Bên mua nên ghi mã mẫu và lần áp dụng ngay trên đơn hàng hoặc phụ lục. Khi giao, biên nhận nêu lô cây và mẫu dùng để kiểm; khi nghiệm thu, biên bản ghi kết quả của cây thực tế. Bộ phận thương mại chỉ xem xét phần đã có đủ căn cứ theo hợp đồng.
Mã mẫu cây chỉ hữu ích cho mua hàng và thanh toán khi nó được ghi cùng đúng hạng mục trên đơn hàng, lô giao và biên bản nghiệm thu. Bên mua cần biết mẫu nào đã được dùng để kiểm cây đã nhận, chứ không chỉ thấy mã xuất hiện ở giấy tờ cuối cùng. Mã mẫu không thay cho số cây thực nhận, kết quả kiểm, chữ ký có thẩm quyền hay điều kiện thanh toán. Vai trò của nó là giúp các bên cùng xác định mốc hình thái và quy cách đã áp dụng cho phần cây cụ thể.
Đơn đặt hàng phải gọi đúng mẫu và đúng phạm vi
Danh mục mẫu được duyệt nêu tên nhóm cây, mã quy cách, đặc điểm dùng để so, nhóm vị trí, ngày áp dụng và người chấp thuận. Ảnh, phép đo và biên bản của cùng lần duyệt được giữ cùng nhau. Nếu mẫu chỉ dùng cho một đoạn tuyến hoặc một giai đoạn, giới hạn đó phải được ghi rõ. Lịch sử mẫu giữ các lần thay đổi, nhưng mỗi hạng mục chỉ dùng lần có hiệu lực tại thời điểm được chấp thuận.
Trên đơn hàng, mã mẫu nên đặt cạnh hạng mục, mã quy cách và nhóm vị trí. Không cần chép toàn bộ mô tả hình thái vào mọi biểu mẫu, nhưng người nhận phải có thể tìm đúng bộ tiêu chí theo số đơn và mã mẫu. Nếu phần mềm chỉ cho phép một mô tả ngắn, phụ lục được hai bên xác nhận phải nêu số đơn, hạng mục và mẫu tương ứng. Tên viết tắt của bên bán không được làm thay đổi phạm vi đã duyệt.
| Giấy tờ | Nội dung nên có | Nội dung vẫn phải xác nhận riêng |
|---|---|---|
| Biên bản duyệt mẫu | Mã, ảnh, phép đo, phạm vi và ngày áp dụng | Kết quả của lô giao sau này |
| Đơn hàng | Hạng mục, mã quy cách, mã mẫu và nhóm vị trí | Số cây thực giao |
| Biên nhận | Lô, số cây, điểm giao và mã mẫu dùng để kiểm | Kết quả thi công tại vị trí |
| Biên bản nghiệm thu | Cây đã xem, tiêu chí, kết quả và phạm vi chữ ký | Thời điểm lập chứng từ thuế |
| Hồ sơ thanh toán | Khoản đề nghị, biên nhận và biên bản liên quan | Nghĩa vụ ngoài phạm vi hợp đồng |
Tại điểm nhận, mã mẫu phải đi cùng lô cây thực giao
Trước chuyến, danh sách chuẩn bị nêu lô nào dự kiến dùng cho hạng mục và mẫu nào áp dụng. Tại điểm nhận, người nhận xem nhãn lô, cây thực, số lượng và phần có thể quan sát; không chỉ ký vì phiếu giao đã in sẵn mã. Nếu lô bị chia, mỗi phần có biên nhận và kết quả riêng. Nếu cây đổi vị trí, biên bản ghi vị trí trước, vị trí sau, lý do và người chấp thuận; không sửa phiếu cũ như thể cây chưa từng được phân.
Biên bản nghiệm thu nêu mã mẫu, tiêu chí đã kiểm, cây hoặc phạm vi đã xem và sai khác có quyết định riêng. Chữ ký nhận cây tại cổng không thay cho nghiệm thu tại hố nếu hợp đồng tách hai phần. Biên bản duyệt mẫu cũng không thay phiếu kiểm cây thực tế. Khi nhiều đơn vị chia nhau giao, trồng và chăm giữ, mỗi bên xác nhận đúng phần việc của mình. Bộ phận thanh toán chỉ xem xét những khoản đã có đủ giấy tờ theo điều kiện đã thống nhất.
Khi mẫu thay đổi, giữ nguyên các giấy tờ đã phát hành
Quyết định thay mẫu nêu mã trước, mã sau, lý do, nhóm vị trí và ngày áp dụng. Hạng mục chưa thực hiện được điều chỉnh bằng phụ lục hoặc cách thức đã thỏa thuận; lô đã giao giữ mẫu đã dùng tại lần nhận. Nếu xe đang di chuyển khi thay đổi được duyệt, người có thẩm quyền phải quyết định cụ thể cho lô đó. Không sửa mã trên biên nhận cũ để tạo cảm giác rằng tất cả cây đều dùng một mẫu.
