Một lô cây hỗn hợp có thể gồm cây tính theo cây, theo chậu hoặc theo bộ, kèm những phạm vi giao nhận khác nhau. Vì thế, bộ phận thu mua doanh nghiệp cần so từng dòng trên cùng quy cách trước khi nhìn tổng tiền. Bảng so sánh nên chỉ ra phần bao gồm, ngoại trừ, điều kiện giao và mọi dòng chưa đủ căn cứ. Mục tiêu là chọn báo giá có phạm vi tương đương và có thể kiểm khi nhận, không phải chọn con số nhỏ nhất được tạo từ một phạm vi hẹp hơn.
Mua cây sỉ lô hỗn hợp so sánh báo giá cùng quy cách là việc khó hơn cộng các cột thành tiền. Một danh mục có thể gồm cây nội thất kèm chậu, cây bụi tính theo cây và cây ngoài trời cần bốc dỡ riêng. Tổng tiền thấp hơn có thể chỉ là kết quả của việc bỏ chậu, bỏ vận chuyển hoặc dùng một đơn vị tính khác. Bộ phận thu mua cần đưa tất cả báo giá về cùng mặt bằng trước khi trình lựa chọn.
Chuẩn hóa đơn vị trước khi chuẩn hóa giá
Mỗi dòng phải nói rõ đơn vị đang mua là cây, chậu, bộ cây–chậu hay một nhóm đã đóng gói. Khi rà phạm vi giá, đơn vị tính và phần bao gồm, người tổng hợp không nên tự chia ngược một báo giá theo bộ khi chưa biết bộ gồm những gì. Quy cách cũng phải dùng cùng cách đo và cùng khoảng chấp nhận. Phần cây, chậu, giá thể, vật liệu che mặt và phụ kiện được tách thành các dòng hoặc mô tả rõ trong phần bao gồm.
Với lô nhiều nhóm cây, tên hàng giống nhau vẫn có thể khác về cỡ, dáng, chậu hoặc điều kiện nhận. Bảng so sánh nên giữ mã yêu cầu của bên mua rồi đặt mô tả của từng nhà cung cấp cạnh nhau. Khi một đề xuất dùng quy cách khác, dòng đó được đánh dấu là phương án thay thế và chỉ đưa vào so sánh sau khi người có quyền chấp thuận. Không sửa mô tả gốc để làm hai phương án trông giống nhau.
| Dòng cần so | Cùng mặt bằng khi | Chênh lệch phải nêu |
|---|---|---|
| Hàng hóa | Cùng đơn vị và khoảng quy cách | Cỡ, chậu, giá thể hoặc phụ kiện khác |
| Giao nhận | Cùng địa chỉ, khung giờ và điểm kết thúc | Chưa gồm xe, dỡ hoặc vận chuyển nội bộ |
| Hồ sơ | Cùng mức ảnh, số đo và biên nhận | Thiếu phần đối chiếu mà bên mua yêu cầu |
| Thương mại | Cùng cách thể hiện thuế và điều kiện áp dụng | Hiệu lực hoặc điều kiện thanh toán khác |
Dòng chưa đủ căn cứ không được hòa vào tổng
Một dấu gạch ngang phải được hiểu là “không chào”, “đã gồm ở dòng khác” hay “đang chờ xác nhận”. Nếu chưa biết, bộ phận thu mua tách dòng chưa đủ căn cứ thay vì cộng chung. Điều này đặc biệt quan trọng khi một nơi chưa xác nhận khả năng cung cấp đúng cỡ hoặc chưa khảo sát điểm giao. Có thể trình tổng phần đã rõ và một nhóm câu hỏi còn chờ; không nên gán giá tạm rồi dùng con số đó để xếp hạng.
Một hay nhiều điểm giao phải được xác định trước
Báo giá giao về một kho khác với báo giá chia hàng cho nhiều văn phòng hoặc công trường. Bên mua cần đưa ra một hoặc nhiều điểm giao đã xác định, số lượng dự kiến của từng nhóm tại mỗi nơi, giờ tiếp cận, điều kiện dừng xe và phần bốc dỡ. Nếu phân bổ chưa chốt, nhà cung cấp có thể báo riêng phần cây và nêu giả định cho vận chuyển. Khi địa chỉ thay đổi, phần giao nhận được xác nhận lại thay vì giữ nguyên một giá cũ theo quán tính.
- Không dùng một dòng “vận chuyển trọn gói” nếu chưa rõ số điểm giao và điểm kết thúc.
- Không hiểu “giao tận nơi” là đưa tới vị trí đặt cây khi báo giá chỉ ghi dỡ tại điểm xe tiếp cận.
- Không cộng phần trồng hoặc chăm sóc vào giá cây nếu phạm vi này chưa được mô tả và xác nhận.
Bên mua chịu trách nhiệm cung cấp yêu cầu, quyền tiếp cận và người nhận tại từng địa chỉ. Bên chào giá chịu trách nhiệm nêu giả định về phương tiện, đóng gói, bốc dỡ và phần không bao gồm. Đội tại điểm nhận không tự đổi điều kiện thương mại chỉ để xử lý nhanh một chuyến xe. Khi mặt bằng khác thông tin ban đầu, người phụ trách ghi lại và chuyển người có quyền duyệt trước khi phát sinh phần việc ngoài báo giá.
Chọn báo giá theo sai khác đã nhìn thấy
Khi bảng đã chuẩn hóa, bộ phận thu mua có thể so giá từng dòng, tổng phần tương đương, mức sai khác về quy cách, điều kiện giao và phần hồ sơ. Người phê duyệt cần thấy khoản chênh đến từ cây, phạm vi giao hay một giả định chưa được hai bên xác nhận. Một báo giá cao hơn không mặc nhiên đầy đủ hơn; một báo giá thấp hơn cũng không mặc nhiên tốt hơn. Quyết định nên bám vào đúng phạm vi doanh nghiệp cần mua.
Lúc nhận lô hỗn hợp, phiếu giao cần giữ ký hiệu hàng và số lượng theo nhóm. Nếu dùng kiểm mẫu, bên mua phê duyệt trước cách chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và khi nào phải lấy thêm mẫu. Dòng nào chưa có căn cứ áp dụng phương pháp đó chỉ được kết luận trên những cây đã kiểm. Biên bản tách phần đúng, phần chờ xác nhận và phần sai khác để một nhóm cây không che khuất vấn đề của nhóm khác.
Nếu SADECX được mời báo giá, SADECX có thể phản hồi trên bảng dòng của bên mua, nêu phần nguồn cây và giao nhận có thể xem xét tại thời điểm giao dịch, cùng các ngoại trừ cần xác nhận. Bên mua quyết định tiêu chí, địa chỉ, người duyệt thay đổi và điều kiện thương mại. Không nên suy ra tồn kho, giá cố định, thời hạn giao hay chính sách đổi nhận từ nội dung giới thiệu; các nội dung này chỉ có hiệu lực khi xuất hiện trong báo giá hoặc thỏa thuận cho đúng đơn hàng.