Khi lô cây phải gom từ nhiều nguồn, phần trồng không thể nhận một tổng số rồi tự chia ra hiện trường. Mỗi cây cần được giao cho đúng nhóm vị trí, đúng đợt làm và đúng người tiếp quản trước khi đội mở hố.
Cây từ nhiều nguồn có thể tập trung tại một điểm rồi đi vào cùng tuyến, nhưng đội trồng không nên nhận chúng bằng một con số tổng. Khi xe bàn giao, người chỉ huy cần danh sách phân công cây theo nguồn, lô và vị trí: cây nào đang có mặt, dấu nhận diện ra sao, dự kiến vào hố nào và ai đang giữ. Danh sách này dùng để giao đúng cây cho đúng khu, không phải để đánh giá nguồn nào tốt hơn. Nếu một lô chưa xác định được cây thực hoặc vị trí nhận, chỉ phần liên quan dừng lại; các lô khác vẫn có thể thi công khi đã đủ cây, đủ mặt bằng và có người xác nhận.
| Tình huống | Quyết định cho phần trồng | Dấu vết phải giữ |
|---|---|---|
| Hai lô cùng sẵn sàng | Có thể gộp đợt làm nhưng vẫn tách mã cây | Bảng phân vị trí và biên nhận theo mã |
| Một lô đến muộn | Làm các vị trí đã đủ điều kiện, giữ hố còn lại | Danh sách vị trí tạm chưa mở |
| Một phần lô bị thay | Chỉ đổi cây ở vị trí được duyệt | Mã cũ–mới và quyết định thay |
| Lô dự phòng chưa được dùng | Giữ ngoài danh sách thi công | Người giữ, tình trạng và mốc xem lại |
Trước mỗi ca, danh sách phân công cần có ngày và người xác nhận. Khi một cây đổi từ khu này sang khu khác, vị trí cũ và vị trí mới đều được ghi lại để đội hiện trường biết đâu là thay đổi đã được duyệt, đâu mới là đề nghị. Tên nguồn giúp nhận diện giao dịch, nhưng không tự cho phép hoán cây cùng loài. Quy cách áp dụng, mẫu đã duyệt và điều kiện tại hố mới là căn cứ để người có thẩm quyền quyết định cây nào có thể đi vào vị trí nào.
Nhận cây cho phần trồng tại một mốc cụ thể
Phần trồng bắt đầu tại điểm đội thi công thực sự tiếp quản cây. Mốc đó có thể là điểm tập kết, đầu đoạn hoặc khu gần hố, tùy phạm vi đã thống nhất. Biên nhận theo mã ghi cây thực, lô, tình trạng nhìn thấy, thời gian và người giao–nhận. Nếu cây vẫn do đội vận chuyển giữ, đội trồng chưa nên ghi vào khối lượng mình đã nhận. Nếu cây đã sang đội trồng nhưng hố chưa mở, nơi giữ và việc chăm giữ phải được bàn giao rõ; không để cây ở giữa hai phạm vi chỉ vì các bên đều có mặt tại tuyến.
- Mã cây hoặc dấu nhận diện còn đọc được khi bàn giao.
- Mã lô và vị trí dự kiến theo danh sách đã được xác nhận.
- Tình trạng bầu, thân, tán và lớp bảo vệ có thể quan sát.
- Điểm đặt cây, người giữ và điều kiện chuyển tới hố.
- Sai khác cần quyết định trước khi cây rời điểm nhận.
Khi biên nhận và cây thực không khớp, đội trồng cần khoanh đúng cây thay vì giữ cả chuyến. Cây thiếu nhãn, cây có vị trí trùng hoặc cây mang mã của lô khác được đặt tại khu đã định để xác minh. Người giao và người nhận cùng ghi điều quan sát được; kết luận đổi lô, thay cây hay nhận có điều kiện thuộc người được phân quyền. Không gắn lại nhãn theo cây đứng cạnh và không dùng số lượng tổng để bù cho một mã chưa rõ, vì sai lệch sẽ theo cây vào hố rồi khó tách khỏi phần việc đã làm.
Chỉ gộp đợt trồng khi hố và cây cùng sẵn sàng
Hai lô có thể được trồng trong cùng một ca nếu cây đã được phân rõ cho từng vị trí, cây thực đã được tiếp quản, mặt bằng bàn giao đủ cho các hố liên quan và biện pháp thi công dùng được cho từng nhóm cây. Việc gộp nhằm sử dụng chung rào, nhân lực hoặc thiết bị trong phạm vi đã duyệt; nó không xóa mã lô. Người chỉ huy vẫn giao cây theo vị trí và ghi phần việc theo cây thực. Nếu chỉ một nhóm hố đủ điều kiện, ca chỉ mở cho nhóm đó thay vì đưa toàn bộ cây vào khu rồi mới tìm nơi chờ.
