Ca giao tối không nên phụ thuộc vào trí nhớ của người trực. Trước khi xe đến, bên mua cần duyệt bộ ảnh có mã mẫu, góc chụp, điều kiện ánh sáng, mức sai khác và cách tạm giữ lô nếu chưa đủ căn cứ nhận.
Ca giao ngoài giờ dễ bị rút gọn thành việc đếm cây và ký nhận nhanh để giải phóng xe. Cách làm đó bỏ qua câu hỏi quan trọng: cây trước mặt có đúng mốc đã được duyệt hay không. Bộ ảnh mẫu phải giúp người nhận xác định cây, mã mẫu và đặc điểm cần so, chứ không chỉ cho thấy một cây đẹp. Người duyệt chốt góc chụp, ánh sáng và sai khác cho phép. Bảo vệ hoặc đầu mối trực chỉ xác nhận phần được giao, không bị đẩy sang vai trò duyệt kỹ thuật.
Bộ ảnh phải nhận ra đúng cây
Mỗi ảnh cần gắn với mã mẫu và dấu nhận diện thực trên cây. Ảnh toàn cây cho thấy dáng chung; ảnh bầu, thân hoặc tán phục vụ từng đặc điểm được thỏa thuận. Nếu một góc không thể hiện đủ, bổ sung góc khác thay vì yêu cầu người trực tự suy. Ảnh ghi ngày chụp và người xác nhận; khi thay bộ ảnh, phiên bản cũ không bị xóa mất. Không ghép đặc điểm của nhiều cây thành một hình dung mà không cây thực nào có đủ.
| Góc nhìn | Dùng để đối chiếu | Không thay cho |
|---|---|---|
| Toàn cây | Dáng, tỷ lệ và dấu nhận diện | Số đo chi tiết |
| Bầu và gốc | Tình trạng quan sát được, cách bọc | Kết luận về phần bị che |
| Thân và tán | Đặc điểm đã chốt với người duyệt | Việc xem cây thực khi cần |
| Mã vị trí | Nơi dự kiến tiếp nhận trong khuôn viên | Quyền cho phép dùng khu vực |
Bộ ảnh chuẩn nên được xem dưới điều kiện gần với ca nhận thực tế. Ảnh chụp ban ngày có thể giữ màu sắc và hình thái rõ hơn, nhưng ca tối phải biết đặc điểm nào có thể xác nhận với ánh sáng sẵn có. Nếu phần hình thái không đủ điều kiện xem, người nhận ghi phần đã kiểm và hẹn người có chuyên môn xem lại. Không dùng ảnh sáng hơn để ép kết luận từ hiện trạng tối. Cũng không coi một bức ảnh thiếu sáng là căn cứ từ chối toàn bộ lô.
Sai khác cho phép phải đọc được trong ca
- Nêu đặc điểm nào bắt buộc đúng và đặc điểm nào được dao động.
- Gắn khoảng chấp nhận với cách đo hoặc cách quan sát đã thống nhất.
- Chỉ rõ phần người trực được xác nhận và phần phải chuyển người kỹ thuật.
- Ghi cây, mã mẫu và vị trí khi phát hiện sai khác, không ghi chung cả chuyến.
- Nêu trước nơi tạm giữ và người tiếp quản nếu chưa thể kết luận.
Quyền tạm giữ lô không phải quyền từ chối mua hàng hay duyệt phát sinh. Đó là cách ngăn cây được đưa vào sử dụng khi phần cần kiểm chưa đủ. Biên nhận nêu cây nào đã nhận số lượng, cây nào chờ xem, đang ở đâu và ai chăm giữ. Nếu chỉ một cây cần làm rõ, không tự động giữ cả lô. Nếu người có chuyên môn nhận thấy cần mở rộng phạm vi kiểm, quyết định phải nêu lý do và phạm vi, không chuyển trách nhiệm đó cho người trực cổng.
Khuôn viên cơ quan có thể có yêu cầu về đăng ký xe, giờ mở cổng, khu được dừng và đầu mối quản lý tài sản. Các yêu cầu này phải do cơ quan cung cấp cho đúng ca, không suy từ một nơi khác. Bộ phận sử dụng xác nhận khu cần cây; bảo vệ hoặc vận hành xác nhận quyền tiếp cận; người duyệt cây xác nhận tiêu chí. Một người có thể kiêm nhiều việc nếu cơ quan giao, nhưng phiếu đối chiếu vẫn nêu họ đang ký phần nào.
Dấu thời gian phải đi cùng sự việc
Thời gian trên ảnh cho biết bức ảnh được tạo ở mốc nào; nó không tự chứng minh cây đã bàn giao. Phiếu đối chiếu cần ghi mã mẫu, cây thực, mã vị trí, phần đã xác nhận, phần chờ và người tiếp quản. Nhật ký cổng chỉ phản ánh việc ra vào trong phạm vi người ghi biết. Nếu cây được chuyển sau khi dỡ, giữ vị trí ban đầu và vị trí mới cùng người cho phép. Không sửa giờ để các giấy tờ trông trùng nhau khi sự việc thực tế diễn ra ở những mốc khác nhau.
Phát đúng phiên bản ảnh cho người trực
Trước ca, bên mua xác nhận bộ ảnh nào đang được dùng và gửi cùng một phiên bản cho người nhận, người kỹ thuật có thể được gọi và nhà cung cấp. Bản cũ nên được đánh dấu đã hết hiệu lực và lưu cùng lý do thay, để ca trực không nhầm nó với bản đang dùng. Nếu có cây thay sát giờ giao, người có quyền phải xác nhận mã, ảnh và phạm vi mới trước khi xe rời. Không gửi riêng một ảnh qua kênh khác mà không nói nó thay phần nào, vì ca tối sẽ không còn đủ người để giải thích. Người trực cũng cần biết kênh gọi xác nhận khi tệp ảnh không mở được hoặc mã trên cây bị che.
Kết ca bằng phần việc thật
Trước khi xe rời, người phụ trách đối chiếu số cây, dấu nhận diện, vị trí và kết quả từng cây. Cây đã nhận được tách khỏi cây tạm giữ; phần cần xem ban ngày có người và thời điểm dự kiến. Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX có thể xác nhận cây, ảnh và phần giao trực tiếp của mình; SADECX không xác nhận an ninh thay bảo vệ hoặc duyệt sai khác thay bên mua. Bộ ảnh vì thế trở thành mốc làm việc có giới hạn, không phải lý do để nhận thay cả lô trong ánh sáng không phù hợp. Mọi đầu mối cùng dùng phiên bản hiện hành.