Khảo sát xong số cây nhưng chưa biết bộ phận nào chịu chi phí thì báo giá vẫn chưa đủ đầu vào. Mỗi nhóm vị trí tại sảnh thang máy cần được nối với bộ phận sử dụng, cost center, đầu mối vận hành, người duyệt và kỳ tính. Khu dùng chung phải có quy tắc phân bổ do khách hàng quyết định. Song song với phần chi phí, sơ đồ vẫn phải giữ rõ vùng chờ, cửa thang và tuyến thoát. SADECX có thể cung cấp dữ liệu vị trí và phần việc; chính sách hạch toán và cách tách chứng từ thuộc quyết định của khách hàng.
Điểm đặt phải được xác nhận trước khi gắn cost center. Một mã chi phí không cho biết chậu nằm bên cửa thang nào, đang phục vụ cụm người dùng nào hay có chiếm vùng chờ hay không. Người khảo sát cần đánh mã từng vị trí, nhóm các điểm dùng chung một mục đích và ghi bộ phận đề xuất chịu chi phí. Sau đó đầu mối của khách hàng mới xác nhận cost center, kỳ tính và người có quyền duyệt.
Tách vị trí sử dụng khỏi mã tập hợp chi phí
Sơ đồ vị trí trả lời cây được đặt ở đâu và liên quan không gian nào. Mã bộ phận cho biết đơn vị đang sử dụng hoặc nhận trách nhiệm vận hành. Cost center là thông tin khách hàng dùng để tập hợp chi phí. Ba lớp có thể trùng trong một trường hợp đơn giản, nhưng không nên mặc định là một tại sảnh thang máy, nơi nhiều bộ phận và khách bên ngoài cùng đi qua.
Mỗi điểm khảo sát cần giữ được ranh giới không gian trước khi nói tới phân bổ. Mã cây–chậu không được nằm trong vùng cửa mở, làm hẹp vùng chờ hoặc cản tuyến thoát. Nếu một bộ phận đề nghị thêm cây tại phần dùng chung, người quản lý sảnh vẫn phải duyệt vị trí. Quyền yêu cầu chi phí và quyền thay đổi bố trí là hai việc khác nhau, nên biên bản cần chỉ rõ người xác nhận cho từng phần.
| Nhóm dữ liệu | Thông tin cần có | Ai xác nhận |
|---|---|---|
| Không gian | Mã vị trí, cụm sảnh, vùng chờ, cửa thang và tuyến thoát | Quản lý sảnh hoặc đầu mối được giao |
| Sử dụng | Bộ phận liên quan, mục đích và trạng thái dùng chung | Đầu mối nội bộ của khách hàng |
| Chi phí | Cost center, kỳ tính và quy tắc phân bổ | Người phụ trách tài chính của khách hàng |
| Phê duyệt | Người duyệt số lượng, thay đổi và ngoại lệ | Người có thẩm quyền theo quy định nội bộ |
Khu dùng chung cần một quyết định phân bổ trước khi lập giá
Sảnh thang máy thường là khu dùng chung, nên việc ép từng chậu cho một phòng ban có thể tạo một cách chia không phản ánh vận hành. Khách hàng có thể chọn một đơn vị chịu toàn bộ, dùng mã chung hoặc phân bổ theo tỷ lệ nội bộ đã duyệt. Đơn vị dịch vụ không tự đặt tỷ lệ. Quy tắc phân bổ cần có ngày hiệu lực và người phê duyệt để lần thay đổi cơ cấu sau không phải sửa ngược lịch sử phục vụ.
Nếu một tầng có nhiều đơn vị thuê diện tích, người khảo sát không nên tự suy bộ phận từ vị trí gần cửa nào nhất. Cây ở giữa sảnh có thể phục vụ toàn tầng, trong khi một cụm trong vùng nhận diện riêng có thể thuộc một đơn vị. Phần chưa xác định được ghi là đang chờ xác nhận; không nên điền tạm một mã rồi để mã đó tiếp tục xuất hiện trong phụ lục và hóa đơn.
Đầu mối vận hành nhận lịch khảo sát, phối hợp vào sảnh và xác nhận tình trạng vị trí. Đầu mối tài chính kiểm tra mã và cách chia. Người duyệt số lượng quyết định cây có được đưa vào danh mục hay không. Một người có thể giữ nhiều vai trò, nhưng biên bản vẫn nên ghi vai trò đang được thực hiện để khi thay nhân sự, người tiếp nhận biết phải hỏi ai về vị trí và hỏi ai về chi phí.
Giữ cùng cách chia từ kết quả khảo sát tới đối soát
Báo giá nên dùng đúng mã vị trí, tên bộ phận và nhóm dịch vụ đã được xác nhận ở khảo sát. Phụ lục sau đó ghi phần được duyệt và ngày áp dụng; biên nhận bàn giao cho biết phần thực tế; bảng đối soát theo kỳ phản ánh các biến động. Nếu mỗi tài liệu dùng một tên gọi khác, người xử lý hóa đơn sẽ phải nối lại bằng suy đoán và dễ tách sai một vị trí dùng chung.
Điều chuyển một chậu giữa hai khu cần được ghi thành thay đổi vị trí, kể cả khi tổng số cây không đổi. Nếu bộ phận chịu chi phí cũng đổi, trạng thái cũ kết thúc và trạng thái mới bắt đầu từ ngày được duyệt. Chỉ sửa cost center mà không ghi diễn biến tại sảnh sẽ làm báo cáo tài chính có vẻ đúng tổng tiền nhưng mất căn cứ vận hành.
SADECX có thể lập sơ đồ vị trí, ghi danh mục cây–chậu, đầu mối nhận dịch vụ, ngày bàn giao và phần việc theo kỳ trong phạm vi đã thống nhất. SADECX không quyết định chính sách hạch toán, mã nội bộ hay điều kiện phát hành chứng từ của khách hàng. Khách hàng cung cấp cost center hợp lệ, quy tắc phân bổ, cách tách báo giá và người duyệt khi một vị trí chuyển bộ phận hoặc chuyển thành khu dùng chung.
Một kết quả khảo sát sẵn sàng cho báo giá phải cho phép người không có mặt tại sảnh lần từ dòng chi phí về đúng nhóm vị trí, đúng bộ phận và đúng ngày dự kiến áp dụng. Đồng thời, sơ đồ vẫn phải chứng minh bố trí không thu hẹp vùng chờ, cửa thang và tuyến thoát. Khi hai phần vận hành và chi phí được nối từ đầu, việc tách chứng từ về sau không làm biến dạng cách dịch vụ thực sự được cung cấp.
Nếu còn vị trí chưa có bộ phận chịu chi phí, cách an toàn là tách vị trí đó khỏi phần đã chốt và ghi người đang xử lý.
Báo giá có thể tiến hành cho phần đã xác định xong thay vì gán tạm toàn bộ vào một mã chung không được duyệt. Cách làm này giúp người mua nhìn rõ quyết định còn thiếu, còn đơn vị dịch vụ không phải giải thích lại nguồn gốc từng dòng sau khi kỳ tính đã bắt đầu.