Với đơn chỉ có một chủng loại cây bóng mát, số mã lô được quyết định bởi số nhóm cây cần được theo dõi riêng trong giao nhận. Cây khác vườn, khác đợt xuất, khác cấp thân hoặc cấu trúc tán, khác nhóm bầu hay khác trạng thái kiểm thường không nên dùng chung một mã nếu sự khác biệt có thể làm đổi quyết định nhận. Bên mua thống nhất quy tắc cấp mã; đơn vị cung cấp gắn mã cho đúng nhóm cây; người kiểm ghi kết quả theo mã; đơn vị giao nhận giữ nguyên mã tại mỗi mốc bàn giao. Mã lô mô tả lịch sử, không phải lời khẳng định chất lượng.
Số mã lô cho đơn một chủng loại cây bóng mát phải phản ánh số nhóm cây cần ra quyết định riêng. Nếu toàn bộ cây cùng nguồn, cùng đợt xuất, cùng cấp quy cách và cùng trạng thái kiểm, một mã có thể đủ. Khi cây đến từ hai vườn, xuất ở hai đợt khác nhau, chia thành các cấp thân hoặc có một phần đang chờ xem, cần tách mã tương ứng. Cùng tên cây chỉ mô tả danh mục, không chứng minh tất cả cây có cùng lịch sử.
Tách mã khi một khác biệt có thể làm đổi quyết định nhận
Câu trả lời thực tế là mỗi khác biệt về nguồn, đợt, quy cách hoặc trạng thái kiểm có khả năng tạo ra kết luận riêng thì cần một mã riêng. Bên mua xác định thông tin cần theo dõi; người kiểm cho biết nhóm nào được xem cùng nhau; nhân sự phụ trách tại vườn xác nhận cây thực thuộc khu và đợt xuất nào. Không cần tạo mã cho mọi cây nếu hợp đồng không yêu cầu theo từng cây, nhưng cũng không nên dồn nhiều nhóm thực vào một mã chỉ để bảng ngắn hơn.
| Yếu tố | Khi nên tách mã | Rủi ro nếu gộp |
|---|---|---|
| Nguồn hoặc vườn | Cây đến từ nơi khác nhau và cần theo dõi riêng | Không biết sai khác thuộc nguồn nào |
| Đợt xuất | Cây được chọn hoặc giao ở các đợt khác nhau | Kết quả đợt trước bị áp cho cây bổ sung |
| Cấp quy cách | Cấp thân, tán hoặc bầu tạo quyết định nhận riêng | Một nhóm che mức khác biệt của nhóm kia |
| Trạng thái kiểm | Một phần đã xác nhận, phần khác còn chờ | Cây chưa được xem bị coi như đã đạt |
Cấp thân, cấu trúc tán và bầu rễ cần được phân nhóm theo quy cách mua đã thống nhất, không theo cảm giác tại vườn. Nếu bên mua chỉ có một nhóm quy cách, người kiểm không tự phát sinh thêm cấp thương mại; họ ghi sai khác quan sát được để người có thẩm quyền quyết định. Nếu hợp đồng đã chia hai cấp, mã lô phải giúp nhận ra cây thuộc cấp nào. Yêu cầu nâng hạ cũng có thể buộc tách nhóm khi nó làm thay đổi cách chuẩn bị hoặc tiếp nhận.
Một nhóm cây bổ sung cho đủ số lượng nên có mã riêng nếu được chọn sau, lấy từ khu khác hoặc chưa qua cùng đợt kiểm. Sau khi đối chiếu, bên mua có thể quyết định nhóm bổ sung tương đương để dùng cùng mục đích, nhưng lịch sử không vì thế mà biến thành một lô duy nhất. Việc giữ mã riêng giúp xử lý sai khác đúng phần, đồng thời tránh ảnh hưởng những cây đã được nhận ở đợt trước.
