Với đơn gấp, bên mua và đơn vị cung cấp có thể thống nhất một mã tạm duy nhất để nhân sự kiểm nhận diện đúng phần cây đang chờ cấp mã chính thức. Người cấp phải ghi mã tạm cùng nguồn, đợt, cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ, yêu cầu nâng hạ và thời điểm cấp. Trước giờ xe rời vườn, người được giao quyền phải xác nhận quan hệ giữa mã tạm và mã chính thức. Nếu chưa xác nhận được, đơn vị cung cấp giữ nguyên lô tại khu đã phân định, không cho xuất bằng mã tạm.
Các bên dùng mã tạm có kiểm soát để gọi đúng một lô cây bóng mát trong vài giờ chuẩn bị gấp; mã này không phải giấy thông hành để xe rời vườn. Bên mua nêu giờ cần nhận và chỉ định người có quyền cho phép xuất bằng hồ sơ cụ thể. Đơn vị cung cấp phân định phần cây thực tế, cấp một mã tạm duy nhất và ghi người cấp cùng thời điểm. Nhân sự kiểm đối chiếu dấu nhận diện với số lượng, nguồn, đợt và quy cách. Trước khi nhân sự vận chuyển tiếp quản, bên mua hoặc người được bên mua ủy quyền phải có mã chính thức và xác nhận mã ấy dành đúng cho phần cây đã kiểm. Nếu còn nghi vấn, đơn vị cung cấp giữ lô.
Mã tạm phải đủ để nhận diện đúng phần cây đang chờ
Đơn vị cung cấp không nên đặt mã tạm chỉ bằng tên chủng loại hoặc tên khách hàng, vì một đơn gấp vẫn có thể gồm nhiều cấp thân và nhiều khu chuẩn bị. Người cấp mã ghi nguồn, đợt dự kiến, khu đặt, số lượng tại thời điểm cấp và ghi chú đang chờ kiểm. Với cây bóng mát, nhân sự kiểm cần ghi và đối chiếu riêng cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ. Nếu hai phần có một đặc điểm ảnh hưởng tới cách nhận hoặc cách xếp xe khác nhau, người cấp mã dùng hai mã tạm riêng. Nhờ phần cây được phân định rõ, từng người biết chính xác mình đang xử lý phần nào.
| Vai trò | Việc phải xác nhận | Giới hạn trách nhiệm |
|---|---|---|
| Bên mua | Giờ cần nhận, tiêu chí đã thỏa thuận và người có quyền cho phép xuất | Không xác nhận thay cho nhân sự kiểm đối với phần cây chưa được kiểm |
| Đơn vị cung cấp | Nguồn, đợt, khu đặt, số lượng và người cấp mã tạm | Không tự coi mã tạm là mã chính thức |
| Nhân sự kiểm | Phần cây thực tế, đặc điểm phân lô, ảnh gắn mã và thời điểm kiểm | Không tự cho xe rời vườn |
| Nhân sự vận chuyển | Danh sách mã chính thức được phép nhận lên xe | Không đổi phần cây chỉ để thao tác thuận tiện hơn. |
| Người nhận | Mã chính thức, số lượng thực nhận và dấu hiệu thấy được | Không xác nhận thay người kiểm tại vườn |
Ngay khi cấp mã tạm, nhân sự kiểm chụp phần cây đại diện và khu đặt sao cho mã xuất hiện cùng dấu nhận diện đã thống nhất. Người này ghi riêng phần đã xem, phần còn chờ và thời điểm quan sát; không dùng ảnh chụp ở khu khác để bù. Đơn vị cung cấp duy trì ranh giới vật lý giữa các phần cây mang mã khác nhau bằng cách phù hợp với khu vực vận hành, chẳng hạn thẻ, dãy hoặc ô tập kết đã ghi nhận. Nếu nhân sự vận hành di chuyển cây sang vị trí khác, họ báo cho người cấp mã và nhân sự kiểm cập nhật vị trí trước khi tiếp tục đối chiếu.
