Đơn một chủng loại cây thân gỗ cỡ nhỏ vẫn có thể chứa nhiều nhóm cấp thân, phân cành, tán hoặc gói rễ. Vì vậy, việc xem vài cây không đủ để kết luận cho cả lô. Trước khi kiểm, bên mua phải chấp thuận phương pháp chọn, cỡ mẫu, thuộc tính cần đo, ngưỡng nhận, ngưỡng không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu hoặc chuyển xử lý. Người kiểm ghi mã lô và nguồn, cây được chọn, kết quả đo cùng dấu thời gian. Nếu chưa có kế hoạch được duyệt, kết quả chỉ áp dụng cho những cây đã kiểm.
Một tên cây không có nghĩa mọi cây trong lô giống nhau. Cây thân gỗ cỡ nhỏ có thể khác cấp thân, vị trí phân cành, hình tán hoặc gói rễ dù cùng vườn. Nếu người kiểm chọn vài cây thuận tay rồi kết luận cho cả lô, bên mua không biết mẫu có đại diện hay không. Vì vậy, các bên phải thống nhất cách chọn và xử lý kết quả trước buổi kiểm.
Bên mua duyệt cách lấy mẫu trước khi biết kết quả
Các bên cần chốt phương pháp chọn: chọn ngẫu nhiên theo danh sách, chọn theo khoảng cách đã định, hay chia lô thành các nhóm rồi lấy trong từng nhóm. Cách chọn phải phù hợp với cách cây được nhận diện tại vườn. Người kiểm không đổi sang những cây dễ tiếp cận hơn mà không ghi nhận, vì sự thay đổi đó có thể làm mẫu chỉ phản ánh một góc của lô.
| Nội dung | Điều bên mua cần quyết định | Điều không nên để tới hiện trường |
|---|---|---|
| Phạm vi | Mã lô và nguồn, số cây hoặc dải mã thuộc lô | Gộp thêm cây chưa được nhận diện |
| Phương pháp chọn | Cách xác định cây nào được đo | Chọn theo cảm giác hoặc vẻ ngoài |
| Cỡ mẫu | Số cây hoặc tỷ lệ phù hợp với lô và mục đích | Tự đặt một con số chung cho mọi đơn |
| Ngưỡng kết quả | Ngưỡng nhận, ngưỡng không nhận và trường hợp chưa kết luận | Đổi mức sau khi đã thấy số đo |
| Bước tiếp theo | Quy tắc lấy thêm mẫu hoặc chuyển xử lý | Tranh luận tại chỗ mà không rõ ai quyết định |
Không thể mặc định cùng một cỡ mẫu, dung sai và ngưỡng cho mọi hợp đồng. Các giá trị này phụ thuộc vào yêu cầu mua, cách phân lô, mức biến động được chấp nhận và quyền quyết định của bên mua. Khi yêu cầu chưa được phê duyệt, người lập để mục đó chờ xác nhận; họ không điền một tỷ lệ quen dùng rồi coi như điều kiện chung.
Một tên cây vẫn cần tách nhóm trước khi rút mẫu
Nếu lô có các cấp thân khác nhau hoặc được chuẩn bị từ nhiều khu, người phụ trách tách nhóm trước khi rút mẫu. Tương tự, khác biệt về phân cành, tán hoặc gói rễ có thể tạo thành nhóm nhận riêng nếu yêu cầu mua phân biệt những đặc tính ấy. Việc chia nhóm phải được ghi trước khi biết cây nào đạt; nếu chia sau khi đo, kết quả dễ bị sắp lại theo hướng có lợi.
- Mỗi nhóm có ranh giới bằng mã cây, dải mã hoặc vị trí được ghi và chụp rõ.
- Người kiểm ghi mã nhận diện riêng cho từng cây được chọn.
- Mỗi thuộc tính có cách quan sát hoặc đo đã được các bên hiểu giống nhau.
- Mỗi kết quả có người kiểm, ngày giờ và ghi chú về điều kiện kiểm nếu cần.
