Quyết định dùng một hay nhiều mẫu cho đơn cây thân gỗ cỡ nhỏ giao nhiều điểm phải dựa trên khác biệt thật giữa các điểm, không dựa vào số địa chỉ. Một mẫu chung có thể phù hợp khi các điểm dùng cùng yêu cầu, cùng nguồn và cùng nhóm lô. Nếu cấp thân, phân cành, tán, gói rễ, nguồn hoặc quyền nghiệm thu khác nhau, bên mua cần tách mẫu hoặc tách phạm vi quyết định. Khi người phụ trách lập ma trận mẫu–điểm–lô, người giao biết mẫu nào áp dụng ở đâu và không lấy kết quả của điểm này dùng cho điểm khác.
Hai địa chỉ không nhất thiết phải có hai mẫu, và năm địa chỉ cũng không đồng nghĩa chỉ cần một mẫu duy nhất. Số mẫu phụ thuộc vào việc các điểm có đang nhận cùng một nhóm cây theo cùng yêu cầu và cùng căn cứ hay không. Nếu bên mua chốt số mẫu theo số xe hoặc theo sự tiện đường, nhân sự tại điểm nhận sẽ khó biết mẫu nào thật sự đại diện cho phần cây của mình.
Người phụ trách trước hết gom thông tin của từng điểm: chủng loại, cấp thân, vị trí phân cành, yêu cầu tán, gói rễ, nguồn, mã lô dự kiến, người có quyền xác nhận và thời điểm cần nhận. Những dòng giống nhau được đặt cạnh nhau để xem có thể dùng chung một phạm vi mẫu. Những dòng khác nhau phải giữ riêng; không lấy tên cây giống nhau làm lý do gộp.
Một mẫu chung chỉ hợp lý khi bốn điều kiện cùng đúng
Với đơn nhiều điểm giao, quyết định dùng một mẫu hay nhiều mẫu phụ thuộc vào phần cây và yêu cầu tại từng nơi. Người phụ trách chỉ đề nghị dùng chung khi các điểm nhận cùng nhóm quy cách, mã lô và nguồn đã được xác định, và người có thẩm quyền ở từng điểm chấp thuận phạm vi đó. Số địa chỉ không quyết định số mẫu; khác biệt về cây và cách nhận mới là điều phải xem xét.
- Các điểm dùng cùng yêu cầu đã chốt cho cấp thân, phân cành, tán và gói rễ.
- Phần cây đến từ cùng nguồn và nhóm lô có thể nhận diện được.
- Trong biên bản duyệt mẫu, bên mua đã ghi rõ các điểm hoặc phần hàng được áp dụng.
- Người có thẩm quyền của bên mua chấp thuận cách dùng chung và thời điểm áp dụng.
Thiếu một trong bốn điều kiện, người điều phối phải chờ bên mua xác nhận trước khi ghi một mẫu áp dụng chung. Chẳng hạn, hai văn phòng cùng đặt một tên cây nhưng điểm A cần cấp thân khác điểm B; hoặc hai điểm dùng cùng quy cách nhưng chưa có căn cứ xác nhận cây từ hai lô cùng thuộc phạm vi của một mẫu. Trong cả hai trường hợp, nếu dùng một ảnh mẫu chung, người nhận sẽ khó thấy khác biệt cần kiểm.
Nếu nhiều điểm có cùng yêu cầu nhưng nhận cây từ hai lô, bên mua có thể duyệt mẫu riêng theo lô thay vì theo địa chỉ. Ngược lại, một lô có thể cần hai phạm vi khi hai điểm đặt hai nhóm quy cách khác nhau. Người phụ trách không quyết định số mẫu bằng số địa chỉ; họ xem có bao nhiêu nhóm yêu cầu khác nhau và mẫu đã duyệt bao phủ chính xác phần cây nào.
| Điểm nhận | Nguồn và lô | Nhóm đặc tính | Mẫu áp dụng | Người xác nhận |
|---|---|---|---|---|
| Điểm A | Nguồn N1 – lô L1 | Nhóm Q1 | Mẫu M1 – phiên bản đã duyệt | Đầu mối được giao quyền tại A |
| Điểm B | Nguồn N1 – lô L1 | Nhóm Q1 | Mẫu M1 – chỉ dùng khi quyết định duyệt mẫu đã ghi điểm B | Đầu mối được giao quyền tại B |
| Điểm C | Nguồn N2 – lô L2 | Nhóm Q1 hoặc Q2 | Mẫu riêng được bên mua quyết định | Đầu mối được giao quyền tại C |
Ghi rõ những điểm được dùng chung một mẫu
Khi bên mua chia các điểm thành nhóm dùng chung mẫu, biên bản nêu rõ mã điểm, nguồn, lô, nhóm đặc tính và thời gian hiệu lực. Cách ghi “áp dụng cho khu vực phía Đông” chỉ đủ khi danh sách địa chỉ của khu vực ấy đi kèm. Người chuẩn bị không thêm một điểm mới vào nhóm chỉ vì nó gần địa lý hoặc nhận cùng ngày.
Mỗi mẫu có mã và phiên bản riêng. Nếu bên mua đổi yêu cầu cho một điểm, người lập ghi điểm bị ảnh hưởng, phiên bản mới, dấu thời gian và ngày bắt đầu. Đại diện bên mua phải ghi rõ những điểm nào vẫn dùng bản cũ. Người cập nhật không thay tệp ảnh trong thư mục chung rồi để các biên bản trước đó mất hình ảnh đã dùng khi ký.
Duyệt mẫu không thay cho việc nhận diện cây được đề nghị
Bên mua dùng mẫu đã chấp thuận làm căn cứ so sánh, nhưng việc duyệt mẫu không có nghĩa mọi cây trong lô đều đạt. Người kiểm ghi kết quả cho những cây hoặc nhóm cây đã xem. Chỉ khi có kế hoạch lấy mẫu được phê duyệt, gồm cách chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận, ngưỡng loại và quy tắc kiểm bổ sung, các bên mới áp dụng kết luận cho phần cây được kế hoạch đó bao phủ.
Ở điểm giao, người nhận đối chiếu mã lô, nhóm cây và mẫu được chỉ định cho điểm của mình. Họ không cần nhận trách nhiệm cho các điểm khác, nhưng biên nhận phải nêu đúng mẫu và phiên bản đã dùng. Nếu cây được giao đến từ lô khác, người nhận ghi sai khác và chờ người có thẩm quyền quyết định; họ không đổi mã mẫu để làm hồ sơ khớp.
Mục tiêu là để mỗi người nhận biết chính xác mẫu nào dùng cho phần cây mình tiếp quản, chứ không phải giảm số mẫu bằng mọi cách. Khi đọc ma trận mẫu–điểm–lô, bên mua thấy những điểm có thể dùng chung và những điểm phải duyệt riêng. Nhờ vậy, đội giao không dùng một mẫu cho cây ngoài phần đã chấp thuận, còn các điểm có cùng yêu cầu cũng không phải lặp thủ tục chỉ vì khác địa chỉ.