Chỉ gộp mã khi cây cùng nguồn, đợt, quy cách và trạng thái kiểm
Chỉ gộp dưới một mã khi việc gộp không che mất khác biệt có ý nghĩa đối với mua, kiểm và nhận hàng. Các cây phải có cùng thông tin nguồn để truy xuất, cùng đợt hình thành nhóm lô, cùng cấp quy cách và cùng trạng thái kiểm, chẳng hạn đều đã xác nhận hoặc đều đang chờ xem. Việc đứng gần nhau, cùng lên một xe hoặc có hình dáng tương tự chưa đủ. Nếu đã cấp hai mã, không nên sửa thành một mã sau giao chỉ để đối soát số lượng thuận tiện hơn.
Quy tắc mã nên ổn định và đủ ngắn để người tại vườn có thể dùng đúng. Mã hiển thị có thể gồm các phần nhận diện đã thống nhất, còn người quản lý bảng lô ghi đầy đủ nguồn, ngày, nhóm quy cách và trạng thái. Không nhồi mọi mô tả vào thẻ cây khiến người dùng dễ chép sai. Quan trọng hơn, một mã không được cấp lại cho nhóm khác trong cùng đơn, và mọi thay đổi mã đều có lý do cùng người xác nhận.
Mã lô không phải chứng nhận cây đạt yêu cầu. Mã chỉ giúp liên kết nhóm cây với hồ sơ và kết quả kiểm tương ứng. Người kiểm ghi kết quả theo mã; người quyết định ký nhận hoặc tách phần theo mã; người điều phối giao đúng nhóm đã được phân. Nếu một phần cây thuộc cùng mã phát sinh sai khác, cần tách phần cây đó sang trạng thái riêng trước khi quyết định, thay vì sửa kết quả của toàn mã mà không chỉ rõ cây bị ảnh hưởng.
Bảng lô và biên nhận phải dùng cùng một cách nhận diện
Mã phải còn đọc được tại mốc giao nhận và khớp với mã ghi trong bảng lô, danh sách xuất và biên nhận. Đơn vị cung cấp gắn dấu nhận diện trước khi xuất; người vận chuyển xác nhận các nhóm đã tiếp quản; người nhận ghi số lượng thực của từng mã và tình trạng quan sát được. Nếu thẻ rơi hoặc không đọc được, cây được giữ trong nhóm chờ xác minh, không gắn lại theo cây đứng bên cạnh.
- Quy tắc cấp mã nêu rõ khi nào phải tạo mã mới.
- Bảng lô ghi nguồn, đợt, cấp quy cách và trạng thái của từng mã.
- Ảnh tại vườn cho thấy dấu nhận diện đi với đúng nhóm cây.
- Danh sách xuất nêu số lượng thực theo từng mã.
- Biên nhận ghi lại sai khác và người chịu trách nhiệm xử lý tiếp.
Khi thay cây trong một đơn cùng chủng loại, nhóm cây thay mang mã lô thực của nó. Người phụ trách hồ sơ ghi quan hệ giữa mã cũ, quyết định thay và mã mới, đồng thời giữ thông tin về cây cũ. Nếu chỉ thay một phần, số lượng của hai mã phải cộng đúng với cây thực đã giao, còn trạng thái cho biết phần nào được nhận. Cách ghi này ngăn việc một tên cây và một tổng số lượng che mất hai đợt cung cấp khác nhau.
Quy tắc cấp mã mới phải nêu rõ trường hợp nào buộc tạo mã khác: đổi nguồn cần quản lý riêng, sang đợt xuất khác, chuyển cấp quy cách hoặc thay đổi trạng thái kiểm. Bên mua chỉ định người quản lý bảng lô và phê duyệt việc cấp mã; đơn vị cung cấp gắn mã lên đúng nhóm; người kiểm cùng người nhận sử dụng mã đó trong hồ sơ của họ. Khi phát sinh mã mới, người quản lý bảng lô ghi ngày tạo, lý do, số lượng và quan hệ với mã trước, không tái sử dụng một mã cũ cho nhóm cây khác.