Nếu cây chưa có mã riêng, người phụ trách có thể cấp số kiểm tạm gắn với vị trí và ảnh. Sau buổi kiểm, họ đối chiếu số ấy với mã lô và danh sách cây. Họ không dùng cùng một số cho nhiều cây hoặc chuyển số từ cây đã bị thay. Mục đích là để bên mua có thể tìm lại đúng cây đã được đo.
Ghi cả cây phù hợp và cây có sai khác vào bảng mẫu đo
Người kiểm ghi đầy đủ căn cứ chọn cây, mã cây, mã lô, đặc tính được kiểm và kết quả thực tế. Những cây có sai khác vẫn nằm trong bảng, không bị thay bằng cây khác chỉ để đủ cỡ mẫu. Nếu một cây không thể đo vì bị che khuất hoặc thẻ mất, người kiểm ghi lý do và thực hiện quy tắc thay mẫu đã được duyệt; họ không tự chọn cây gần nhất.
Kết quả phân loại nên tách ít nhất phần phù hợp, phần không phù hợp và phần chưa đủ căn cứ. Tên gọi cụ thể có thể theo hợp đồng, nhưng quyền quyết định phải rõ. Người đo cung cấp số liệu và ghi nhận hiện trường; đại diện được bên mua giao quyền áp dụng ngưỡng để quyết định nhận, không nhận, lấy thêm mẫu hay chuyển phần cây sang xử lý riêng.
Lấy thêm mẫu không phải là chọn đến khi có kết quả mong muốn
Quy tắc lấy thêm mẫu phải nói trước điều kiện kích hoạt, cách chọn cây bổ sung, số lượng và cách kết hợp kết quả. Nếu kế hoạch chỉ nói “kiểm thêm khi cần”, người thực hiện chưa thể áp dụng kết quả cho phần còn lại của lô. Bên mua cần làm rõ ai yêu cầu kiểm thêm và kết quả mới được dùng độc lập hay được xét cùng lượt đầu.
Khi kết quả chạm ngưỡng hoặc hai nhóm có mức khác nhau, người kiểm dừng đúng bước đã được phê duyệt; họ không tự lấy thêm cây hoặc tiếp tục kiểm chỉ để đạt kết quả mong muốn. Người kiểm báo số liệu thực tế và chờ người có quyền quyết định có áp dụng quy tắc lấy thêm mẫu hay chuyển phần cây sang xử lý riêng. Nếu phần không phù hợp được tách để xử lý, danh sách mã cây và kết quả ban đầu vẫn được giữ; lần kiểm sau ghi thời điểm và phạm vi mới.
Nếu SADECX tham gia phần nguồn cây và hỗ trợ kiểm lô, SADECX có thể chuẩn bị danh sách cây, bảng mẫu đo, ảnh và kết quả hiện trường theo kế hoạch được bên mua chấp thuận trước buổi kiểm. SADECX không tự đặt ngưỡng nhận thay cho bên mua khi yêu cầu chưa được thống nhất. Chỉ người được giao quyền trong hợp đồng hoặc được xác nhận bằng văn bản mới quyết định nhận lô, không nhận lô hay yêu cầu xử lý thêm.
Biên bản phải ghi rõ kết luận áp dụng cho phần cây nào
Trong biên bản cuối buổi, người lập nêu mã lô, nhóm đã kiểm, phương pháp chọn, cỡ mẫu thực hiện, số đo, ngưỡng đã áp dụng và quyết định của người có quyền. Nếu có lấy thêm mẫu, họ chỉ ra lượt bổ sung và lý do. Nếu một phần được chuyển xử lý, họ tách mã cây của phần đó khỏi số đã nhận để không bù qua lại.
Mục đích của kế hoạch lấy mẫu không phải là giảm số cây phải nhìn bằng mọi giá. Bên mua cần biết vì sao những cây ấy được chọn và kết quả có thể áp dụng tới đâu. Khi chưa có kế hoạch, cách trung thực là kết luận trên cây đã kiểm. Khi đã có kế hoạch được duyệt và thực hiện đúng, bên mua mới có căn cứ dùng kết quả trong giới hạn đã thống nhất, không phải dựa vào ấn tượng từ vài cây đầu tiên.