Cây thay có mã cây, lô giao và biên nhận mới. Biên bản nêu cây cũ, lý do thay, cách xử lý cây cũ và mẫu dùng cho cây mới. Nếu vẫn dùng cùng mẫu, ghi lần áp dụng có hiệu lực; nếu mẫu cũng thay, giữ cả hai quyết định. Giá trị cây cũ, cây thay và công việc liên quan được xem xét theo hợp đồng và việc thực tế. Một cây bị thay không làm toàn bộ hạng mục mất hiệu lực, và một cây được nhận không tự giải quyết phần còn thiếu.
- Giữ mã mẫu đã dùng trên biên nhận cũ.
- Không dùng một mã cho hai bộ ảnh hoặc hai phạm vi khác nhau.
- Kết quả của lô nào chỉ áp dụng cho cây đã được xem trong lô đó.
- Mã mẫu không thay xác nhận số lượng, điểm giao và phạm vi công việc.
- Khoản còn thiếu giấy tờ được để riêng và giao đúng người bổ sung.
Đối chiếu từng khoản trước khi chuyển sang thanh toán
Người đối soát đặt từng khoản đề nghị cạnh đơn hàng, biên nhận, mã lô, mã mẫu và biên bản nghiệm thu tương ứng. Sau đó, từng biên bản đạt được so với danh sách khoản đề nghị để phát hiện phần tính lặp, sai vị trí hoặc sai bên thực hiện. Khoản có cây thay, khoản chưa đủ biên nhận và khoản còn tranh luận được tách riêng cùng lý do. Việc đối chiếu này chỉ xác nhận các giấy tờ đang nói về cùng cây và phạm vi; nó không kết luận thay bộ phận tài chính hoặc thuế.
Nếu biểu mẫu bên ngoài không có chỗ ghi mã mẫu, phụ lục đối chiếu chứng từ nêu số chứng từ, hạng mục, biên nhận và biên bản có liên quan. Phụ lục có người lập, người xác nhận và thời điểm áp dụng; không sửa nội dung chứng từ đã phát hành. Việc lập hoặc điều chỉnh hóa đơn, thời điểm ghi nhận và nội dung thuế do người có trách nhiệm xử lý theo hợp đồng, hồ sơ giao dịch và quy định áp dụng. Đội hiện trường chỉ cung cấp số cây và kết quả công việc.
Giữ việc sử dụng tuyến riêng với kết quả kiểm cây
Tuyến đường nội bộ còn có yêu cầu duy trì giao thông nội bộ và xác nhận giao cắt hạ tầng. Sơ đồ chuyến, biên nhận tại điểm chuyển và xác nhận đoạn đường cho biết lô cây đã được giao ở đâu. Những giấy tờ đó không làm cây đạt mẫu, và biên bản mẫu cũng không chứng minh khu vực đã được trả lại. Người quản lý vận hành xác nhận phần tuyến; người kiểm cây xác nhận phần kỹ thuật; bên mua duyệt khoản thương mại theo thẩm quyền.
Nếu điểm giao thay đổi vì điều kiện tuyến, đơn hàng hoặc phụ lục phải nêu rõ ranh giới mới trước khi dùng làm căn cứ. Biên nhận tại điểm chuyển ghi lô, số cây, dấu hiệu quan sát được và người nhận chặng tiếp. Biên bản nghiệm thu chỉ bao gồm công việc đã thực hiện và được kiểm theo thỏa thuận. Chi phí do thêm chặng hoặc thay đổi trách nhiệm cần quyết định riêng; mã mẫu vẫn chỉ là mốc dùng để so cây.
Bàn giao bộ hồ sơ mà người mua có thể kiểm lại
Bộ hồ sơ cuối gồm danh mục mẫu, ảnh và biên bản duyệt, đơn hàng cùng phụ lục, biên nhận lô giao, phiếu kiểm cây, quyết định thay và bảng đối soát khoản đề nghị. Mỗi giấy tờ có số, người phát hành và thời điểm áp dụng. Khi có mâu thuẫn, phần liên quan được để riêng cùng câu hỏi cụ thể và người phải bổ sung. Kết quả cuối cho biết cây nào dùng mẫu nào, đã giao ở đâu, được nghiệm thu trong phạm vi gì và thuộc khoản nào. Cách làm này hỗ trợ thanh toán đúng phần mà không biến mã mẫu thành bằng chứng thay cho cây thực tế.