếp tục, đổi trong danh mục hay rút vị trí khỏi sơ đồ.
Khi phương án tạm không có ngày kết thúc, cây ở điểm thiếu sáng có thể suy dần trong lúc các bên vẫn cho rằng vị trí đã được duyệt lâu dài. Ngược lại, tự đổi cây liên tục mà không cập nhật thẻ khiến nguyên nhân bị che mất. Ảnh vị trí và lịch sử quyết định cần được đọc cùng nhau trước khi quy trách nhiệm hoặc tiếp tục dùng cùng một lựa chọn.
SADECX có thể chuyển đầu vào đã được xác nhận thành danh mục cây–chậu theo mã, đặt cây trong khoảng đã duyệt và lưu ảnh ở mốc bàn giao, mốc xem lại. Khách hàng quyết định trạng thái của từng điểm, hình ảnh mong muốn và người được quyền duyệt ngoại lệ. Nếu mức sáng hoặc mặt bằng đổi, hai bên mở lại đúng thẻ vị trí thay vì sửa ngầm toàn bộ sơ đồ.
Một sơ đồ đủ dùng cho vùng chờ thiếu sáng cho phép người mới tiếp nhận nhìn vào và hiểu ngay điểm nào đã được chốt, điểm nào đang thử và điểm nào phải để trống. Quyết định không còn nằm trong ký ức của người khảo sát. Nó nằm trên mã vị trí, gắn với danh mục, điều kiện đổi cây và biên nhận có ngày, nên lần chăm hoặc đổi sau vẫn giữ đúng ý của người đã duyệt.