Sảnh thang máy có thể phục vụ nhiều bộ phận, nhưng mỗi cây–chậu chỉ đứng ở một vị trí thực tế tại một thời điểm. Vì vậy, danh mục cây–chậu–vị trí và asset list nên được giữ ổn định; mã bộ phận, cost center, ngân sách và kỳ dịch vụ nằm ở một lớp phân bổ có ngày hiệu lực. Quyền điều chuyển vật lý là quyết định riêng của người quản lý sảnh, không phát sinh chỉ vì dòng chi phí đổi chủ. Bảng cây–chậu–vị trí–cost center nối hai lớp để đối soát, đồng thời giữ yêu cầu không thu hẹp vùng chờ, cửa thang và tuyến thoát. SADECX cung cấp dữ liệu dịch vụ; chính sách kế toán vẫn thuộc khách hàng.
Sai lệch thường bắt đầu khi một bảng vừa được dùng để mô tả vị trí, vừa bị sửa để chia chi phí. Một bộ phận đổi mã có thể khiến người sau tưởng chậu cũng đã được chuyển. Cách tách rõ hơn là giữ sổ vị trí ghi cây–chậu đang ở đâu, còn sổ phân bổ ghi cost center nào nhận phần dịch vụ trong quãng thời gian nào. Hai sổ nối bằng mã tài sản và mã vị trí, không ghi đè nhau.
Giữ sổ vị trí ổn định, thay đổi lớp phân bổ theo ngày hiệu lực
Danh sách tài sản, thường gọi là asset list, ghi mã cây, mã chậu, mẫu, mã vị trí, tầng, trạng thái sử dụng và ngày bàn giao. Một chậu tạm đưa đi chăm vẫn giữ quan hệ với vị trí gốc bằng trạng thái tạm; chậu thay thế được ghi là cá thể đang phục vụ tại điểm. Nhờ vậy, người vận hành biết sảnh thực tế có gì mà không phải suy từ bảng ngân sách của các bộ phận.
Lớp phân bổ ghi mã bộ phận, cost center, ngân sách hoặc quy tắc cho khu dùng chung, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bộ phận sử dụng sảnh có thể khác đơn vị chịu chi phí; nhiều bộ phận cũng có thể cùng dùng một cụm. Khách hàng quyết định cách chia. Người lập bảng chỉ áp đúng quyết định có hiệu lực, không gán chậu cho đơn vị gần nhất hoặc chia lại để tổng dòng khớp vào cuối kỳ.
| Lớp dữ liệu | Nội dung giữ | Sự kiện làm thay đổi |
|---|---|---|
| Vị trí thực tế | Mã cây–chậu, mã điểm, tầng, mẫu và trạng thái | Bàn giao, rút, thay cá thể hoặc điều chuyển vật lý |
| Phân bổ | Mã bộ phận, cost center, ngân sách, tỷ lệ nếu có và kỳ dịch vụ | Quyết định phân bổ mới có ngày hiệu lực |
| Thẩm quyền | Người duyệt vị trí và người duyệt phân bổ | Thay đổi đầu mối được khách hàng xác nhận |
| Biên nhận | Ảnh vị trí, phiếu biến động và bảng đối soát | Mỗi sự kiện được ghi riêng, không sửa ngược lịch sử |
Đổi cost center không phải là lệnh chuyển chậu
Quyền điều chuyển vật lý phải nằm ngoài quyền sửa cost center. Người được phân bổ ngân sách không mặc nhiên được chuyển chậu về gần khu của bộ phận mình. Một yêu cầu di chuyển chỉ có hiệu lực sau khi người quản lý sảnh duyệt điểm đến và xác nhận phạm vi riêng tại sảnh thang máy. Sau đó, biên nhận mới cập nhật điểm đi, điểm đến, ngày giờ và tình trạng cây–chậu.
Điểm đến phải không thu hẹp vùng chờ, cửa thang và tuyến thoát. Người duyệt còn kiểm tra khoảng trống trước cửa, biên hoạt động của cửa trượt, nút gọi, biển chỉ dẫn và đường đi của xe phục vụ. Đây là quyết định về mặt bằng, không phải quyết định ngân sách. Nếu điểm mới không đạt, cost center vẫn có thể nhận phân bổ theo quy tắc đã duyệt mà cây tiếp tục ở vị trí chung.
Đối soát bằng hai phép cộng độc lập
Cuối kỳ, người phụ trách kiểm tra biến động vật lý trước: đầu kỳ có bao nhiêu vị trí, đã thêm, rút, thay hoặc điều chuyển những gì. Sau đó mới kiểm tra biến động phân bổ: cost center nào bắt đầu, kết thúc hoặc đổi tỷ lệ từ ngày nào. Nếu gộp hai bước, một chậu chuyển vị trí dễ bị tính như một chậu mới; ngược lại, một thay đổi ngân sách có thể bị hiểu thành đã giao thêm tài sản.
- Mỗi biến động giữ cả giá trị trước và sau, ngày hiệu lực và người duyệt.
- Ngày yêu cầu không mặc nhiên là ngày bàn giao hoặc ngày bắt đầu phân bổ.
- Dòng chưa đủ mã bộ phận được để chờ xác nhận, không tự gán cho kịp kỳ.
- Ảnh vị trí hỗ trợ đối soát tài sản nhưng không quyết định chính sách kế toán.
Biên nhận điều chuyển ghi hai đầu của chuyển động; biên nhận phân bổ ghi hai đầu của thời gian. Ví dụ, vị trí A vẫn giữ nguyên nhưng cost center cũ kết thúc vào một ngày và cost center mới bắt đầu từ ngày kế tiếp. Nếu cây thật sự chuyển từ A sang B, cần thêm ảnh và người nhận ở cả hai điểm. Việc giữ hai loại biên nhận riêng giúp lần lại nguyên nhân thay đổi mà không viết lại lịch sử.
SADECX có thể giữ danh mục cây–chậu–vị trí, ngày bàn giao, biến động vật lý và bảng đối soát theo kỳ dịch vụ trong phạm vi được giao. Khách hàng cung cấp mã bộ phận, cost center, ngân sách, tỷ lệ hoặc quy tắc phân bổ cùng người duyệt. SADECX không quyết định chính sách kế toán, mã hạch toán hay cách phát hành hóa đơn; khách hàng sử dụng dữ liệu dịch vụ theo quy định nội bộ của mình.
Mô hình hai lớp giải quyết một mâu thuẫn thường gặp ở khu dùng chung: chi phí cần thay đổi theo tổ chức, còn bố trí phải ổn định theo mặt bằng. Khi vị trí và phân bổ có lịch sử riêng nhưng cùng nối về một mã tài sản, doanh nghiệp có thể thay cost center mà không kéo chậu đi theo sơ đồ ngân sách. Sảnh vẫn do người quản lý không gian kiểm soát; bảng chi phí vẫn lần được tới đúng cây, đúng điểm và đúng kỳ.