Khi mua cây sỉ theo BOQ cho nhà thầu cảnh quan, công việc đầu tiên không phải gửi ngay bảng khối lượng cho nhiều nơi. Bên mua cần chuyển BOQ thành bảng yêu cầu báo giá có thể kiểm: mỗi dòng dùng một tên gọi, một đơn vị, một cách đo và một khoảng chấp nhận đã thống nhất. Lịch giao, điểm nhận và phần bốc dỡ được ghi theo từng đợt. Nhờ vậy, chênh lệch giữa các báo giá phản ánh phương án cung cấp, thay vì phản ánh cách hiểu khác nhau về cùng một dòng cây.
Mua cây sỉ theo BOQ cho nhà thầu cảnh quan thường vướng ngay ở bảng khối lượng: tên cây có thể là tên quen dùng tại dự án, đơn vị tính chưa thống nhất và quy cách nằm rải ở bản vẽ, ghi chú hoặc hồ sơ mời giá. BOQ là danh sách nhu cầu; yêu cầu báo giá phải biến nhu cầu đó thành các dòng có thể đo và đối chiếu. Nếu gửi nguyên bảng chưa làm rõ, mỗi nơi sẽ tự diễn giải một cách và tổng tiền cuối bảng không còn cùng mặt bằng để so.
Dòng BOQ nào chưa thể đo thì chưa nên hỏi giá
Bảng yêu cầu phải chốt tên cây, đơn vị, quy cách và sai số của từng dòng, kèm số lượng cần mua. Quy cách phải nói được đo ở đâu: chiều cao tính từ mặt bầu hay mặt chậu, thân được ghi bằng đường kính hay chu vi, tán được xem theo một chiều hay hai chiều. Một ô ghi “cây loại đẹp” không cho người báo giá biết phải kiểm đặc điểm nào. Nếu thiết kế chưa quyết định một thông số, nên đánh dấu chờ xác nhận thay vì để người chào tự chọn.
| Nội dung | Cách ghi để có thể so sánh | Nếu còn thiếu |
|---|---|---|
| Tên và đơn vị | Tên giao dịch kèm đơn vị cây, chậu hoặc bộ | Hỏi lại người lập BOQ |
| Quy cách | Thông số, vị trí đo và khoảng chấp nhận | Tạm chưa phát hành dòng giá |
| Số lượng | Tách theo đợt hoặc khu vực nếu lịch khác nhau | Ghi số dự kiến và mốc chốt |
| Giao nhận | Địa điểm, khung giờ, phạm vi dỡ và người nhận | Yêu cầu báo riêng phần chưa rõ |
Không cộng các dòng chỉ giống tên
Hai dòng cùng tên cây chưa chắc là một mặt hàng nếu khác cỡ, dạng thân, kiểu chậu, tình trạng bầu hoặc nơi giao. Ngược lại, một dòng ghi nhiều cỡ cũng không nên nhận một đơn giá chung nếu bên mua cần biết phần chênh giữa từng cấp. Người chuẩn bị yêu cầu có thể gộp dòng khi toàn bộ điều kiện mua và nhận giống nhau; nếu chỉ giống tên, nên giữ tách. Cách này còn giúp công trường khoanh đúng phần sai khác mà không giữ lại cả chuyến.
Yêu cầu bên báo giá trả lời ngay trên từng dòng
Bảng đối chiếu BOQ và báo giá nên giữ nguyên ký hiệu BOQ của bên mua rồi thêm các cột: mô tả mà bên bán hiểu, đơn vị, phần bao gồm, phần loại trừ, thời điểm có thể xác nhận nguồn và ghi chú sai khác. Dòng không báo được cần ghi rõ lý do hoặc phương án đề xuất; không để ô trống rồi cộng vào tổng. Bên mua nhờ đó biết báo giá nào khớp nguyên yêu cầu, báo giá nào đang dùng một quy cách hay phạm vi giao nhận khác.
Giá chỉ có ý nghĩa trong phạm vi đã mô tả. Cần tách cây khỏi chậu, giá thể, đóng gói, vận chuyển, bốc xuống, đưa tới vị trí trồng và trồng cây nếu các công việc này không cùng một đơn vị cung cấp. Không mặc định báo giá cây đã gồm mọi phần việc tại công trường. Thuế, thời hạn hiệu lực, điều kiện thanh toán và cách xử lý thay đổi cũng phải được xác nhận trong hồ sơ thương mại áp dụng cho đơn hàng cụ thể.
Tiến độ công trình phải đi vào bảng đặt hàng
Giao theo tiến độ công trình đòi hỏi BOQ được chia thành các đợt có ngày dự kiến, điểm nhận và đầu mối riêng. Bên mua xác nhận mặt bằng, đường vào, chỗ tập kết và thiết bị nâng hạ; bên cung cấp xác nhận danh mục dự kiến trên chuyến, giờ đến và phần bốc dỡ đã nhận. Nếu tiến độ đổi, hai bên xem lại phần cây bị ảnh hưởng trước khi xe xuất phát. Thay ngày giao có thể kéo theo thay cách gom chuyến, nhưng không tự tạo quyền đổi chủng loại hoặc quy cách.
Việc đổi cây cần một xác nhận riêng, không được suy ra từ quyền điều xe hoặc quyền nhận hàng. Khi một dòng không khớp, biên bản ghi mã BOQ, số lượng bị ảnh hưởng, số đo hoặc hình ảnh liên quan và người sẽ quyết định bước tiếp theo. Phần đúng có thể được xử lý theo thỏa thuận, còn phần sai khác được tách riêng. Cách ghi này tránh tình trạng một chữ ký xác nhận số lượng bị hiểu thành chấp thuận toàn bộ quy cách.
Nghiệm thu phải quay lại đúng dòng đã chốt
Tại điểm nhận, đội công trường dùng ký hiệu BOQ và phiên bản bảng đối chiếu đã được chấp thuận. Nguyên tắc là chỉ nhận dòng hàng khớp quy cách đã chốt; trường hợp sai khác được xử lý theo thỏa thuận và người có quyền quyết định. Nếu kiểm theo mẫu, bên mua phải duyệt trước phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và cách lấy thêm mẫu. Khi chưa có phương pháp đó, kết luận chỉ áp dụng cho những cây thực sự đã kiểm.
Nếu SADECX tham gia phần nguồn cây hoặc giao nhận, SADECX có thể đối chiếu danh mục, cách đo, đợt giao và hồ sơ nhận trong phạm vi báo giá đã xác nhận. Nhà thầu vẫn là đầu mối cung cấp BOQ có hiệu lực, vị trí giao, người được quyền duyệt và điều kiện công trường. Thiết kế, thay đổi kỹ thuật, trồng, bảo vệ mặt bằng và chăm sóc sau giao chỉ thuộc phần SADECX khi được ghi cụ thể trong báo giá hoặc thỏa thuận.