Ca giao đêm ở quảng trường thường diễn ra khi người duyệt mẫu không có mặt và ánh sáng khác lúc chụp cây mẫu. Một bộ ảnh có mã, thời điểm, góc nhìn và phần được phép đối chiếu giúp người nhận biết điều gì có thể kết luận ngay, điều gì phải chờ điều kiện quan sát phù hợp.
Nhận cây ngoài giờ tại quảng trường không thể dựa vào một ảnh đẹp gửi trong nhóm trao đổi. Trước ca giao, bên mua cần có bộ ảnh mẫu đã được người có thẩm quyền xác nhận, ghi rõ mã mẫu, thời điểm chụp, góc chụp và đặc điểm nào được dùng để so. Người nhận ca đêm dùng bộ ảnh để nhận diện và ghi sai lệch trong giới hạn quan sát thực tế; họ không tự mở rộng ảnh thành lời bảo đảm cho cả lô. Nếu ánh sáng, lớp bọc hoặc vị trí đỗ xe làm một đặc điểm không thể nhìn rõ, cây được đưa tới điểm chờ đã thống nhất và tạm giữ lô cho tới khi kiểm đủ căn cứ. Cùng lúc, ban quản lý vẫn phải bảo vệ lịch sự kiện, khu tập trung đông người và giờ mở lại mặt bằng của quảng trường.
Bắt đầu từ cây mẫu đã được duyệt đúng phạm vi
Cây mẫu phải có mã riêng và được mô tả bằng những đặc điểm có thể quan sát hoặc đo lại. Ảnh toàn cây cho thấy dáng tổng thể; ảnh chi tiết cho thấy phần thân, tán, bầu hoặc dấu nhận diện cần thiết; ảnh có mốc kích thước chỉ hỗ trợ cách nhìn chứ không thay phép đo đã thỏa thuận. Biên bản duyệt mẫu cần nói rõ mẫu đại diện cho loại cây, nhóm quy cách hay lô nào, cùng khoảng sai lệch được chấp thuận. Nếu chỉ duyệt một mặt của cây, người kiểm không được suy rằng mặt còn lại cũng đã được xem. Cách ghi phạm vi như vậy giúp ca đêm dùng ảnh đúng mục đích và tránh biến một mẫu đơn lẻ thành kết luận cho mọi cây giao tới.
| Ảnh cần có | Mục đích | Giới hạn khi đối chiếu |
|---|---|---|
| Toàn cây có mã mẫu | Nhận dạng dáng và tỷ lệ chung | Không thay việc kiểm từng cây |
| Chi tiết đặc điểm đã duyệt | So phần thân, tán, bầu hoặc dấu hiệu đã nêu | Chỉ áp cho góc và đặc điểm được ghi |
| Ảnh kèm mốc vị trí | Xác định cây mẫu và nơi chụp | Không chứng minh lô đang sẵn |
| Ảnh dưới điều kiện sáng đã ghi | Hiểu màu sắc và hình thái trong bối cảnh | Không buộc ca đêm kết luận phần nhìn không rõ |
Điều kiện ánh sáng cần được ghi bằng mô tả thực tế: chụp ngoài trời hay dưới mái, nguồn sáng chính, phần cây bị che và thời điểm chụp. Không cần biến bộ ảnh thành một buổi chụp kỹ thuật phức tạp, nhưng phải đủ để người khác biết vì sao màu, bóng và độ dày tán có thể nhìn khác trong ca đêm. Khi nhận cây, ảnh hiện trường nên chụp lại các góc tương ứng nếu có thể tiếp cận an toàn. Nếu không thể đặt cây hoặc người chụp vào vị trí tương đương, biên nhận phải nêu giới hạn đó. Người duyệt sau ca nhờ vậy so được hai hoàn cảnh, thay vì quy mọi khác biệt hình ảnh thành sai quy cách hoặc bỏ qua một sai lệch thật.
Ghi rõ phần có thể nhận ban đêm và phần phải kiểm lại
Ca đêm thường có thể xác nhận mã cây, nhãn lô, số lượng, dấu nhận diện và những kích thước đo được an toàn. Hình thái tổng thể, màu sắc hoặc chi tiết bị bóng che chỉ được kết luận khi điều kiện quan sát phù hợp với cách duyệt mẫu. Danh sách tiêu chí nên phân rõ phần được chấp nhận ngay, phần đang chờ kiểm và dấu hiệu buộc phải báo người có thẩm quyền. Cây chờ kiểm không mặc nhiên bị loại, nhưng cũng không được ghi là đạt. Mỗi cây cần mã vị trí dự kiến hoặc điểm giữ tạm để sáng hôm sau tìm đúng cây. Cách này bảo vệ quyết định mua mà không đẩy người trực đêm vào việc phán đoán vượt quá điều họ thực sự nhìn thấy.
