Mã mẫu chỉ có giá trị khi người nhận nhận ra đúng cây đã duyệt và biên bản nghiệm thu ghi đúng phần việc của cây đó. Tại khuôn viên cơ quan, dấu nhận diện phải theo cây qua lần thay đổi, vị trí nhận, người xác nhận và thời điểm bàn giao.
Chỉ ghi mã mẫu trong biên bản duyệt chưa đủ để kiểm khoản mua; khi xem đơn đặt hàng, chuyến giao và biên bản nghiệm thu, người phụ trách phải nhận ra cùng một cây. Tên gọi trên các giấy có thể khác nhau, nhưng dấu cây, phiên bản mẫu, vị trí và chữ ký phải cho biết đó là cây nào. Khi đổi tên gọi, người lập ghi tên cũ, tên mới và thời điểm đổi; không cần ép mọi giấy tờ về một mẫu giống nhau. Bộ phận sử dụng xác nhận vị trí và nhu cầu, người kỹ thuật duyệt đặc điểm cây, đầu mối hợp đồng xác nhận phạm vi mua, người nghiệm thu xác nhận phần thực tế, còn kế toán hoặc người phụ trách thuế xử lý chứng từ trong trách nhiệm của mình. Một chữ ký không thay tất cả các vai trò ấy.
| Mốc | Điều phải nhận ra | Điều không được suy ra |
|---|---|---|
| Duyệt mẫu | Cây, ảnh, tiêu chí, phiên bản và người duyệt | Toàn bộ lô đã được nhận |
| Đơn đặt hàng | Hạng mục cây dùng phiên bản mẫu nào | Cây cụ thể đã rời nguồn |
| Lô giao | Cây thật, dấu, mã lô và vị trí dự kiến | Công việc đã nghiệm thu |
| Nghiệm thu | Cây và dịch vụ thực tế được chấp nhận | Cách xử lý hóa đơn |
Chốt phiên bản trước khi đặt cây vào đơn hàng
Quyết định duyệt cần có mã mẫu, ngày áp dụng, tiêu chí và người có quyền. Nếu mẫu được sửa, bản mới nêu nó thay bản nào và áp cho lô hoặc thời gian nào. Đơn đặt hàng ghi phiên bản đang dùng cho từng hạng mục cây; không chỉ ghi một mã trống nghĩa. Phần đã đặt hoặc đã giao theo phiên bản cũ vẫn giữ căn cứ của nó, trừ khi có quyết định khác. Không sửa ngược hồ sơ quá khứ để mọi nơi trông cùng một phiên bản. Khi một cây thay thế được chấp thuận, cây cũ, cây mới và mẫu áp dụng đều phải nhận ra được để số lượng không bị cộng lặp.
Mã lô và dấu cây giúp đưa quyết định duyệt mẫu tới lô giao. Trước khi điều xe, nhà cung cấp xác nhận cây thực, mã lô và mẫu áp dụng. Khi nhận tại khuôn viên, người được giao đối chiếu dấu cây, vị trí dự kiến và phần có thể kiểm. Nếu cây chuyển sang vị trí khác, quyết định ghi cả hai mốc; không tạo thêm một cây vì nó xuất hiện ở hai giấy tờ. Nếu một lô có nhiều phiên bản mẫu, danh sách nói rõ cây nào theo phiên bản nào. Không dùng một mã chung cho cả lô nếu điều đó khiến người nghiệm thu không biết cây thật được so với mốc nào.
Điều kiện khuôn viên đứng cạnh mã cây
- Bảo vệ hoặc đầu mối trực xác nhận việc ra vào theo quyền được giao.
- Vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu vực và điểm tiếp nhận có thể sử dụng.
- Bộ phận sử dụng xác nhận đúng vị trí cần cây và người tiếp quản.
- Người kỹ thuật xác nhận cây theo mẫu và tiêu chí đã chốt.
- Người có thẩm quyền duyệt thay đổi phạm vi hoặc tác động thương mại.