Cùng tên cây không có nghĩa hai lô có thể đổi chỗ cho nhau. Cây có thể khác kích thước, trạng thái bầu, lần duyệt mẫu hoặc yêu cầu nâng đặt. Khi một vị trí cần cây khác với phân bổ ban đầu, người kỹ thuật và bên có quyền chấp thuận phải xác nhận trước khi đội trồng đổi. Đội hiện trường có thể đề xuất cách sắp xếp để giảm việc di chuyển, nhưng không tự biến đề xuất thành quyết định kỹ thuật. Phiếu giao việc sau thay đổi ghi cả mã vị trí, cây cũ dự kiến, cây mới và lý do, để nhật ký không tạo ra một lịch sử giả.
Tách phần bị vướng để tuyến không phải dừng toàn bộ
Khi một lô phát sinh sai khác, điểm dừng kiểm tra phải nằm trước thao tác khiến hiện trạng khó quan sát lại. Có thể dừng ở lúc nhận cây, trước khi tháo lớp bảo vệ hoặc trước khi đặt xuống hố, tùy vấn đề. Người chỉ huy ghi cây và vị trí chịu ảnh hưởng, giữ nguyên dấu nhận diện rồi tiếp tục những hố độc lập nếu mặt bằng cho phép. Cách tách này không nhằm bỏ qua sai lệch; nó giúp người có thẩm quyền xử lý đúng phần, còn đội trồng không phải giữ rào và thiết bị tại chỗ trong lúc chờ một quyết định không liên quan đến các hố khác.
Lô dự phòng chỉ đi vào thi công sau khi có quyết định dùng cho vị trí cụ thể. Khi đó người phụ trách cập nhật lại danh sách phân công, ghi đúng mã cây dự phòng và lập biên nhận riêng. Cây của lô cũ được ghi là đang giữ, trả lại hoặc chờ quyết định; không đổi tên nó thành cây dự phòng trên phiếu cũ. Nếu thay nguồn làm thay đổi cách nâng, kích thước thao tác hoặc yêu cầu bảo vệ, biện pháp tại hố phải được xem lại trước khi cây mới được đưa vào. Quyết định thương mại về giá nằm ở hồ sơ mua, không do đội trồng tự kết luận.
Ghi đúng cây đã trồng và trả đúng phần mặt bằng
Nhật ký thi công ghi mã cây thực, hố thực, thời điểm, đội thực hiện và công việc đã làm. Một cây được nhận nhưng còn ở điểm giữ không được tính như đã trồng; một cây đã đặt xuống nhưng còn phần việc chưa hoàn tất phải nêu rõ. Ảnh gắn mã vị trí hỗ trợ đối chiếu tình trạng tại mốc làm, song không thay người kiểm. Nếu cây đổi hố trong ngày, nhật ký dẫn tới quyết định đổi và sơ đồ cuối. Việc nghiệm thu đạt hay không là bước sau với tiêu chí riêng, không được suy từ việc đội đã hoàn thành thao tác.
Cuối ca, cây chưa dùng được bàn giao theo mã và nơi giữ; vật liệu, đất thừa, thiết bị cùng rào được thu hoặc bàn giao theo phạm vi còn phải giữ. Ban quản lý tuyến xác nhận phần đường đã trả, phần cần tiếp tục bảo vệ và giao cắt hạ tầng kỹ thuật liên quan. Chữ ký trả mặt bằng không xác nhận thay chất lượng cây, còn biên nhận cây không xác nhận thay tình trạng tuyến. Tách hai mốc này giúp đợt sau biết chính xác đoạn nào có thể mở, cây nào có thể làm và vị trí nào vẫn chờ quyết định.
Nếu SADECX được giao phần cung cấp hoặc một phần thi công trong đơn hàng cụ thể, SADECX xác nhận cây và công việc nằm trong phạm vi mình thực hiện. Nguồn khác, đội trồng khác hoặc ban quản lý xác nhận phần họ bàn giao. Cuối đợt cần giữ danh sách đã dùng để phân cây của từng nguồn và từng lô cho các vị trí, cùng biên nhận theo mã, phiếu giao việc, nhật ký cây thực và mặt bằng bàn giao. Khi phải gộp, tách, thay lô hoặc dùng nguồn dự phòng, người kiểm lại vẫn biết cây nào đã được giao cho hố nào và ai đã nhận ở mỗi mốc.