Đối soát đơn cây bóng mát theo từng lô thực nhận

Đơn một chủng loại cây bóng mát vẫn có thể đủ tổng số nhưng sai lô hoặc sai nhóm đã đặt. Bên mua vì thế đối soát từng dòng mã lô qua năm số liệu: số đặt, số xuất, số giao, số cây bị loại và số nhận. Trong mỗi lô, các nhóm cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ phải được ghi riêng nếu đơn hàng đã tách các nhóm đó. Mọi chênh lệch gắn với chứng từ thực tế, người kiểm và dấu thời gian; không bù chéo giữa hai lô để làm tổng đơn tròn số.

Người đối soát không bắt đầu bằng câu hỏi “tổng đã đủ chưa”. Họ bắt đầu từ mã lô và nguồn đã ghi trên dòng đơn hàng, sau đó theo dõi dòng ấy qua chứng từ xuất, bàn giao và nhận. Nhờ đối soát theo mã lô, bên mua nhận ra hai tình huống thường bị che bởi một con số tổng: lô A giao thừa để bù lô B giao thiếu, hoặc số cây đúng nhưng nhóm cấp thân không đúng phân bổ đã đặt.

Năm con số không được dùng thay nhau

Số đặt là số lượng bên mua đã xác nhận cho một dòng lô và nhóm đặc tính. Số xuất là số cây trên phiếu xuất được đại diện đơn vị cung cấp xác nhận tại nguồn. Số giao là số cây đại diện bên giao đưa ra để người nhận đối chiếu tại mốc đã thỏa thuận. Số bị loại là số cây bị người có thẩm quyền từ chối tiếp nhận và đã ghi lý do. Số nhận là số cây người nhận xác nhận đã tiếp quản. Mỗi số có chứng từ và thời điểm riêng.

Nếu có phần đang chờ quyết định, người đối soát ghi phần đó ở trạng thái tạm thời, không tính vào số nhận hoặc số bị loại. Khi quyết định có hiệu lực, họ cập nhật bằng một dòng có người xác nhận và thời điểm. Nhờ vậy, phép tính số giao bằng số nhận cộng số bị loại chỉ được dùng khi không còn phần chờ và các dòng đều thuộc cùng mã lô.

Đối soát theo lô trước khi cộng toàn đơn

Người đối soát lập một dòng cho mỗi mã lô thực nhận. Họ chỉ đưa một cây vào dòng khi mã trên chứng từ xuất, ghi nhận giao và biên nhận phù hợp với nhau. Khi mã không khớp, người đối soát đưa cây vào danh sách sai khác cho đến khi người có thẩm quyền xác nhận. Họ không chọn mã thuận tiện nhất chỉ để làm số liệu khớp.

Chỉ sau khi từng lô đã có năm con số rõ, người đối soát mới cộng số toàn đơn hàng một chủng loại. Số thừa của lô này không bù cho số thiếu của lô kia nếu bên mua chưa có quyết định thay đổi. Tương tự, một cây bị loại vẫn ở dòng của lô mà bên giao đã trình cây đó; người đối soát không xóa ghi nhận chỉ vì sau đó có cây khác thay thế.

Cây cùng loại vẫn phải tách nhóm đã đặt

Với cây bóng mát, một dòng lô có thể được bên mua chia theo cấp thân, cấu trúc tán, bầu rễ và yêu cầu nâng hạ. Người đối soát dùng đúng nhóm đã ghi trên đơn và chứng từ; họ không tự đo lại hoặc định nghĩa lại nhóm sau khi giao. Nếu chứng từ chỉ ghi tên loại cây mà bỏ trống nhóm đã đặt, người đối soát ghi thiếu thông tin và yêu cầu người lập chứng từ bổ sung; họ không phân bổ bằng suy đoán.

Yêu cầu nâng hạ cần một trường riêng khi nó làm thay đổi cách tiếp nhận hoặc chi phí đã được hai bên thỏa thuận. Người đối soát ghi yêu cầu đã đặt, cách xử lý được ghi nhận khi giao và sai khác nếu có. Họ không biến trường này thành một đánh giá chất lượng mới; mục đích là cho thấy cây đã được giao trong đúng nhóm xử lý hay không.

Mỗi chênh lệch phải có người xử lý

Khi phát hiện chênh lệch, người đối soát ghi mã lô, nhóm cây, hai con số không khớp, chứng từ liên quan, người kiểm và dấu thời gian. Bên mua chỉ định ai xác minh chứng từ, ai xử lý phần cây bị loại và khi nào cần phản hồi. Người đối soát không tự xóa chênh lệch sau một trao đổi miệng. Khi có kết quả xử lý, họ bổ sung một ghi nhận mới và giữ lại con số ban đầu.

Người đối soát chỉ hoàn tất một lô khi bên mua biết số đã nhận, số bị loại, số đang chờ nếu có và người chịu trách nhiệm cho phần chưa xong. Họ cộng tổng số của đơn từ các dòng đã rõ, chứ không dùng tổng để ép các dòng trở nên khớp. Bên mua nhờ đó nhìn thấy chính xác lô nào còn việc phải làm, dù đơn chỉ có một chủng loại.