Một cây có dáng riêng cần được mua theo đúng cá thể, không phải theo lời hứa giao một cây cùng loại. Người mua nên nhận bộ ảnh có mốc thời gian, góc nhìn chính, mặt sau, gốc, thân, tán và mã nhận diện nằm trong khung hình. Báo giá hoặc xác nhận đặt hàng ghi đúng mã đó. Khi xe tới, người nhận đối chiếu mã trước khi dỡ; nếu mã không khớp, cây được giữ nguyên trạng để người có quyền quyết định.
Với đơn mua cây lẻ, chọn đúng cây cụ thể theo ảnh và mã là yêu cầu hợp lý khi dáng thân, hình tán hoặc một góc nhìn riêng chính là lý do ra quyết định. Câu “giao cây cùng loại” khi ấy làm thay đổi chính đối tượng đã được duyệt. Một mã có giá trị khi nó đi cùng cây từ lúc chụp ảnh đến lúc giao. Mục tiêu của hồ sơ không phải làm thủ tục dày hơn, mà giúp cả bên mua lẫn bên bán biết chính xác cá thể nào đang được giao dịch.
Bộ ảnh phải cho thấy cả điểm đẹp lẫn điểm cần cân nhắc
Dáng, góc nhìn, khuyết điểm và mã nhận diện nên xuất hiện trong cùng một bộ thông tin. Ảnh toàn cây từ góc chính cho thấy tỷ lệ; ảnh xoay quanh cây cho thấy độ lệch tán; ảnh gốc và thân cho thấy các vết, chạc hoặc đường cong; ảnh bầu cho thấy dạng bao giữ. Ảnh đẹp không phải là hồ sơ đầy đủ nếu bỏ qua mặt sau hoặc phần gốc. Người mua cần biết những gì đã có trước khi vận chuyển để phân biệt với tổn thương mới.
Mã có thể là thẻ, nhãn hoặc dấu nhận biết rõ ràng, miễn là đọc được trong ảnh và trên cây. Không nên dùng đặc điểm dễ thay đổi như “cây đứng cạnh cổng” làm dấu duy nhất. Bộ ảnh hiện trạng và mã cây cần có ngày chụp hoặc mốc trao đổi, đồng thời ghi người gửi. Khi bên bán gửi lại ảnh sau lúc chuẩn bị vận chuyển, mã cũ vẫn phải nhìn thấy để người mua xác nhận không bị đổi cá thể.
Ghi đúng mã vào xác nhận đặt hàng
Xác nhận mua cần nói rõ đây là giao nguyên cây đã chọn, không chỉ giao đúng tên loại. Ngoài mã, văn bản giữ những đặc điểm người mua dùng để quyết định như hướng tán chính, chiều cao đã đo, dạng thân và các điểm đã được hai bên nhìn thấy. Nếu cần tháo nhãn để bảo vệ cây trong quá trình buộc, hai bên phải có cách nhận diện thay thế và ảnh chuyển nhãn; không để một khoảng thời gian cây mất dấu nhận biết.
Thay thế phải quay lại bước duyệt cây
Có nhiều lý do khiến cây đã chọn không thể giao như dự kiến, nhưng cây khác không tự trở thành phương án tương đương. Bên bán cần báo tình trạng, gửi mã mới cùng bộ ảnh mới và chỉ thay khi người có quyền của bên mua đồng ý. Giá, lịch giao hoặc chi phí phát sinh nếu có cũng phải được xác nhận cho phương án mới. Nhân viên giao hàng hoặc người trực cổng không nên phải quyết định thay người mua chỉ vì xe đã tới.
| Tình huống | Việc nên làm trước khi dỡ | Người quyết định |
|---|---|---|
| Mã và cây khớp | Đối chiếu ảnh, số đo và tình trạng vận chuyển | Người nhận theo ủy quyền |
| Đúng loại nhưng sai mã | Giữ nguyên và gửi ảnh thực tế | Người duyệt cây |
| Mã khó đọc | Đối chiếu dấu khác trong bộ ảnh, chưa suy đoán | Đầu mối hai bên |
| Có vết mới | Chụp tại xe và tách khỏi điểm đã biết | Người xử lý sai khác |
Quy tắc này không nhằm từ chối mọi khác biệt nhỏ. Nó tách sai mã khỏi sai quy cách và khỏi tổn thương do giao nhận. Mỗi vấn đề có cách xử lý khác nhau: sai mã cần xác định lại cá thể; sai quy cách cần đo; tổn thương cần so với ảnh trước vận chuyển. Khi ghi đúng loại vấn đề, hai bên tránh tranh luận chung chung rằng cây “không giống ảnh”.
Kiểm mã trước khi thay đổi hiện trạng giao
Người nhận phải đối chiếu mã trước khi dỡ hàng. Họ mở sẵn bộ ảnh, kiểm nhãn trên cây và nhìn các dấu chính như hướng cong của thân, chạc hoặc khoảng khuyết của tán. Nếu mã không khớp, việc dỡ cây xuống không nên diễn ra chỉ để tiết kiệm thời gian chờ. Dỡ cây có thể làm phát sinh công đưa vào, chiếm chỗ và khiến hiện trạng khó quay lại; vì vậy, quyết định tiếp theo thuộc người đã được chỉ định trong đơn.
Khi mã khớp, đội nhận mới kiểm quy cách và tình trạng. Số đo phải dùng cùng mốc đã nêu trong xác nhận mua. Ảnh tại thời điểm nhận nên có mã cây, góc toàn thể và các vị trí phát hiện sai khác. Phiếu giao tách xác nhận đã nhận đúng cá thể khỏi xác nhận về quy cách; nếu một phần đang chờ kiểm, ghi rõ thay vì ký một câu bao quát.
Nếu SADECX tham gia việc chọn nguồn hoặc giao cây, SADECX có thể cung cấp ảnh, mã và thông tin nhận diện thuộc phạm vi đã xác nhận cho cá thể đang được xem xét. Người mua quyết định góc nhìn ưu tiên, chấp thuận khuyết điểm nhìn thấy và chỉ định người được đổi phương án. Khả năng giao, giá, lịch, cách xử lý sai khác hoặc chính sách sau nhận chỉ được áp dụng khi có trong báo giá hay thỏa thuận của đúng cây đó.