Tên cây duy nhất trong đơn không đồng nghĩa chỉ cần một mã lô. Với đơn một chủng loại cây thân gỗ cỡ nhỏ, bên mua nên tách mã khi cây khác nguồn, khác đợt xuất, khác cấp quy cách hoặc cần quyết định riêng. Ngược lại, không nên tạo mã mới chỉ vì cây đổi vị trí tạm thời. Quy tắc cấp mã phải được chốt trước khi gắn thẻ, nêu người có quyền tạo hoặc sửa mã và giữ bảng liên hệ giữa mã lô, nguồn, ảnh, chứng từ cùng những cây thuộc phạm vi.
Trong một đơn một chủng loại, người mua vẫn có thể nhận cây từ nhiều nguồn, nhiều đợt hoặc nhiều cấp quy cách. Một phần có thể đến từ vườn A, phần khác từ vườn B; một nhóm được chuẩn bị ở đợt đầu, nhóm khác ở đợt sau. Nếu tất cả dùng chung một mã lô, người kiểm không thể biết ảnh, kết quả và biên nhận đang nói tới phần nào. Nếu tách quá nhiều mã, nhân sự lại mất thời gian mà không tạo thêm khả năng kiểm soát.
Tách mã khi từng nhóm cần được xác nhận riêng
Hai nhóm cây cần hai lần xác nhận hoặc hai bộ ảnh khác nhau thì không nên dùng chung mã lô. Khác nguồn là lý do rõ nhất để tách. Khác đợt xuất cũng nên tách khi cây được kiểm, chuẩn bị và bàn giao ở những thời điểm khác nhau. Với cây thân gỗ cỡ nhỏ, nhóm cấp thân, vị trí phân cành, cấu trúc tán hoặc gói rễ khác nhau có thể cần mã riêng nếu bên mua quản lý và nhận theo những nhóm ấy.
Người phụ trách không tách mã chỉ vì cây được dời sang một khu chuẩn bị khác trong cùng lô. Vị trí có thể thay đổi, còn mã lô vẫn giữ nguyên vì nguồn và những cây thuộc lô không đổi. Tương tự, thay người kiểm hoặc đổi xe không tự tạo lô mới. Nhân sự phụ trách ghi các thay đổi ấy vào phiếu kiểm hoặc biên nhận nhưng vẫn dùng mã đã gắn với cây.
- Khác nguồn hoặc mã vườn: cấp mã riêng để ảnh và kết quả kiểm không lẫn nơi cung cấp.
- Cùng nguồn nhưng khác đợt xuất độc lập: tách mã hoặc thêm ký hiệu đợt theo quy tắc bên mua đã chốt.
- Khác nhóm quy cách được nhận riêng: tách nhóm trong mã hoặc cấp mã khác để không bù chéo.
- Chỉ đổi vị trí trong khu chuẩn bị: giữ nguyên mã lô và cập nhật vị trí mới.
Chốt cấu trúc mã trước khi in hoặc gắn thẻ
Quy tắc cấp mã nêu những thành phần nào có ý nghĩa. Mã có thể gồm ký hiệu nguồn, số lô nội bộ và đợt, nhưng không nên nhồi mọi đặc tính vào một chuỗi dài khó đọc. Cấp thân, phân cành, tán và gói rễ được giữ trong bảng lô nếu chúng có thể thay đổi theo kết quả kiểm. Người dùng phải biết phần nào của mã là cố định và phần nào chỉ là trường mô tả.
Bên mua cũng cần chỉ định ai được tạo mã mới, ai được sửa lỗi và cách xử lý mã đã cấp trùng. Người tại vườn không tự đổi mã để khớp một bảng đã nhập sai. Khi sửa, người phụ trách giữ mã cũ, mã đúng, lý do, người xác nhận và thời gian. Nếu mã cũ đã xuất hiện trên ảnh hoặc biên bản, người nhận phải tra được thông tin từ cả mã cũ lẫn mã đúng.
Mỗi dòng trong bảng lô cần có mã lô, mã nguồn hoặc mã vườn, dải mã cây hay số lượng thuộc lô và nhóm quy cách đang áp dụng. Cấp thân, phân cành, tán và gói rễ được ghi theo yêu cầu của đơn. Ảnh và kết quả kiểm phải kèm tên người thực hiện cùng thời gian, để người nhận biết thông tin nào đã được kiểm và thông tin nào mới do bên cung cấp khai báo.
Cây bổ sung hoặc thay thế không mặc nhiên thuộc lô cũ
Khi một cây mới được đưa vào bù phần thiếu, người phụ trách xác định nguồn, đợt và nhóm đặc tính của cây đó. Nếu cây thuộc đúng lô đã được xác nhận và quy tắc cho phép bổ sung, người có thẩm quyền có thể ghi thêm cây vào danh sách của lô. Nếu cây đến từ nguồn khác hoặc cần bên mua xem xét riêng, người phụ trách cấp mã khác. Họ không dùng lại mã cũ chỉ để tất cả cây trên đơn có cùng một cách ghi.
Một lô bị chia làm hai chuyến vẫn có thể giữ một mã lô và thêm mã đợt hoặc biên nhận riêng, nếu nguồn và danh sách cây không đổi. Nhưng nếu sau chuyến đầu, bên cung cấp thay phần còn lại bằng cây khác, người phụ trách phải tách phần thay thế. Việc tách dựa trên nguồn và những cây thật sự được chuẩn bị, không dựa vào việc hóa đơn chỉ có một dòng chủng loại.
Thử tra cứu trước khi chốt số mã
Trước khi in thẻ hàng loạt, người lập chọn một mã cây trong từng nhóm và thử đối chiếu nguồn, lô, quy cách, ảnh, kết quả kiểm cùng đợt giao. Sau đó họ chọn một mã lô và kiểm lại danh sách cây tại khu chuẩn bị. Nếu hai nhóm dùng chung mã nhưng cần hai lần xác nhận hoặc hai bộ ảnh riêng, họ phải tách mã. Nếu hai mã luôn áp dụng cho cùng cây, cùng nguồn và cùng lần nhận, việc tách có thể là thừa.
Một đơn nên có vừa đủ mã để bên mua phân biệt nguồn, đợt xuất và các nhóm quy cách cần nhận riêng. Số mã không phụ thuộc vào số cây hay việc đơn chỉ có một tên hàng. Khi quy tắc cấp mã đã rõ, người giao biết cây nào đi cùng lô, người nhận biết mình đang xác nhận phần nào và người quản lý có thể xử lý một sai khác mà không giữ nhầm những cây khác.