Một mã tạm chỉ có giá trị trong khoảng thời gian và phạm vi đã ghi. Khi đơn vị cung cấp bổ sung cây, đổi nguồn hoặc đổi đợt, người cấp mã không cộng âm thầm vào số lượng cũ. Họ tạo ghi nhận mới cho phần bổ sung và mời nhân sự kiểm xem đúng phần đó. Nếu chỉ thay đổi vị trí trong cùng khu mà dấu nhận diện vẫn nguyên vẹn, người cấp mã hoặc đầu mối của đơn vị cung cấp cập nhật vị trí cùng thời điểm. Bên mua quyết định phần bổ sung có còn thuộc đơn gấp hay phải xử lý riêng. Người phụ trách không vì áp lực giờ xe tới mà dùng mã tạm làm tên gọi chung cho mọi phần cây gần đó.
Chốt mã chính thức trước mốc bàn giao cho vận chuyển
Người cấp mã chính thức phải nhận đủ thông tin về nguồn, đợt, đặc điểm phân lô và kết quả kiểm. Sau khi cấp, họ ghi mã tạm, mã chính thức, số lượng tương ứng, thời điểm chốt và tên người thực hiện trong cùng một phiếu đối chiếu. Nhân sự kiểm xác nhận phần cây mang hai mã là cùng một phạm vi đã xem. Chỉ bên mua hoặc người được bên mua ủy quyền bằng hồ sơ cụ thể được phép cho xuất sau khi đối chiếu xong. Nhân sự vận chuyển nhận danh sách mã chính thức, không nhận một ảnh nhãn rời hoặc tin nhắn chỉ có số lượng. Người có thẩm quyền xác nhận khi phần cây vẫn còn tại khu có thể kiểm lại.
Nếu mã chính thức bị cấp nhầm hoặc trùng với mã đang dùng cho lô khác, người cấp dừng việc bàn giao và sửa bằng một ghi nhận mới. Họ không xóa dòng cũ; họ ghi mã bị hủy, lý do và thời điểm thay thế để người kiểm không dùng nhầm ảnh trước đó. Nếu chỉ một phần của mã tạm đủ điều kiện, đơn vị cung cấp tách phần ấy, cấp mã chính thức cho đúng số lượng và giữ riêng phần còn lại. Bên mua nhận kết quả theo phần cây thực tế đã kiểm, không theo số lượng dự kiến ban đầu.
Xe chờ ngoài khu tập kết; nhân sự vận chuyển chỉ tiếp quản các mã đã được phép. Khi mã chính thức chưa hoàn tất, đơn vị cung cấp không xếp lẫn phần chờ mã với phần đã đủ điều kiện, vì việc dỡ ra để kiểm lại dễ tạo thêm nhầm lẫn và làm hỏng dấu nhận diện. Nếu lịch giao không còn khả thi, bên mua quyết định điều chỉnh thời điểm hoặc phương án nhận; nhân sự kiểm không hạ tiêu chí để kịp xe. Mọi người ghi đúng lý do giữ lô là chưa hoàn tất nhận diện, không diễn giải thành thiếu hàng hay lỗi chất lượng khi chưa có căn cứ.
Người nhận tại nơi giao vẫn phải đối chiếu mã chính thức
Khi xe tới nơi giao, người nhận đối chiếu mã chính thức trên danh sách với dấu nhận diện của phần cây thực tế và số cây thực tế dỡ xuống. Nếu có kèm mã tạm trên phiếu đối chiếu, người nhận dùng nó để giải thích lịch sử cấp mã, không dùng thay mã chính thức. Người nhận ghi tình trạng nhìn thấy, thời điểm tiếp quản và phần chưa thể kết luận chuyên môn. Nếu dấu nhận diện thất lạc hoặc số lượng không khớp, họ tách phần liên quan để bên mua cùng đơn vị cung cấp xác minh; họ không suy đoán nguồn dựa vào vị trí trên xe.
Giờ xe dự kiến rời vườn không phải giờ chốt mã. Với mỗi đơn gấp, bên mua cần ấn định sớm một mốc nội bộ để người cấp mã chính thức còn đủ thời gian sửa sai ngay tại khu chuẩn bị. Đến mốc đó, đơn vị cung cấp giao cho bên mua hoặc người được bên mua ủy quyền phiếu tương ứng giữa mã tạm và mã chính thức, nhân sự kiểm xác nhận đúng phần cây, còn nhân sự vận chuyển chỉ nhận danh sách đã duyệt. Nếu thiếu một trong các xác nhận này, đơn vị cung cấp giữ lô tại vườn. Xe có thể đổi lịch; mã tạm không được kéo dài qua thời điểm xuất để hợp thức hóa sau.