Các vai trò trên có thể được tổ chức khác nhau ở mỗi cơ quan. Thông tin phải đến từ chính đơn vị đó; nhà cung cấp không tự suy rằng người mở cổng có quyền nghiệm thu hay người nhận cây có quyền duyệt giá. Ảnh hoặc sơ đồ gắn mã vị trí giúp nhận ra cây ở khu nào, nhưng không thay quyền cho phép sử dụng khu vực. Người xác nhận và dấu thời gian đi cùng sự việc họ đã thấy. Nếu một người kiêm nhiều vai trò, biên bản nói rõ họ xác nhận phần tiếp cận, phần cây hay phần thương mại. Nhờ vậy, mã mẫu đi qua khuôn viên mà không kéo theo quyền rộng hơn thực tế.
Nghiệm thu chỉ nhận phần đã kiểm
Biên bản nghiệm thu nêu cây, vị trí, mẫu áp dụng, phần việc và kết quả. Nếu cây được nhận số lượng trước nhưng phần hình thái phải xem sau, hai mốc được tách; không viết như đã nghiệm thu trọn vẹn. Nếu cây đạt nhưng dịch vụ trồng chưa hoàn thành, phần cây và phần dịch vụ có kết quả riêng theo thỏa thuận. Một cây ngoài tiêu chí đứng riêng để xử lý, không bị che bởi tổng lô. Mã mẫu giúp giải thích tiêu chí, không thay quan sát cây thật. Người ký nghiệm thu chỉ xác nhận phần được giao và đã kiểm, không xác nhận thay giờ cổng, mặt bằng hoặc dịch vụ của bên khác.
Chỉ đề nghị thanh toán phần đã giao và được xác nhận
Khi xem đề nghị thanh toán, đầu mối hợp đồng đối chiếu hạng mục trong đơn đặt hàng với cây và dịch vụ đã được chấp nhận. Mã mẫu là một căn cứ nhận diện, không tự tạo quyền thanh toán. Nếu mẫu đổi mà giá không đổi, vẫn giữ quyết định phiên bản để giải thích cây giao. Nếu thay đổi kéo theo quy cách, số lượng, dịch vụ hoặc giá, người có quyền cần chấp thuận phần thương mại. Kế toán hoặc người phụ trách thuế xem hóa đơn theo giao dịch và quy định áp dụng; người kỹ thuật không tư vấn cách xử lý thuế. Cũng không sửa biên bản hiện trường chỉ để tên gọi khớp một chứng từ lập sau.
| Câu hỏi | Căn cứ phù hợp | Người làm rõ |
|---|---|---|
| Đã mua cây nào? | Đơn đặt hàng và thay đổi được duyệt | Đầu mối hợp đồng |
| Đã giao cây nào? | Biên nhận có dấu cây, lô, vị trí và thời điểm | Người giao cùng người nhận |
| Đã chấp nhận phần nào? | Biên bản nghiệm thu theo cây và dịch vụ | Người được giao nghiệm thu |
| Chứng từ xử lý ra sao? | Giao dịch thực và yêu cầu đang áp dụng | Kế toán hoặc người phụ trách thuế |
Giữ ranh giới khi SADECX tham gia
Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX có thể xác nhận mã mẫu, cây, lô và dịch vụ trực tiếp của mình. SADECX không nghiệm thu thay cơ quan, không xác nhận điều kiện an ninh thay bảo vệ và không quyết định cách xử lý hóa đơn của khách hàng. Bên quản lý cung cấp quy định ra vào cùng đầu mối tài sản; bộ phận sử dụng xác nhận vị trí; bên mua duyệt thay đổi. Khi mỗi người ký đúng phần, mã mẫu không trở thành một ký hiệu trang trí. Nó giúp các bên biết quyết định nào đã áp cho cây nào, cây đã tới đâu và phần nào đủ căn cứ để xem trong thanh toán.