Ca giao ngoài giờ có ít cơ hội bổ sung người xác nhận. Vì vậy việc kiểm cây, chốt lô và ghi cây thực trên xe phải hoàn tất trước khi xe rời nơi chuẩn bị; đội nhận ban đêm không tự chọn cây thay.
Trước ca giao ngoài giờ vào tuyến đường nội bộ, quyết định quan trọng nhất tại nguồn là lô nào được phép rời đi. Việc này diễn ra sau khi cây thực, mã lô, phạm vi kiểm và lịch ca đã được đối chiếu. Phiếu xác nhận lô được xuất chỉ rõ cây được xuất, cây phải giữ và lô dự phòng nào được phép dùng nếu điều kiện đã nêu xảy ra. Phiếu xếp cây lên xe sau đó ghi cây thực trên xe. Khi hai mốc không khớp, xe chưa rời nguồn; ca đêm không phải nơi bổ sung một quyết định nguồn còn thiếu.
Chốt danh sách trước khi bắt đầu xếp cây
Việc chốt danh sách cần đủ sớm để người kiểm xem cây và đủ gần lúc xếp cây lên xe để nhận diện còn giá trị. Danh sách dự kiến gồm mã cây hoặc nhóm cây, mã lô, điểm giao, ca nhận và kết quả kiểm. Cây có nhãn mất, cây vừa được thay hoặc phần chưa nằm trong phạm vi kiểm được tách ra. Không điền tên một lô dự phòng như cây chắc chắn có thể xuất. Người giữ nguồn xác nhận vị trí cây, người kiểm xác nhận phạm vi đã xem và người điều phối chỉ cho xuất sau khi các điểm chưa rõ đã được xử lý.
- Chốt danh sách cây và mã lô dự kiến cho ca.
- Đối chiếu ảnh, phiếu kiểm và thay đổi từ lần xem gần nhất.
- Cho xuất những cây đủ căn cứ; ghi riêng cây phải giữ lại.
- Xếp xe theo danh sách đã chốt và lập phiếu xếp cây.
- Bàn giao phiếu xếp cây cùng bộ hồ sơ cho đội nhận ngoài giờ.
Phiếu xác nhận lô được xuất phải nói rõ phạm vi và giới hạn. Xác nhận được phép xuất không phải nghiệm thu tại tuyến, không xác nhận trước cây sẽ giữ nguyên sau vận chuyển và không cấp quyền cho xe vào khu vực. Nó chỉ xác nhận cây thực đã đối chiếu được với ảnh, phiếu kiểm tại nguồn và danh sách ca tại thời điểm ký. Nếu một phần lô đủ còn phần khác thiếu, phiếu tách số cây hoặc mã cây; không cho xuất cả lô rồi ghi chú xử lý sau. Dấu thời gian và người ký cho biết quyết định nào có hiệu lực lúc xếp cây lên xe.
| Lựa chọn | Khi áp dụng | Hồ sơ đi kèm |
|---|---|---|
| Cho xuất | Cây và lô khớp phạm vi đã kiểm | Phiếu xác nhận xuất lô và danh sách xếp xe |
| Giữ lô | Mã, tình trạng hoặc bằng chứng còn mâu thuẫn | Phiếu giữ, nơi giữ và người xử lý |
| Dùng lô dự phòng | Điều kiện thay đã xảy ra và lô mới đã được kiểm | Biên bản ghi lô bị thay và lô được dùng |
Chỉ dùng lô dự phòng sau khi đã kiểm cây thực
Lô dự phòng chỉ được đưa vào chuyến khi có lô cụ thể, cây thực, bằng chứng đủ và quyết định thay. Tên một nơi cung cấp, ảnh của lần trước hoặc lời xác nhận miệng không đủ để đổi danh sách ca. Lô mới cần mã, phạm vi kiểm và điểm giao; biên bản ghi cây hoặc vị trí được thay. Nếu lô dự phòng chưa sẵn sàng, lựa chọn đúng có thể là dời chuyến hoặc giảm phạm vi, tùy người có thẩm quyền. Không nới tiêu chí hoặc bỏ bước kiểm chỉ vì khung giờ giao sắp bắt đầu.
