Ca giao tối có ít dư địa để xử lý sai lô sau khi xe rời nơi chuẩn bị. Trước mốc đóng tải, người phụ trách cần quyết định rõ lô được đi, lô phải giữ và khi nào nguồn dự phòng được gọi dùng.
Sai lô được phát hiện lúc xe đã đến cổng ban đêm thường khó xử lý hơn nhiều so với việc giữ cây tại nguồn. Vì thế, mốc quyết định nằm trước khi xếp cây lên xe, không nằm ở cổng khuôn viên. Người kiểm đối chiếu mã lô, dấu cây, số lượng, quy cách và ảnh tại nguồn; người điều phối xác nhận xe, giờ đi cùng điểm nhận; đầu mối cơ quan xác nhận điều kiện vào. Kết quả được ghi thành phiếu cho lô rời nguồn hoặc quyết định giữ lại. Nguồn dự phòng chỉ được gọi dùng theo điều kiện đã chốt, không được xếp thêm để phòng thiếu mà chưa có người duyệt.
Việc kiểm nguồn cần hoàn tất đủ sớm trước giờ đóng tải để còn sửa sai mà không đẩy áp lực sang người trực đêm. Khoảng thời gian cụ thể phụ thuộc số cây, quãng đường, cách xếp và giờ khuôn viên cho phép; không có một con số dùng cho mọi chuyến. Người phụ trách ghi giờ phải chốt cây trong kế hoạch ca và nêu ai cần trả lời trước giờ đó. Nếu quyết định đến muộn, cây chưa được tự đưa lên xe. Việc chậm một chuyến cần được ghi đúng nguyên nhân; không đổi ngày kiểm hoặc giờ xác nhận để hồ sơ trông như đã chốt kịp.
Ảnh nguồn phải dẫn tới đúng cây được xếp
- Ảnh toàn cây cùng dấu nhận diện và mã lô có thể đọc được.
- Ảnh phần cần kiểm theo yêu cầu, không chỉ ảnh chung của khu cây.
- Ngày, giờ và người xác nhận ảnh tại nguồn.
- Danh sách cây được xếp, vị trí trên xe nếu việc đó cần để bàn giao.
- Cây bị rút hoặc thay sau lần kiểm phải có quyết định mới.
Ảnh tại nguồn cho thấy cây ở mốc kiểm; xác nhận đóng tải cho biết cây nào thật sự được xếp lên xe. Hai mốc này không nên nhập làm một nếu người kiểm và người xếp khác nhau hoặc thời gian cách xa. Người xếp đối chiếu dấu cây với danh sách được phép đi và ghi thay đổi nếu có. Không lấy ảnh của cây đã kiểm để thay cho cây cùng lô vừa được đổi vào xe. Nếu niêm phong hoặc cách bảo vệ được thỏa thuận, ghi đúng phần đã thực hiện; không dùng một xác nhận chung để che cây chưa nhận diện. Khi xe rời, người điều phối biết chính xác lô nào đang trên đường.
Chỉ xếp chuyến khi khuôn viên đã bố trí người nhận
| Nội dung | Bên cung cấp thông tin | Nếu chưa rõ |
|---|---|---|
| Khung giờ và lối vào | Bảo vệ hoặc đầu mối vận hành được giao | Giữ xe và cây tại nguồn |
| Khu dỡ cùng vị trí nhận | Quản lý tài sản hoặc bộ phận sử dụng | Không tự chọn chỗ trống |
| Người kiểm cây và người ký nhận | Bên mua hoặc đơn vị quản lý | Nêu phần chỉ có thể nhận tạm |
| Giới hạn thiết bị, tiếng ồn hoặc ánh sáng | Đơn vị có quyền tại khuôn viên | Điều chỉnh phương án trước ca |
Kiểm soát an ninh, giờ làm việc và đầu mối quản lý tài sản khác nhau giữa các cơ quan. Nhà cung cấp chỉ sử dụng điều kiện do khuôn viên cụ thể xác nhận, không suy từ chuyến giao ở nơi khác. Bảo vệ có thể cho xe vào nhưng không mặc nhiên được nhận cây; người quản lý tài sản có thể cho dùng khu dỡ nhưng không tự duyệt quy cách; bộ phận sử dụng biết vị trí cần cây nhưng không nhất thiết duyệt chi phí. Nếu một người được giao nhiều vai trò, kế hoạch ca vẫn nói họ xác nhận phần nào. Phiếu cho lô rời nguồn chỉ được phát hành khi các mốc phía nhận đủ rõ cho chuyến đó.
