Đối soát đơn một chủng loại theo lô thực nhận đối với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ cần nối dòng đơn hàng, phiếu xuất, biên nhận và hàng loại. Mỗi dòng phải giữ mã lô và nguồn, người kiểm, dấu thời gian, cấp thân, phân cành, tán và gói rễ. Bảng đối soát đặt–xuất–giao–nhận có trường xác nhận riêng cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ giúp bên mua phát hiện trường hợp tổng đủ nhưng sai lô hoặc sai cấp.
Đơn một chủng loại thường được kiểm bằng cách lấy số đặt trừ số đã nhận. Phép tính này nhanh nhưng có thể che việc cây của lô khác được đưa vào bù, một cấp cây bị thay bằng cấp khác hoặc phần bị loại không được ghi riêng. Một chủng loại vẫn có thể chứa nhiều lô và nhiều cấp cây. Muốn biết bên mua đã nhận đúng hay chưa, đối soát phải đi theo lô thực nhận và các đặc tính đã dùng để chia nhóm.
Giữ nguyên dòng đơn hàng khi cây đi qua từng công đoạn
Dòng đơn hàng ban đầu cần có chủng loại, số lượng, cách xác định quy cách và mã tham chiếu. Khi chốt nguồn, người phụ trách bổ sung mã lô và nguồn cho phần cây được duyệt. Phiếu xuất không thay dòng gốc bằng một tên gọi ngắn hơn; nó dẫn lại mã tham chiếu, số cây và nhóm quy cách. Nhờ vậy, biên nhận tại nơi giao có thể nối về đúng phần đã đặt.
Với nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ, trường xác nhận riêng cần ghi cấp thân, phân cành, dạng tán và gói rễ nếu các đặc tính này nằm trong yêu cầu mua. Cách đo phải giống căn cứ đã chốt. Không nên dùng một ô “đạt quy cách” để thay cho toàn bộ đặc tính, vì khi có sai khác người xử lý sẽ không biết cây lệch ở cấp thân hay ở cấu trúc tán.
| Cột số lượng | Ghi tại thời điểm nào | Điều cần giải thích |
|---|---|---|
| Số lượng đặt | Khi khóa dòng đơn hàng | Phạm vi mua và nhóm quy cách |
| Số lượng xuất | Khi cây rời vườn | Mã lô, nguồn và người kiểm |
| Số lượng giao | Khi xe mở bàn giao | Phần thực có mặt tại điểm nhận |
| Số lượng loại | Sau kiểm nhận | Cây nào, lý do và vị trí giữ |
| Số lượng nhận | Khi ký biên nhận | Phần được chấp nhận theo đúng lô và cấp |
Trước khi xe rời vườn, người phụ trách cộng số xuất theo từng mã lô rồi so với phần đã được duyệt. Việc đối chiếu sớm giúp phát hiện cây bị xếp nhầm cấp trước khi sai khác đi sang biên nhận.
Không dùng số bù để làm biến mất chênh lệch
Mỗi lần chuyển trạng thái cần người kiểm và dấu thời gian. Nếu phiếu xuất ghi 40 cây nhưng tại điểm giao chỉ có 39, dòng chênh một cây chưa được đóng cho đến khi xác định nó chưa lên xe, bị tách ở tuyến hay đang chờ xử lý. Đội giao không thêm một cây khác rồi sửa tổng thành 40 mà không ghi mã lô mới. Con số chênh phải có nơi phát sinh, lý do và người xác nhận.
Hàng loại cũng là một dòng vận hành, không phải ghi chú cuối biên nhận. Người nhận đánh dấu cây, mã lô, đặc tính không phù hợp và quyết định tạm thời: trả lại, giữ chờ duyệt hoặc nhận có điều kiện nếu bên có thẩm quyền cho phép. Nếu cây vẫn ở điểm giao, bảng phải phân biệt nó với số đã nhận để tránh vừa tính vào hàng loại vừa tính vào phần hoàn tất.
Kết quả kiểm mẫu chỉ áp dụng cho phần đã được chọn
Nếu bên mua chấp thuận kiểm theo mẫu, người có thẩm quyền duyệt phương pháp chọn, cỡ mẫu, ngưỡng nhận hoặc không nhận và quy tắc lấy thêm mẫu. Cách chọn phải phân bố qua các mã lô và cấp cây có trong chuyến. Khi chưa có phương pháp đã duyệt, người kiểm chỉ kết luận cho cây đã kiểm. Không được lấy kết quả của một nhóm thuận tiện để đóng toàn bộ dòng đơn hàng.
Khi mẫu cho thấy sai khác, người kiểm khoanh phần liên quan và thực hiện quy tắc lấy thêm mẫu nếu đã được duyệt. Kết quả bổ sung mang mã lô, người kiểm và dấu thời gian riêng. Nếu phần sai khác dẫn đến tách cấp hoặc loại cây, bảng số lượng được cập nhật ở đúng dòng; tổng nhận không được giữ nguyên bằng cách chuyển nhãn sau khi kiểm.
Biên nhận tại điểm giao ghi số giao, số loại, số chờ và số nhận cho từng mã lô. Người có thẩm quyền xác nhận cách xử lý chênh lệch. Sau đó, người phụ trách so phiếu xuất với biên nhận và đóng những dòng đã giải thích đủ. Dòng còn thiếu bằng chứng tiếp tục được đối chiếu, kể cả khi tổng của toàn đơn đã khớp.
Đối soát đơn một chủng loại theo lô thực nhận cần một người chịu trách nhiệm chốt số cuối. Trường xác nhận riêng cho nhóm cây thân gỗ cỡ nhỏ ghi rõ người đó đã xem các dải cấp thân, phân cành, tán và gói rễ trước khi đóng dòng.
Đối soát kết thúc khi từng dòng có số phận rõ, không phải khi phép cộng cuối cùng bằng nhau. Hồ sơ sau cùng cho biết cây thuộc nguồn nào, được kiểm khi nào, đã đi qua lô nào và vì sao một phần không được nhận. Đây là căn cứ để xử lý bù, trả hoặc điều chỉnh, chứ không phải một bảng tổng hợp chỉ nhằm làm số liệu cân.
Trong phạm vi nguồn cây và chuỗi cung ứng, SADECX có thể hỗ trợ gắn mã lô, lập phiếu xuất, tổng hợp biên nhận và nối các con số theo đầu vào bên mua đã duyệt. Bên mua quyết định quy cách, phương pháp kiểm và cách xử lý hàng loại. Khi từng lô và từng cấp được giữ riêng, đơn một chủng loại mới thật sự đơn giản để kiểm, thay vì chỉ trông đơn giản trên tên hàng.