Đơn hàng một chủng loại không đồng nghĩa với một nguồn, một lô hoặc một nhóm đặc tính. Sau giao, người phụ trách phải tra được cây ở vị trí nào thuộc nguồn, lô và đợt nào, ai đã kiểm, kiểm lúc nào. Với cây bóng mát, cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ được giữ thành các trường riêng. Từ một mã cây hoặc mã vị trí, người quản lý có thể tìm lại đúng phần hàng và các mốc xác nhận liên quan.
Sau một thời gian, người quản lý thường cần biết cây ở một ô cụ thể thuộc nguồn, lô và đợt nào. Nếu hồ sơ của đơn hàng một chủng loại chỉ còn tên cây và tổng số, họ không phân biệt được hai lô giao khác ngày hoặc hai nhóm có cách nâng hạ khác nhau. Muốn xác minh được, mỗi phần cây phải giữ dấu vết từ nguồn đã ghi trong giao dịch đến vị trí sau giao.
Một tên cây có thể xuất hiện ở nhiều lô, nhiều đợt và nhiều khu sử dụng. Vì vậy, người lập hồ sơ cần chọn phạm vi ghi nhận đủ cụ thể để nhận diện được phần cây thực tế. Khi từng cây có mã, họ ghi theo từng mã cây. Khi các bên chỉ quản lý theo nhóm, họ ghi theo nhóm có ranh giới rõ và không tách kết quả của nhóm đó sang cây bên ngoài.
Một tên cây vẫn cần đủ sáu thông tin
Bộ trường tối thiểu gồm nguồn cung cấp đã được ghi nhận, mã lô, đợt giao, mã vị trí, người kiểm và dấu thời gian. Sáu thông tin này phải nằm trên cùng một dòng hoặc liên hệ qua một mã cây duy nhất. Nếu người dùng phải ghép tên lô từ một tệp, ngày giao từ tệp khác và vị trí từ trí nhớ của người nhận, khả năng tra lại sẽ phụ thuộc vào suy đoán.
Người quản lý dùng nguồn và lô để xác định cây thuộc phần hàng nào, dùng đợt để ghi mốc tiếp nhận và dùng vị trí để tìm nơi cây đang được quản lý. Tên người kiểm cùng dấu thời gian xác định ai đã xác nhận thông tin ở mốc nào. Các bên không dùng mã đợt thay mã lô, vì một đợt có thể gồm nhiều lô. Họ cũng không dùng địa chỉ chung thay mã vị trí nếu trong cùng địa chỉ có nhiều khu.
| Thông tin | Cách ghi đủ nghĩa | Khi thay đổi |
|---|---|---|
| Nguồn | Tên hoặc mã nguồn đã có trong hồ sơ giao dịch | Giữ nguyên ở dòng lịch sử |
| Lô | Mã gắn với phần cây đã tiếp nhận | Không đổi theo vị trí mới |
| Đợt | Mốc giao đã tạo ra biên nhận | Không nhập chung với đợt sau |
| Vị trí | Địa chỉ, khu và ô hoặc mã tương đương | Ghi thêm vị trí mới |
| Người kiểm | Người xác nhận tại đúng mốc | Người sau ghi tên riêng |
| Thời gian | Ngày giờ của việc xác nhận | Không thay bằng ngày cập nhật tệp |
Tên chủng loại không thay cho đặc tính của cây bóng mát
Trong cùng một lô cây bóng mát, bên mua có thể đã tách cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ. Người quản lý giữ bốn nội dung này ở các trường riêng theo thông tin đã được xác nhận khi giao. Họ không gộp thành một nhận xét chung như “đúng loại” hoặc “đạt”, vì nhận xét đó không cho biết cây cần cách xử lý nào nếu phải di chuyển hoặc kiểm tra lại.
Người cập nhật không tự đo lại rồi ghi đè dữ liệu ban đầu. Nếu có một kết quả kiểm mới, họ thêm mốc mới, nêu người kiểm, thời gian, nội dung quan sát và lý do kiểm. Dữ liệu ở mốc giao vẫn được giữ để người phụ trách phân biệt đặc tính được ghi lúc tiếp nhận với tình trạng được ghi sau thời gian sử dụng.
Yêu cầu nâng hạ phải gắn đúng cây hoặc nhóm cây, thay vì chỉ nằm ở ghi chú chung của đơn. Khi cây đổi vị trí, đầu mối phụ trách có thể tra lại cách xử lý đã được ghi trước đó và xin người có chuyên môn xác nhận nếu điều kiện mới khác đi. Người quản lý dữ liệu không biến ghi nhận cũ thành chỉ dẫn kỹ thuật cho tình huống mới.
Đổi vị trí bằng bản ghi mới, không sửa mất nơi cũ
Để giữ lịch sử thay đổi khi cây được chuyển trong nội bộ điểm nhận, người thực hiện giữ mã nguồn, mã lô và đợt, rồi bổ sung mã vị trí hiện tại. Họ ghi vị trí rời đi, vị trí đến, lý do, người cho phép, người thực hiện và thời điểm. Người phụ trách nhờ đó biết cây đã đi qua những khu nào. Nếu sửa trực tiếp ô vị trí cũ, họ chỉ còn thấy hiện tại và mất căn cứ của những ghi nhận trước.
Nếu thẻ trên cây bị hỏng, người kiểm không cấp mã lô mới chỉ dựa vào vị trí gần nhất. Họ ghi mã tạm cho cây cần xác minh, giữ ảnh hoặc tài liệu sẵn có và nêu người chịu trách nhiệm làm rõ. Sau khi có căn cứ, người có thẩm quyền xác nhận mã chính thức; người cập nhật giữ cả ghi nhận tạm lẫn kết quả bổ sung.
Mỗi lần sửa sai dữ liệu, người cập nhật ghi riêng người thực hiện và dấu thời gian, đồng thời giữ giá trị trước cùng lý do sửa. Nhờ cách ghi đó, người phụ trách phân biệt được lỗi nhập liệu với thay đổi thực tế ngoài hiện trường. Họ biết cây đã đổi vị trí hay chỉ được sửa tên khu, thay vì nhìn một giá trị cuối cùng rồi đoán nguyên nhân.
Một hồ sơ đủ dùng phải cho phép người quản lý đứng tại vị trí cây, đọc mã và tìm được nguồn–lô–đợt–vị trí cùng các mốc kiểm liên quan. Nếu thiếu một mắt xích, họ ghi rõ phần chưa xác minh và giao cho một người xử lý, không điền theo cây bên cạnh. Đơn chỉ có một chủng loại vẫn giữ được dấu vết khi mỗi thay đổi đều gắn đúng cây, đúng người và đúng thời điểm.