Cây dự phòng không đi cùng như một lựa chọn chưa chốt
Nguồn dự phòng giúp giữ khả năng xử lý khi cây chính không phù hợp hoặc không thể đi đúng ca. Tuy nhiên, cây dự phòng phải được nhận diện, kiểm và chỉ được dùng sau quyết định. Nếu cây chính bị giữ, người kỹ thuật nêu lý do; nhà cung cấp đưa cây thay; bên mua chấp thuận phạm vi; người điều phối cập nhật danh sách xếp. Không đưa cả cây chính lẫn cây dự phòng lên xe rồi lựa tại cổng, trừ khi thỏa thuận cụ thể cho phép và nơi nhận đã chuẩn bị trách nhiệm tương ứng. Cây không được dùng tiếp tục ở nguồn hoặc được xử lý theo thỏa thuận, không ghi như đã giao.
| Nhóm thông tin | Nội dung thực tế |
|---|---|
| Cây và lô | Dấu cây, mã lô, số lượng và kết quả kiểm |
| Ca giao | Giờ đóng tải, giờ dự kiến đến và đầu mối nhận |
| Khuôn viên | Cổng, khu dỡ, vị trí và điều kiện đã được xác nhận |
| Quyết định | Cho đi, giữ lại hoặc dùng cây dự phòng cùng người duyệt |
| Xác nhận | Người lập, người kiểm và dấu thời gian |
Dấu thời gian phải phản ánh đúng mốc
Ảnh kiểm, quyết định cho đi, xác nhận đóng tải, giờ xe rời và giờ vào cổng là các sự việc khác nhau. Dấu thời gian giúp sắp chúng đúng thứ tự nhưng không thay chữ ký hay nội dung. Nếu một cây được đổi sau khi phiếu đã lập, bản cập nhật nêu cây cũ, cây mới, lý do và người chấp thuận; không sửa âm thầm bản đã dùng để xếp. Nếu xe chờ tại nguồn do khuôn viên đổi giờ, ghi thời điểm cùng đầu mối thông báo. Không đẩy giờ đóng tải về trước để đáp ứng một mốc hình thức. Sự việc thật giúp sau này phân biệt chậm ở nguồn, trên đường hay tại nơi nhận.
Khi xe tới, người nhận đối chiếu dấu cây, số lượng và vị trí theo phần được giao. Biên nhận tại khuôn viên không thay kết quả kiểm nguồn; ngược lại, phiếu cho lô rời nguồn không chứng minh cây đã được tiếp nhận hoặc nghiệm thu. Nếu ca không đủ ánh sáng để xem một đặc điểm, phần đó được giữ cho mốc sau cùng người chịu trách nhiệm. Nếu cây không đúng danh sách, người trực ghi sự việc và đưa cây về nơi được phép, không tự duyệt ngoại lệ để giải phóng xe. Quyền dừng ca vì điều kiện không phù hợp cũng không đồng nghĩa quyền duyệt giá.
Cuối ca, ghi rõ cây đã giao và ai đang giữ cây
Cuối ca, phiếu đóng tải được đặt cạnh biên nhận để xác định cây nào đã vào vị trí, cây nào đang tạm giữ, bị trả hoặc còn trên xe. Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX xác nhận phần cây, việc đóng tải và giao nhận trực tiếp của mình; SADECX không xác nhận giờ cổng thay bảo vệ hoặc khu vực thay quản lý tài sản. Lần giao sau không dùng lại phiếu cũ nếu cây hoặc ca thay đổi. Mốc kiểm trước ca vì vậy giúp quyết định khi còn có thể sửa tại nguồn, đồng thời giữ rõ trách nhiệm của bên cung cấp, người điều phối và khuôn viên tiếp nhận.