Một đơn chỉ có một chủng loại vẫn có thể nhận cây từ nhiều vườn. Bên mua quyết định điều kiện cho phép gộp; nhân sự điều phối lập kế hoạch gom và tách lô; quản lý từng vườn giữ mã vườn cùng mã lô gốc; đơn vị cung cấp tổ chức điểm bàn giao có khu riêng cho từng trạng thái. Nhân sự vận chuyển và người nhận đối chiếu phần đã được phép tiếp quản. Cùng tên cây chưa đủ để bên mua cho phép gộp các lô.
Với đơn một chủng loại, các bên dễ cho rằng chỉ cần đủ tổng số là có thể đưa cây từ mọi vườn vào chung một nhóm. Bên mua phải nêu rõ lô nào đủ điều kiện sử dụng chung và lô nào cần để riêng. Nhân sự điều phối lập kế hoạch gom và tách lô theo quyết định đó, đồng thời giữ mã vườn cùng mã lô gốc cho từng phần. Khi giao nhận, đơn vị cung cấp vẫn nêu đúng vườn đã chuẩn bị từng lô thay vì chỉ dùng một mã chung cho cả đơn.
Đặt điều kiện gộp trước lịch gom
Bên mua chỉ cho phép gộp khi các phần cùng chủng loại đã có trạng thái sử dụng tương thích, không còn ngoại lệ cần xử lý riêng và điểm bàn giao có chỗ phân định từng lô gốc. Nhân sự điều phối tiếp nhận kết quả chuyên môn đã được chấp nhận; họ không tự đánh giá lại độ đồng đều hoặc quy cách. Nếu bên mua chưa quyết định cách sử dụng phần cây của một vườn, nhân sự điều phối để phần đó ở khu riêng và chưa đưa mã lô vào nhóm gom.
| Điều kiện | Người xác nhận | Cách xử lý nếu chưa đạt |
|---|---|---|
| Cùng mục đích sử dụng đã được chấp nhận | Bên mua | Giữ thành lô riêng |
| Mã vườn và mã lô gốc còn nhận diện được | Quản lý vườn và nhân sự điều phối | Chưa đưa vào lịch gom |
| Điểm bàn giao có vị trí phân định từng phần | Đơn vị cung cấp | Đổi cách bố trí hoặc đổi điểm |
| Nhân sự điều phối ghi rõ thành phần nhóm gom | Nhân sự điều phối | Bổ sung trước khi xếp dỡ |
Khi các lô đủ điều kiện, nhân sự điều phối cấp một mã nhóm gom để quản lý tổng số của đơn. Họ ghi kèm mã vườn, mã lô gốc, số cây dự kiến và vị trí bàn giao của từng lô. Mã nhóm không thay thế mã gốc và không khiến nhiều lô trở thành một lô mới về mặt kết luận chất lượng. Nếu phải đưa một lô ra khỏi nhóm, nhân sự điều phối sửa thông tin của chính lô đó; bên mua không thay đổi trạng thái của các lô còn lại chỉ vì chúng từng cùng mã nhóm.
Lập hành trình bàn giao cho từng lô gốc
Nhân sự điều phối ghi thời điểm từng vườn chuẩn bị xong, nơi nhân sự vận chuyển tiếp quản, điểm tập kết trung gian nếu có và điểm bàn giao cuối. Ở mỗi nơi chuyển giao, họ ghi quản lý vườn hoặc đại diện đơn vị cung cấp nào giao, đầu mối nào nhận, số cây và mã phải đối chiếu. Quản lý vườn chỉ giao cây thuộc lô đã nêu. Nếu hai vườn đưa cây tới cùng thời điểm, đơn vị cung cấp bố trí vị trí riêng cho từng lô để dấu nhận diện không bị lẫn trong lúc chờ.
Nhân sự điều phối tách một lô khỏi nhóm nếu mã gốc không còn rõ, trạng thái sử dụng khác phần còn lại hoặc số cây thực tế chưa được đối chiếu. Họ cũng tách lô nếu điểm bàn giao không thể giữ riêng phần có ngoại lệ, sau đó báo bên mua. Khi một vườn giao thiếu, nhân sự điều phối không lấy cây của vườn khác bù vào số thiếu rồi để nguyên mã lô ban đầu. Nếu bên mua duyệt cơ cấu mới, nhân sự điều phối cập nhật mã và số cây trước khi nhân sự vận chuyển tiếp quản.
Bảo toàn nhận diện khi xếp và dỡ
Đơn vị cung cấp phân định các lô bằng dấu nhận diện phù hợp với hiện trường và giao cho đầu mối tiếp nhận danh sách thành phần. Nhân sự vận chuyển đối chiếu mã vườn, mã lô gốc cùng số cây trước khi xếp. Khi nhiều lô ở cùng phương tiện, nhân sự xếp xe bố trí từng lô thành phần riêng để người nhận nhận biết được lúc dỡ. Người nhận kiểm từng lô; tổng số cây đúng không bù cho một mã lô bị thiếu hoặc một phần đến sai vườn.
Nếu phải đổi xe, đổi điểm tập kết hoặc chia một lô sang hai chuyến, nhân sự điều phối phân bổ lại số cây theo mã lô gốc trước khi các bên tiếp tục. Nhân sự vận chuyển ban đầu bàn giao phần đã tiếp quản cho nhân sự vận chuyển của xe thay thế; người nhận tại điểm sau xác nhận đúng phần mình nhận. Đơn vị cung cấp không chỉ báo một số tổng cho nhóm gom mà phải ghi riêng số cây của từng lô. Nhờ vậy, bên mua có thể giữ riêng lô gặp sai khác mà không làm mất thông tin của các lô còn lại.
Bên mua không được coi cây chưa kiểm ở các vườn là có cùng trạng thái với phần đã được phép gộp. Nếu thiếu phương án lấy mẫu được viện dẫn và phê duyệt trước, nhân sự kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Nhân sự điều phối không suy rộng kết luận đó sang phần chưa có kết quả. Khi cần thêm số lượng, bên mua quyết định riêng đối với phần bổ sung trước khi nhân sự điều phối đưa các mã cây mới vào nhóm gom.
Đối soát mã và số cây sau bàn giao
Sau bàn giao, người nhận xác nhận số cây theo từng mã vườn và mã lô gốc, không chỉ xác nhận mã nhóm gom. Nhân sự điều phối so số thực nhận với số đã phân bổ, ghi riêng phần thiếu, thừa hoặc bị giữ lại rồi báo bên mua. Quản lý vườn nhận phản hồi đúng lô mình đã giao. Vì thế, bên mua vẫn phân biệt được từng phần dù tất cả cây trong đơn thuộc cùng một chủng loại.
Tại thời điểm đối soát, mỗi lô ở một trong ba tình trạng rõ ràng: đã giao đúng mã, đang giữ riêng vì có sai khác, hoặc chưa được bên mua cho phép gộp. Nếu người nhận không xác định được mã vườn và mã lô gốc của một phần cây, bên mua không tính phần đó vào số cây được chấp nhận; nhân sự điều phối ghi riêng phần cây để xác minh. Bên mua không coi tổng số đủ là lý do bỏ qua thông tin lô của từng cây.