Phiếu xếp cây lên xe ghi theo trình tự cây hoặc nhóm cây được xếp, mã lô, dấu nhận diện, tình trạng nhìn thấy, thời điểm và người bàn giao. Nếu cây bị dỡ xuống trước khi xe đi, phiếu ghi việc rút cây và danh sách cuối được xác nhận lại. Không xóa nội dung cũ để làm hồ sơ trông liền mạch. Ảnh lúc xếp cây giúp nhận diện và ghi nhận tình trạng, nhưng không thay chữ ký cho phép xuất lô. Khi nhiều xe cùng ca, mỗi xe có phiếu xếp cây riêng; mã chuyến cho biết các xe thuộc cùng kế hoạch mà không trộn cây giữa các lô. Ở một số công trường, hai giấy này vẫn được gọi là phiếu phát hành lô và nhật ký đóng tải. Dù dùng tên nào, phiếu phát hành lô phải chốt cây được phép đi, còn nhật ký đóng tải phải ghi cây thực đã xếp lên từng xe.
Ghi mọi lần đổi xe hoặc điểm giao sau khi rời nguồn
Sau mốc rời nguồn, mọi thay đổi về xe, cây, điểm giao hoặc trình tự phải được ghi như một sự kiện mới. Nếu xe dừng tại điểm chuyển, người nhận chặng đối chiếu mã cây và phiếu xếp cây, rồi lập biên nhận. Đội ca đêm không tự đổi cây giữa xe để thuận đường nếu không cập nhật danh sách và người chịu trách nhiệm. Trường hợp nhãn hỏng hoặc cây không khớp, phần liên quan được giữ ở điểm an toàn theo phương án; không đưa tiếp vào tuyến rồi mới bổ sung hồ sơ vào ngày sau.
Trước khi xe vào tuyến đường nội bộ, đầu mối vận hành xác nhận giao thông nội bộ được duy trì và giao cắt hạ tầng đã được xem theo phạm vi chuyến. Xác nhận này khác phiếu xác nhận xuất lô: một bên quản lý cây rời nguồn, bên kia quản lý quyền và điều kiện sử dụng tuyến. Nếu đoạn đường chưa mở, lô đã được phép xuất vẫn chờ tại điểm đã định. Nếu tuyến mở nhưng cây không khớp phiếu xếp cây, xe không được coi là đủ điều kiện chỉ vì đã tới đúng giờ.
- Phiếu kiểm nguồn và thay đổi sau lần kiểm.
- Phiếu xác nhận lô được xuất có người xác nhận và dấu thời gian.
- Quyết định giữ lô hoặc dùng lô dự phòng.
- Phiếu xếp cây lên xe riêng cho từng xe, kèm biên nhận ở điểm chuyển nếu có.
- Sơ đồ vị trí nhận, người trực ca và kênh xử lý sai lệch.
Kết thúc ca bằng biên nhận của cây thực
Khi bàn giao, người nhận đối chiếu cây thực với phiếu xếp cây, phiếu xác nhận xuất lô, điểm giao và danh sách vị trí. Phiếu ca ghi phần đã nhận, phần giữ, cây không khớp và cách xử lý tiếp. Nó không sửa phiếu nguồn; nếu có khác biệt, hai mốc được giữ để xác định sự kiện nằm ở đâu. Ảnh và dấu thời gian tại điểm nhận giúp đối chiếu các chặng nhưng không tự quy trách nhiệm. Người có thẩm quyền xem biên nhận, phạm vi giao và thỏa thuận trước khi quyết định thay, trả, giữ hoặc xử lý khác.
Sau ca, đối chiếu từng cây đã cho xuất với phiếu xếp cây và biên nhận; đối chiếu từng cây đã nhận với lô và hồ sơ kiểm tại nguồn. Cây đã cho xuất nhưng chưa nhận, hoặc cây nhận nhưng không có trong phiếu, được ghi rõ để xử lý. Không cân tổng rồi bỏ qua sai mã. Đối với phương án dự phòng, kiểm thêm quyết định dùng lô dự phòng và biên bản ghi cây cũ, cây mới. Kết quả giúp biết lô nào còn đủ điều kiện cho ca sau và phần nào phải kiểm lại trước lần cho xuất tiếp theo.
Bộ hồ sơ ca gồm phiếu kiểm nguồn, phiếu xác nhận xuất lô, phiếu giữ hoặc thay, phiếu xếp cây, biên nhận từng chặng và xác nhận tuyến. Mỗi loại giấy ghi đúng vai trò, người xác nhận và dấu thời gian riêng. Việc chốt lô tại nguồn giúp ca đêm vận hành trên danh sách đã được quyết định, thay vì giao quyền chọn lô cho đội nhận. Đồng thời, mọi thay đổi vẫn có cách xử lý rõ mà không giả định cây dự phòng luôn sẵn hoặc một lần cho xuất có hiệu lực cho các ca sau.