Quyền tạm giữ cần được thống nhất trước khi xe tới. Người trực phải biết ai được yêu cầu dừng dỡ, ai chọn điểm chờ, ai liên hệ người duyệt và mốc nào phải có quyết định tiếp theo. Việc giữ cây không tự xác định lỗi thuộc bên giao hay bên nhận, cũng không tự tạo khoản chi phí; những vấn đề đó theo hợp đồng và biên bản sự kiện. Phiếu ca đêm chỉ ghi điều quan sát được, thời gian, người tham gia, cây bị ảnh hưởng và biện pháp bảo vệ. Nếu cây được nhận có điều kiện, điều kiện phải cụ thể và có hạn kiểm lại. Một câu “nhận tạm” không kèm cây nào, tiêu chí nào và người xử lý sẽ gây tranh luận khi mặt bằng cần được trả cho hoạt động quảng trường.
Đối chiếu sai lệch mà không thay mẫu sau khi xe đã đến
Khi cây thực giao khác ảnh mẫu, người nhận mô tả đúng đặc điểm khác: dáng tán, dấu nhận diện, tình trạng bầu, nhãn hoặc kích thước đo được. Không đổi sang một ảnh khác trong điện thoại để hợp thức hóa cây đang có. Nếu bên mua chấp thuận một ngoại lệ, quyết định phải ghi cây hoặc phạm vi áp dụng, lý do, người duyệt và việc ngoại lệ có dùng cho những lần giao sau hay không. Nếu cây thay thế được đề nghị, cây đó cần mã riêng và bộ ảnh tương ứng trước khi nhận chính thức. Lịch sử mẫu cũ vẫn được giữ để giải thích vì sao lô này được so theo một căn cứ khác, đồng thời tránh để ngoại lệ của một cây âm thầm trở thành yêu cầu mới cho cả quảng trường.
- Mã mẫu và ngày người có thẩm quyền xác nhận.
- Mã cây, mã lô và vị trí dự kiến trong quảng trường.
- Ảnh ca đêm theo góc có thể chụp an toàn.
- Tiêu chí đã kiểm, tiêu chí chờ kiểm và lý do.
- Người nhận, người duyệt tiếp và thời điểm cần phản hồi.
- Điểm giữ cây cùng tình trạng mặt bằng sau khi xe rời đi.
Biên nhận cây và biên nhận mặt bằng phải trả lời hai câu hỏi khác nhau. Cây có thể đang chờ xác nhận hình thái trong khi khu vực dỡ đã được thu dọn và bàn giao; ngược lại, cây có thể đã đủ căn cứ nhận nhưng rào, thiết bị hoặc vật liệu vẫn chưa rời khu vực. Ban quản lý quảng trường xác nhận lối đi, vùng tập trung đông người, phạm vi cô lập và thời điểm mở lại mặt bằng. Người kiểm cây xác nhận phần liên quan tới mẫu. Hai người có thể cùng ký một tờ nếu phần trách nhiệm được tách rõ, nhưng không dùng chữ ký mở lại quảng trường để suy cây đã đạt mẫu, cũng không dùng kết quả cây để suy khu vực đã an toàn cho sự kiện.
Hoàn tất lần kiểm sau ca mà không sửa phiếu ban đêm
Khi có ánh sáng hoặc điều kiện quan sát phù hợp, người được giao nhiệm vụ kiểm đúng những cây và tiêu chí còn chờ. Họ dùng mã mẫu đã ghi trong phiếu ca đêm, đối chiếu ảnh gốc, ảnh lúc nhận và tình trạng hiện tại. Kết quả mới được lập ở thời điểm mới; phiếu cũ không bị sửa như thể giới hạn quan sát chưa từng có. Nếu cây đã được di chuyển, cả điểm giữ và vị trí mới phải được ghi để tránh nhầm cây. Sai lệch phát hiện sau được chuyển cho người có thẩm quyền quyết định nhận, thay hoặc chấp thuận ngoại lệ. Bộ hồ sơ cuối cho thấy điều gì đã rõ trong đêm, điều gì được xác nhận sau và ai chịu trách nhiệm ở mỗi quyết định.
Trước khi dùng bộ ảnh cho lần giao tiếp theo, người phụ trách kiểm mã mẫu còn hiệu lực, phạm vi lô và điều kiện chụp có còn phù hợp hay không. Thay đổi mẫu phải được duyệt trước, không diễn ra bằng cách gửi thêm vài ảnh rời rạc. Hồ sơ bàn giao gồm biên bản duyệt mẫu, bộ ảnh có dấu thời gian, danh mục cây của ca, ảnh nhận, phiếu đối chiếu, quyết định sai lệch và xác nhận trả mặt bằng quảng trường. Bộ hồ sơ không chứng minh tồn kho, nguồn gốc hay chất lượng của cây chưa được kiểm; nó chỉ giúp người nhận ca ngoài giờ dùng đúng căn cứ và giữ quyết định trong phạm vi người đó được giao.