Một đại lý thường muốn gom cây nội thất, cây bụi và cây chậu ngoài trời về cùng kho. Cách gom phù hợp là chốt mã nhóm, dải cỡ và điều kiện thay thế trước khi đóng hàng, rồi giữ từng nhóm trên bảng đóng gói và phiếu giao. Xe có thể chở chung, nhưng người nhận vẫn phải truy được số lượng và sai khác của từng phần. Nhờ vậy, thiếu một nhóm hoặc đổi một cỡ không bị che trong tổng số cây của cả chuyến.
Mua cây sỉ cho đại lý với đơn nhiều nhóm cây thường nhằm gom chuyến về kho đại lý, nhưng việc ghép xe không nên biến đơn hàng thành một danh sách khó kiểm. Đây là đơn hỗn hợp theo nhóm hàng: cây nội thất, cây bụi và cây chậu ngoài trời khác nhau về cỡ, chậu, cách xếp và cách nhận. Chuyến xe là cách vận chuyển; nhóm hàng mới là đơn vị để đặt, kiểm và xử lý sai khác. Mỗi nhóm cần giữ tên, mã và số lượng riêng từ báo giá đến phiếu giao.
Lập nhóm theo cách kho sẽ nhận hàng
Mã nhóm nên phản ánh cách đại lý phân loại thực tế, chẳng hạn nhóm cây nội thất theo dải cỡ, nhóm cây bụi theo kiểu bầu hoặc nhóm chậu ngoài trời theo kích thước chậu. Bên trong mỗi nhóm, danh mục vẫn giữ mã hàng và số lượng. Không nên dùng những nhãn rộng như “cây nhỏ” nếu kho không thể dựa vào đó để xếp hàng. Người mua cần nhìn một dòng và biết cây sẽ đi vào khu nào sau khi dỡ.
Dải cỡ được ghi bằng thông số có thể đối chiếu, kèm điểm đo và khoảng chấp nhận nếu cần. Với cây chậu, phải nói rõ kích thước đang nói tới cây hay chậu; với cây bụi, cần phân biệt chiều cao, bề rộng tán và loại bầu khi các yếu tố này ảnh hưởng việc bán lại. Hình ảnh có thể hỗ trợ nhận biết dáng, nhưng không thay cho mô tả. Mỗi nhóm chỉ nên gồm các dòng mà đội kho có thể phân biệt bằng thông tin đã nhận.
Thay cây là một quyết định mua, không phải cách lấp chỗ trống trên xe
Bộ mô tả gồm mã nhóm, dải cỡ và quy tắc thay thế phải có trước lúc đóng hàng, không được hình thành từ cuộc gọi khi xe đã tới kho. Bên mua cần ghi mã nào có thể được đề xuất thay, giới hạn về cỡ hoặc chậu và ai có quyền chấp thuận. Bên bán gửi mô tả cùng ảnh hoặc số đo của phương án đề xuất trước khi xếp. Nếu chưa được duyệt, dòng thiếu được ghi thiếu; không lấy một mã khác trong cùng nhóm để bù số lượng rồi giữ nguyên tên trên phiếu.
- Chốt mã nhóm và danh sách mã hàng thuộc nhóm.
- Chốt dải cỡ, loại chậu hoặc bầu và cách nhận biết.
- Ghi dòng được phép đề xuất thay cùng người duyệt.
- Phát hành bảng đóng gói sau khi mọi thay đổi đã được xác nhận.
- Giữ số lượng theo nhóm trên phiếu giao đến khi kho ký nhận.
Bảng đóng gói phải giúp tìm hàng trên xe
Bảng đóng gói theo nhóm và phiếu giao nên có mã nhóm, mã hàng, số lượng, dấu nhận biết và khu vực xếp dự kiến. Nếu một nhóm nằm ở nhiều vị trí trên xe, bảng ghi tách để người dỡ không bỏ sót. Thẻ nhóm có thể dùng màu hoặc chữ dễ thấy, nhưng phiếu vẫn phải giữ mã bằng văn bản để không phụ thuộc vào màu. Danh sách này được chốt trước khi xe đi và cập nhật nếu có phần hàng không lên chuyến.
| Lớp kiểm | Thông tin giữ lại | Ai dùng |
|---|---|---|
| Đơn hàng | Mã hàng, quy cách, số đặt và thay đổi đã duyệt | Người mua và người chuẩn bị hàng |
| Đóng gói | Mã nhóm, vị trí xếp, số thực lên xe | Đội bốc và đội dỡ |
| Giao nhận | Số thực nhận, sai khác và tình trạng từng nhóm | Kho đại lý và đầu mối giao |
Kho nhận phải đủ chỗ tách nhóm
Đại lý cung cấp giờ nhận, lối xe, khu dỡ và người điều phối. Nếu kho chỉ có một lối hẹp, thứ tự xếp cần bám vào thứ tự dỡ để nhóm vào sâu được hạ trước hoặc sau theo phương án đã thống nhất. Bên cung cấp xác nhận loại xe, thời gian dự kiến, phạm vi dỡ và vật liệu đóng giữ. Việc đưa cây từ điểm dỡ vào từng khu, tháo chậu bọc hoặc tưới sau nhận thuộc bên nào phải được ghi rõ trong báo giá hay đơn hàng.
Khi xe tới, kho kiểm đủ số lượng theo nhóm trước khi ký nhận. Một tổng số đúng vẫn có thể che việc thừa cây nội thất và thiếu cây chậu ngoài trời. Người nhận đối chiếu thẻ với bảng đóng gói, đếm theo nhóm rồi ghi sai khác ở đúng dòng. Nếu phát hiện một cây không đúng mã hoặc cỡ, họ tạm tách cây đó theo cách hai bên đã thống nhất; không chuyển sang nhóm gần giống để làm số đếm trông đủ.
Kiểm quy cách theo cách đã duyệt
Nếu bên mua chọn kiểm mẫu, phương pháp chọn phải bao phủ các nhóm cần kết luận, với cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu do người có thẩm quyền duyệt. Kết quả của nhóm cây nội thất không tự đại diện cho cây bụi hoặc cây chậu ngoài trời. Khi chưa có phương pháp hợp lệ, người nhận chỉ kết luận cho cây đã kiểm và ghi rõ phần còn chờ, thay vì dùng một vài cây đầu xe cho toàn chuyến.
Nếu SADECX tham gia phần nguồn cây hoặc giao nhận, SADECX có thể dùng mã nhóm và danh sách do hai bên xác nhận để chuẩn bị bảng đóng gói thuộc phạm vi đơn. Đại lý quyết định cơ cấu hàng, quy tắc thay thế, khu nhận và người được quyền duyệt. Khả năng gom chuyến, giá, thời gian, tồn kho và cách xử lý sai khác phải được xác nhận cho đơn cụ thể; không có nội dung giới thiệu nào tự thay thế báo giá hoặc thỏa thuận đó.