Một cây có thể bị mô tả khác nhau giữa bảng khối lượng, đơn đặt hàng, biên bản và hóa đơn. Người phụ trách cần nhận ra cùng cây cùng dịch vụ bằng cách gọi, đơn vị tính và mã hàng nhất quán; nếu phải quy đổi, quyết định phải được người có quyền chấp thuận.
Số lượng khớp chưa đủ nếu BOQ tính theo cây, đơn hàng tính theo lô và nghiệm thu lại gọi theo vị trí. Trước khi mua, người phụ trách chốt cách đo quy cách, đơn vị tính, mã hàng và phạm vi dịch vụ cho từng hạng mục. BOQ hoặc bảng khối lượng cho biết phần dự kiến; đơn đặt hàng xác định phần mua; giao nhận cùng nghiệm thu phản ánh phần thực; hóa đơn thuộc giao dịch do bộ phận kế toán hoặc thuế xử lý. Nếu cách gọi buộc phải khác, bản quy đổi được duyệt phải giải thích đối tượng tương ứng, không để người nhận hay kế toán tự đoán.
| Mốc | Điều cần giữ | Câu hỏi kiểm |
|---|---|---|
| BOQ | Cây, quy cách, đơn vị và phạm vi dự kiến | Đang tính cây hay dịch vụ nào |
| Đơn đặt hàng | Hạng mục mua, số lượng, giá và bên thực hiện | Có khác phần dự kiến không |
| Nghiệm thu | Cây thực, vị trí và phần việc được chấp nhận | Đã đạt đúng mốc nào |
| Hóa đơn | Giao dịch và nội dung do bộ phận có trách nhiệm xem | Có nhận ra đúng phần đã mua không |
Quy cách cần được viết bằng cách đo mà người chọn cây và người nghiệm thu cùng áp dụng. Không dùng một mô tả chung ở BOQ rồi thêm tiêu chí mới khi nhận cây mà không cập nhật thỏa thuận. Mã hàng giúp nhận diện, nhưng không thay nội dung cây và dịch vụ. Nếu mã đổi do cách quản lý của một bên, giữ cách nhận ra mã cũ, mã mới và thời điểm áp dụng. Không tạo thêm một hạng mục chỉ vì cách gọi thay đổi. Bộ phận sử dụng xác nhận nhu cầu vị trí; người kỹ thuật xác nhận cây; đầu mối hợp đồng xác nhận phạm vi và giá.
Tách cây khỏi dịch vụ đi kèm
Quy đổi chỉ khi hai cách tính thật sự tương ứng
Nếu BOQ dùng một lô còn đơn đặt hàng cần số cây, bản quy đổi nêu lô gồm cây nào, quy cách nào và dịch vụ gì. Nếu giá theo cây nhưng nghiệm thu theo khu, vẫn phải biết số cây thực ở từng khu. Không lấy một tỷ lệ ước tính rồi dùng cho thanh toán khi chưa được chấp thuận. Người lập đề xuất quy đổi, người kỹ thuật kiểm nội dung cây, đầu mối thương mại kiểm phạm vi và người có quyền duyệt. Bản quy đổi không sửa sự việc: cây thiếu vẫn là cây thiếu, phần chưa nghiệm thu vẫn chưa trở thành phần được chấp nhận.
- Giữ cùng đơn vị tính cho cùng một đối tượng nếu không có lý do đổi.
- Nêu mã hàng cùng mô tả cây hoặc dịch vụ, không dùng mã một mình.
- Ghi phiên bản áp dụng khi quy cách hoặc phạm vi được duyệt thay đổi.
- Tách bản chứng từ bị thay thế để tránh cộng hai lần.
- Đưa câu hỏi về hóa đơn hoặc thuế cho bộ phận chịu trách nhiệm.
Hóa đơn không chứng minh cây đã giao hay công việc đã nghiệm thu; biên bản kỹ thuật cũng không quyết định cách xử lý thuế. Kỹ thuật cung cấp cây, vị trí, ngày và phần việc; hợp đồng xác nhận giao dịch; kế toán hoặc người phụ trách thuế xem nội dung cùng thời điểm theo quy định áp dụng. Đây không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Nếu chứng từ cần điều chỉnh, đúng bộ phận xử lý mà không viết lại biên bản khi sự việc không đổi. Nếu biên bản sai cây hoặc vị trí, người lập cùng người ký đính chính; không nhờ hóa đơn bù cho lỗi hiện trường.
Khuôn viên cơ quan có thêm người xác nhận vận hành
Bảo vệ có thể xác nhận việc vào-ra, vận hành hoặc quản lý tài sản xác nhận khu vực, bộ phận sử dụng xác nhận nhu cầu, người kỹ thuật nghiệm thu và người có thẩm quyền duyệt thương mại. Phân công cụ thể tùy cơ quan và phải được cung cấp, không suy từ chức danh. Những xác nhận vận hành giúp biết cây đã tới đúng khu hay khu đã bàn giao; chúng không tự thay quy cách, giá hoặc hóa đơn. Nếu một người kiêm nhiều vai trò, biên bản vẫn nêu phần họ xác nhận. Nhà cung cấp cần biết đúng đầu mối trước khi giao, không tìm chữ ký thuận tiện sau sự việc.
Khi có thay đổi cây, đơn vị hoặc dịch vụ, quyết định nêu nội dung cũ, nội dung mới, cây liên quan và ngày áp dụng. Phần đã giao trước đó giữ theo căn cứ của nó, trừ khi người có quyền quyết định khác. Không sửa toàn bộ hồ sơ quá khứ để mọi cách gọi trông giống nhau. Nếu một cây được thay, cây cũ và cây mới đều được nhận ra; nếu vị trí đổi, giữ mốc cũ cùng mốc mới. Cách này giúp chênh lệch có lời giải, thay vì một tổng cuối khớp nhưng không biết cây thực đã đi đâu.
Chốt hồ sơ theo từng hạng mục thực tế
Trước khi chốt, người phụ trách đối chiếu từng hạng mục trong BOQ với đơn đặt hàng và cây hoặc dịch vụ thực tế. Biên bản giao nhận, nghiệm thu và nội dung hóa đơn được đặt cạnh đúng hạng mục ấy, theo đơn vị tính hoặc bản quy đổi đã duyệt. Phần được chấp nhận chỉ xuất hiện một lần trong đề nghị; phần không nhận ra cây, vị trí hay dịch vụ phải được làm rõ trước khi quyết định. Nếu SADECX cung cấp cây, SADECX xác nhận giao dịch và công việc trực tiếp của mình, không nghiệm thu thay cơ quan hoặc xử lý thuế thay khách hàng. Cách gọi nhất quán giúp kỹ thuật, hợp đồng và kế toán cùng nhận ra một sự việc mà không trao nhầm trách nhiệm.
Sai lệch được sửa ở nơi phát sinh
Sai cách đo được người kỹ thuật làm rõ; sai phạm vi được đầu mối hợp đồng và người có quyền xử lý; sai vị trí trong biên bản được người lập cùng người ký đính chính; sai hóa đơn thuộc bộ phận có trách nhiệm. Không yêu cầu một giấy tờ gánh việc của giấy khác. Phần đủ căn cứ có thể được xem riêng theo thỏa thuận, phần còn vướng có người xử lý và mốc trả lời. Khi BOQ, đơn đặt hàng, nghiệm thu và hóa đơn cùng nhận ra một cây hoặc dịch vụ, quyết định sau đó dựa trên sự việc thật thay vì cách gọi tình cờ.